ПОЛОЖЕНИЕ ИНТЕГРИРОВАННАЯ СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА ПОЛОЖЕНИЕ О СИСТЕМЕ КАТАЛОГОВ И КАРТОТЕК

Транскрипт

1 Стр 1 из 12 КОПИЯ Утверждено решением Правления АО «Медицинский университет Астана» 53 «13» декабря 2013 г. ПОЛОЖЕНИЕ ИНТЕГРИРОВАННАЯ СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА ПОЛОЖЕНИЕ О СИСТЕМЕ КАТАЛОГОВ И КАРТОТЕК г.астана

2 Стр 2 из 12 Содержание 1. Общие положения 3 2. Основная часть Назначение и функции системы каталогов и картотек Состав и структура системы каталогов и картотек Формирование и функционирование системы каталогов и картотек Взаимосвязь между каталогами. Связь каталогов и картотек с другими частями СПА Управление системой каталогов и картотек 6 3. Пересмотр, внесение изменений, хранение и рассылка 6 Приложение 1 Пример оформления Паспорта на алфавитный служебный каталог Приложение 2 Пример оформления Паспорта на электронный каталог Лист согласования Лист регистрации изменений 11 Лист ознакомления

3 Стр 3 из 12 1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1 Настоящее Положение определяет основные принципы организации системы каталогов и картотек библиотеки АО «Медицинский университет Астана» (далее - Университет) как важнейшего средства раскрытия и пропаганды документного фонда. 1.2 Данное Положение устанавливает основные характеристики каталогов и картотек библиотеки, а также порядок их организации и функционирования. Настоящее положение определяет назначение, функции, структуру каталогов и картотек библиотеки. 1.3 Система каталогов и картотек часть информационно-библиографической системы библиотеки, обеспечивающая библиографический учет документов, хранящихся в библиотеке АО «Медицинский университет Астана» (далее - Университет). 1.4 Система каталогов и картотек библиотеки предназначена для полного и оперативного удовлетворения информационных запросов пользователей библиотеки, повышения качества подготовки специалистов Университета и уровня проводимых в вузе научных исследований. 1.5 Нормативной базой для написания Положения являются ГОСТ «Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения»; ГОСТ «Карточки для каталогов и картотек. Каталогизация в издании. Состав, структура данных и издательское оформление», ГОСТ Библиографическая запись. Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления. ГОСТ Библиографическая запись. Библиографическое описание электронных ресурсов. Общие требования и правила составления. ГОСТ Библиографическая запись. Заголовок. Общие требования и правила составления. 2 ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ 2.1 Назначение и функции системы каталогов и картотек Система каталогов и картотек библиотеки обеспечивает выполнение всех функций и направлений деятельности библиотеки: комплектование, учет, обеспечение сохранности и эффективности использования фондов, библиографическая и информационная работа Основные функции системы каталогов и картотек: - учетно-регистрационная функция, устанавливающая наличие издания, его экземплярность; - информационно-поисковая функция, обеспечивающая полноту сведений об издании; - образовательная функция, определяющаяся задачами библиотеки по повышению культурного, общеобразовательного уровня пользователей Основные функции системы каталогов и картотек - информационная и образовательная. Информационная и образовательная функции определяются задачами библиотеки по обеспечению образовательного и научно-исследовательского процессов путем оперативного библиотечного и информационно-библиографического обслуживания обучающихся, сотрудников и специалистов последипломной подготовки Университета. 2.2 Состав и структура системы каталогов и картотек Состав системы каталогов и картотеки связан со структурой фонда библиотеки,

