Построение единой системы электронного документооборота в холдинге «МЕТАЛЛОИНВЕСТ» на базе «1С:Документооборот» Ресурсы создают возможности

Транскрипт

1 Построение единой системы электронного документооборота в холдинге «МЕТАЛЛОИНВЕСТ» на базе «1С:Документооборот» Ресурсы создают возможности

2 Структура компании ХК «МЕТАЛЛОИНВЕСТ» УК «МЕТАЛЛОИНВЕСТ» Лебединский ГОК Михайловский ГОК ОЭМК Уральская Сталь УралМетКом Поиск документов Крупнейшее российское предприятие по добыче и обогащению железной руды. Имеет самый крупный в мире карьер по добыче железной руды. Единственный производитель ГБЖ в России и СНГ. Второй по величине комплекс по добыче и обогащению железной руды в России после ЛГОКа. Седьмое по величине предприятие в России по производству стали и стальной продукции. Восьмое по величине российское предприятие по производству стали и готовой продукции. Лидирующий производитель толстолистового проката, полосовой стали и трубной заготовки в России. Компания «УралМетКом» была основана в 2005 году для закупки, переработки и поставки лома черных металлов предприятиям Металлургического сегмента Компании. УК Управляющая компания 2

3 Состояние документооборота управляемых обществ до автоматизации Хранение документов и файлов Коллективная работа Контроль версий Поиск документов Задачи, решаемые существующими системами автоматизации на УО Доля решенных задач Доля нерешенных задач Делопроизводство и канцелярия Полнотекстовый поиск Учет и контроль исполнения Бизнес-процессы согласования УО Управляемое общество 3

4 Критерии выбора платформы функциональность, технологичность, стоимость Соответствие функциональным требованиям, российским нормам документооборота Поддержка распределенной архитектуры Работоспособность при больших объемах данных Удобство и мобильность рабочего места Приемлемая стоимость лицензий и программного обеспечения и стоимости владения Распространенность на рынке, перспективность Возможность сопровождения и развития силами внутренней команды 4

5 ЕСЭД территориально распределенное решение 5

6 ЕСЭД территориально распределенное решение Преимущества Использование единых стандартов ведения бизнеспроцессов УК и УО за счет создания единой конфигурации Снижение нагрузки на Центральный узел при большом объеме внутреннего документооборота на УО Недостатки Сложное управление сквозными бизнес процессами Увеличенные затраты на развертывание, оборудование эксплуатацию и администрирование системы Защита от кратковременных отключений канала связи с центром (асинхронное подключение) Подходит для предприятий с большим объемом внутреннего документооборота Высокая надежность в рамках УО Более широкие возможности для резервирования Гибкие механизмы управления доступом и размещением документов для УО и для УК 6

7 Функциональные рамки проекта Пилотный проект Создание прототипа распределенной архитектуры СЭД Автоматизация сквозного процесса согласования договорных документов между УК и УО на примере ЛГОК (технологическая проработка распределенной архитектуры и функциональности сквозных процессов) Создание тиражируемого решения (автоматизация УК и ЛГОК) Автоматизация задач канцелярии УК и ЛГОК Настройка контроля исполнительской дисциплины Автоматизация процессов согласования ОРД и Договоров Разработка мобильного решения для Руководства под ipad Организация корпоративного хранилища договорных документов Подготовка отчетов по регистрируемым документам Тиражирование на УО (ОЭМК, МГОК, УС) Автоматизация задач канцелярии УО Настройка контроля исполнительской дисциплина на УО Автоматизация процессов согласования ОРД и Договоров Организация корпоративного хранилища Распорядительных и Договорных документов Подготовка отчетов по регистрируемым документам 7

8 Рабочая группа проекта Рабочая группа проекта заказчика: Руководитель проекта УК Группа экспертов по бизнес направлениям УК (9 человек) Группа экспертов ЛГОК (12 человек) Группа экспертов МГОК (10 человек) Группа экспертов ОЭМК (10 человек) Группа экспертов УС (8 человек) Специалист ДИТ (5 человек) Рабочая группа проекта от ООО «1С- КПД»: Куратор проекта Руководитель проекта Архитектор Бизнес аналитик (3 человека) Программист (2 человека) Итого: Рабочая группа исполнителя 8 человек Программисты центра компетенции (2 человека) Итого: Рабочая группа проекта 56 человек 8

9 Общая длительность 430 дней Этапы внедрения СЭД в компании Пилотный проект по автоматизации согласования договорных документов между УК и ЛГОК, подготовка прототипа распределенного решения позволили снизить риски выполнения проекта в целом Пилотный проект (согласование договоров) \ длительность - 34 раб. дня \ Внедрение в УК и ЛГОК \ длительность 205 раб. дней \ проектная автоматизация УК 400 рабочих мест; ЛГОК рабочих мест Внедрение в МГОК \ длительность 74 раб. дня \ проектная автоматизация рабочих мест Внедрение в ОЭМК \ длительность 66 раб. дней \ проектная автоматизация рабочих мест Внедрение в УС \ длительность 51 раб. день \ проектная автоматизация 1000 рабочих мест 9

10 Итоги УК: автоматизировано 62 вида документов, 20 маршрутов согласования, запущен мобильный клиент (ipad), общее колво документов около (загружен архив с 2007 года), количество документов за месяц 2700 Лебединский ГОK: автоматизировано 35 видов документов, 15 маршрутов согласования, общее количество документов 80000, количество документов за месяц 2500 Михайловский ГОK: автоматизировано 47 видов документов, 13 маршрутов согласования, общее количество документов 75000, количество документов за месяц 9000 ОЭМК : автоматизировано 40 видов документов, 15 маршрутов согласования, общее количество документов 60000, количество документов за неделю 1500 УС : в настоящее время проходит развертывание решения 10

11 Поддержка решения 11

12 Мобильное решение Мобильное решение разработано на основе мобильного клиента 1С Документооборот КОРП Экранные формы адаптированы под телефоны и планшеты для мобильных устройств apple и android Реализована возможность удаленной работы (off line) Мобильное решение позволяет просматривать все активные задания по ознакомлению, рассмотрению и согласованию документов Позволяет при рассмотрении документов оперативно накладывать резолюцию Реализована функция перенаправления любого задания Реализована возможность создания подчиненного и свободного процесса исполнения (типовой шаблон для маршрутизации заданий) Дополнительно реализована функция просмотра листа согласования, истории согласования и списка замечаний. Размер приложения на клиенте 150 Мб. 12

13 Мобильное решение (задание по обработке замечаний) 13

14 Мобильное решение (история согласования) 14

15 Мобильное решение (лист согласования) 15

16 Справка об объеме документооборота ООО УК «МЕТАЛЛОИНВЕСТ» 16

17 Справка об объеме документооборота ОАО «Михайловский ГОК» 17

18 Автоматизация планирования командировок 18

19 Автоматизация заявок на командировку 19

20 Функции процесса учета командировок Учет планов командировок по департаментам Автоматическая генерация файла на основе атрибутов карточки плана и процесса согласования Согласование планов командировок (отказ от бумажных документов) Учёт заявок на командировку: Плановые (созданные на основе плана) Внеплановые (сверх бюджета) Автоматическая генерация файла заявки на основе атрибутов карточки «заявка на командировку» Согласование заявок на командировку (отказ от бумажных документов с подписанием при ознакомлении с приказом, если требуется по законодательству) Передача заявок на командировку в Зарплату и Управление Персоналом

21 Спасибо за внимание! Головко Олег Станиславович, Директор департамента информационных технологий ООО УК «МЕТАЛЛОИНВЕСТ»