4 Стр 4 из 12 раскрывает ее и содержит библиографическую информацию о документах различной тематики на русском, государственном языках и иностранных языках Система каталогов и картотек библиотеки представляет собой информационный ресурс, состоящий из: - электронного каталога (далее ЭК); - системы карточных каталогов, различающихся по способу группировки библиографических записей, по видам изданий, в зависимости от охвата фонда и по форме; - картотеки книгообеспеченности учебного процесса Электронный каталог АО «МУА» библиотеки представляет собой совокупность Баз данных, объединенных единым программным обеспечением. Он раскрывает состав и содержание библиотечных фондов печатных, аудиовизуальных, видео, электронных документов на государственном, русском, иностранном языках, и служит для обеспечения свободного доступа к информационным ресурсам библиотеки и реализации многоаспектного информационного поиска Карточные каталоги библиотеки представляют собой многоуровневую систему, и подразделяется на следующие типы каталогов: по способу группировки библиографических записей: - алфавитный служебный; - алфавитный читательский каталог (по медицинской, социально-экономической и художественной литературе); - предметный. в зависимости от охвата фонда: - алфавитный служебный, отражающий фонд всей библиотеки; - алфавитный медицинский и предметный, отражающие фонд научной медицинской литературы; - алфавитный читательский и систематический, отражающие гуманитарную часть фонда библиотеки. по видам: - каталог книг; - электронный каталог редкого фонда; - электронная картотека статей; - электронный каталог трудов ППС АО «МУА»; - картотека электронных изданий; - картотека авторефератов и диссертаций; по форме: - карточная; - машиночитаемая. по назначению: - служебные; - читательские На алфавитный служебный каталог, электронный каталог, входящие в систему каталогов и картотек библиотеки, составляется и ведется паспорт (приложения 1, 2 ) Картотека книгообеспеченности учебного процесса является основным справочным аппаратом для четкой организации обеспечения студентов учебной литературой, статус - служебная. Предназначена для информации об учебном процессе, справочных данных, данных об учебном плане, рекомендованной литературе и создания отчётов по книгообеспеченности.

5 Стр 5 из Формирование и функционирование системы каталогов и картотек Система каталогов и картотек библиотеки формируется на основе следующих принципов: научности обеспечивается выполнением процессов каталогизации на основе требований государственных стандартов ГОСТ «Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения»; ГОСТ «Карточки для каталогов и картотек. Каталогизация в издании. Состав, структура данных и издательское оформление», ГОСТ Библиографическая запись. Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления и таблиц УДК. информативности обеспечивается полнотой и многоаспектностью отражения фондов, сочетанием в системе различных форм каталогов и картотек; доступности реализуется через системы читательских каталогов и картотек, их размещением и оформлением, организацией справочного аппарата к каталогам и картотекам, информированием читателей об их составе и порядке использования, оказания квалифицированной консультативной помощи, организацию системы работы по библиотечно-библиографическому обучению пользователей; планомерности обеспечивается развитием системы каталогов и картотек на плановой основе, в полном соответствии с научно обоснованными перспективными и годовыми планами работы библиотеки; экономичности обеспечивается координацией в ведении справочно-библиографического аппарата библиотеки путем исключения дублирования и параллелизма, целесообразного распределения обязанностей на основе принципов централизации процессов научной обработки, децентрализации процессов организации, ведения и редактирования каталогов, а также путем внедрения средств автоматизации Формирование Электронного каталога и системы каталогов и картотек осуществляется на базе единой библиографической записи, создаваемой в машиночитаемой форме в Системе «ИРБИС 64» Электронный каталог представляется внешним пользователям в удаленном онлайновом доступе в Интернете на портале Университета, а также читателям библиотеки с автоматизированных рабочих мест на ее территории Информирование пользователей о системе каталогов и картотек осуществляется путем: - издания практических рекомендаций пользователям каталогами и картотеками, памяток и инструкций по пользованию читательским алфавитным, систематическим и электронным каталогами; - размещения текстовой и графической информации о каталогах; - организации устных консультаций, экскурсий; - размещение сведений о каталогах и картотеках на сайте библиотеки. 2.4 Взаимосвязь между каталогами. Связь каталогов и картотек с другими частями СПА Взаимосвязь между каталогами и картотеками обеспечивается: единым библиографическим описанием документов; классификационными индексами; наличием

6 Стр 6 из 12 ссылочно-справочного аппарата; едиными принципами организации, ведения и редактирования; единой методикой оформления и системой информации о каталогах и картотеках библиотеки Связующим звеном в системе являются электронный и служебный алфавитный каталоги, в которых наиболее полно отражаются сведения об издании. 2.5 Управление системой каталогов и картотек Административное управление системой каталогов и картотек библиотеки осуществляется заведующей библиотекой и главными специалистами комплектования и обработки литературы, обслуживания в соответствии с инструктивно-технологической документацией Технологическое управление, техническая программная поддержка электронного каталога осуществляется главным специалистом автоматизации библиотечных процессов Участие в управлении вопросами развития системы каталогов и картотек принимают и другие должностные лица в соответствии с возложенными на них полномочиями - ведущий специалист комплектования и обработки литературы и библиотекарь Ответственность за организацию, ведение и редактирование каталогов и картотек библиотеки возлагается на сотрудников комплектования и обработки литературы. 3 ПЕРЕСМОТР, ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ, ХРАНЕНИЕ И РАССЫЛКА 3.1 Пересмотр, внесение изменений, хранение и рассылка настоящего положения Университета осуществляются в соответствии с требованиями стандарта Университета «Управление документацией» (СУ-МУА-02). 3.2 Оригинал настоящего положения регистрируется и хранится в ОМКиСП. 3.3 Сканированная версия настоящего положения размещается на серверном компьютере Университета в папке общего доступа. 3.4 Учтенные печатные копии настоящего положения рассылаются в библиотеку.

7 Стр 7 из 12 Приложение 1 Форма «Паспорт на алфавитный служебный каталог» Библиотека АО «Медицинский университет Астана» ПАСПОРТ НА КАТАЛОГ АЛФАВИТНЫЙ СЛУЖЕБНЫЙ КАТАЛОГ наименование Ответственный за расстановку- библиотекарь комплектования и обработки литературы Немытова Н.В. 1. Назначение каталога: Раскрывает содержание имеющихся в фонде библиотеки АО «Медицинский университет Астана» изданий по всем разделам библиотечной классификации. 2. Год создания: 1965г. 3. Вид и формат носителя информации: библиографическая карточка (75х125) для каталогов и картотек. 4. Источники комплектования: - отечественные и зарубежные книги и брошюры; - авторефераты (и зарубежные) диссертаций, диссертации; - электронные издания. 5. Метод описания: библиографическое описание изданий по ГОСТ Систематизация материала: по алфавиту библиографического описания. 7. Цель создания каталога: для выяснения данных о наличии в фонде библиотеки АО «Медицинский университет Астана» определенного издания. Состоит Влито карточек за год: Изъято карточек за год Состоит

8 Стр 8 из 12 Приложение 2 Форма «Паспорт на электронный каталог» Библиотека АО «Медицинский университет Астана» П А С П О Р Т Н А К А Т А Л О Г ЭЛЕКТРОННЫЙ КАТАЛОГ (наименование ) Отдел автоматизации библиотечных процессов (обслуживающее подразделение) Ответственный за работу - оператор (ответственный за расстановку) 1. Тематика каталога: предоставляет доступ к электронному каталогу фонда библиотеки АО «МУА» произведений печати по всем отделам библиотечной классификации. 2. Год создания: Каталог расположен на сервере в локальной сети. Доступ электронному каталогу имеется на всех компьютерах, всех структурных подразделениях библиотеки и в зале каталогов. Библиотека применяет в работе сетевую программу АИБС «ИРБИС-64». Версии АИБС «ИРБИС-64» регулярно обновляются. Учет поступления и первоначальный ввод информации в каталог осуществляет отдел комплектования. Отдел обработки и каталогов редактирует каждый документ согласно ГОСТа библиографического описания, вносит ключевые слова, заполняя поля согласно ГОСТу Организация поиска запросов читателей формируется по любому полю или сочетанию полей. Поиск осуществляется по: -алфавиту (автор, заглавие, название части, серия); -системе (таблицы УДК); -теме (ключевые слова). Перед передачей электронных записей из АРМ «Обработка» в АРМ «Администратор» обязательным является создание резервных копий генерального электронного каталога и рабочей базы на локальный диск компьютера отдела обработки. Ответственность за качество записей несет отдел обработки, за сохранность записей администратор локальной сети. 3. Источники комплектования: -отечественные и зарубежные книги, брошюры; -авторефераты /и зарубежные/ диссертаций, диссертации; -микрокопии на книги, диссертации, авторефераты диссертаций. 4. Метод описания: библиографическое описание произведений печати по ГОСТ Систематизация материала: по алфавиту библиографического описания.

9 Стр 9 из Цель создания каталога: для выяснения данных о наличии в фонде библиотеки АО «МУА» определенного произведения печати, а также круглосуточный, открытый доступ пользователям библиотеки. Состоит на: Влито карточек за год Изъято карточек за год Состоит:

10 Стр 10 из 12 Лист согласования

11 Стр 11 из 12 Лист регистрации изменений п/п Номера листов (страниц) Измененных Замененных Новых Аннулированных Всего листов Номер раздела, подраздела, пункта стандарта, к которому относятся изменения Подпись лица, внесшего изменения Дата внесения изменения

12 Стр 12 из 12 Лист ознакомления п/п Должность Ф.И.О. Дата ознакомления Подпись