Базовый компьютерный инструментарий государственного гражданского служащего Республики Марий Эл (Практикум)

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Размер: px
Начинать показ со страницы:

Download "Базовый компьютерный инструментарий государственного гражданского служащего Республики Марий Эл (Практикум)"

Транскрипт

1 Автономная некоммерческая организация высшего профессионального образования «Межрегиональный открытый социальный институт» Базовый компьютерный инструментарий государственного гражданского служащего Республики Марий Эл (Практикум) Учебно-методическое пособие Йошкар-Ола 2011

2 УДК ББК М 21 Печатается по решению Ученого совета АНО ВПО «Межрегиональный открытый социальный институт» Авторский коллектив Рецензент Верстка доцент кафедры «Безопасности информационных технологий» Малюхова А.В. преподаватель кафедры «Безопасности информационных технологий» Филипов Д.Ю. инструктор центра IT Professional Откеев А.В. к.т.н., доцент, заведующий кафедрой «Безопасности информационных технологий», Севастьянов В.В. Миронов А.А. Базовый компьютерный инструментарий государственного гражданского служащего Учебно-методическое пособие / Авторский коллектив: Малюхова А.В., Филипов Д.Ю., Откеев А.В. Йошкар-Ола, с. В учебно-методическом пособии представлены следующие материалы для государственных гражданских служащих Республики Марий Эл: управление электронной почтой, текстовым редактором, электронными таблицами, работа с базами данных, подготовка презентаций, планирование персональной и групповой деятельности на примере Microsoft Office УДК ББК Администрация Главы Республики Марий Эл, 2011

3 Уважаемые читатели! В связи с постоянно расширяющимся уровнем информатизации всех сфер современного общества возникает необходимость овладения навыками использования передовых возможностей компьютерных технологий и программного обеспечения. Современные информационные технологии позволяют эффективно решать самые различные задачи, возникающие перед нами это и организация планирования стоящих перед нами задач, и создание высокопрофессиональных презентаций для различного рода выступлений, и удобное управление электронными почтовыми отправлениями, а также многое другое. Для того чтобы полноценно использовать все имеющие возможности, которые предлагают нам современные технологии, пользователю зачастую не хватает обычных навыков работы с компьютером, что не позволяет использовать весь потенциал, имеющийся в современном программном обеспечении. Данный учебно-методический комплекс раскрывает функционал пользовательских приложений Microsoft Office: Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook, Microsoft Access. После изучения пакета программ Microsoft Office значительно повышается эффективность работы. Пользователь узнает действенные методы решения стоящих задач, а так же повысит уровень знаний об эффективных способах использования тех функций, которые мы используем каждый день. 3

4 1. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О ПРИЛОЖЕНИЯХ MICROSOFT OFFICE 2010 Запуск приложений Комплект Microsoft Office 2010 состоит из нескольких отдельных модулей. Эти программы в значительной степени взаимосвязаны, имеют схожие оформление и инструменты, но все же каждая из них является самостоятельным приложением. Компоненты Microsoft Office 2010 работают только под управлением операционных систем семейства Windows. Чтобы начать работу с Office 2010, нужно включить компьютер и подождать, пока загрузится операционная система, то есть на экране появится рабочий стол со значками и панелью задач, которая обычно размещается в нижней части экрана и представляет собой полосу с кнопкой Пуск слева. Открытие программ пакета Office Переместите указатель мыши в левый нижний угол экрана. Щелкните на кнопке Пуск панели задач операционной системы Windows. Переместите указатель на пункт Все программы (All Programs). Перейдите в подменю Microsoft Office и вы увидите значки приложений системы Microsoft Office 2010: - Microsoft Office Access; - Microsoft Office Excel; - Microsoft Office Outlook; - Microsoft Office PowerPoint; - Microsoft Office Word. Щелкните на строке с приложением Word. Тем же способом откройте приложение Excel. Теперь открыты окна двух приложений Microsoft Word и Microsoft Excel. Windows обеспечивает простое переключение между приложениями. Чтобы активизировать окно Word, нажмите клавиши Alt+Tab. Чтобы вновь увидеть окно Excel, нажмите клавиши Alt+Tab еще раз. Любой файл Windows отождествляется с некоторым типом, который идентифицируется расширением имени файла. Расширение это совокупность символов, расположенных в имени файла правее последней точки. Документы Microsoft Office Word имеют расширение docx, таблицы Excel xlsx, презентации Power Point pptx и т.д. В обычной настройке эта часть имени не отображается на экране, но на нее указывает значок файла. Для запуска приложений Office с одновременным открытием нужного документа не обязательно отыскивать значки приложений в меню Пуск, просто выполните одно из следующих действий: дважды щелкните на значке документа, расположенном в окне папки или на рабочем столе; если нужно открыть документ, с которым вы недавно работали, выберите его имя в подменю Недавние документы меню Пуск. Все программы, которые входят в пакет Microsoft Office 2010, имеют похожий интерфейс (рис.1.1). Во всех приложениях есть рабочая область, лента, панель быстрого доступа, вкладки. 4 Рис. 1.1 Вид окна программы Word Строка заголовка находится в верхней части окна офисного приложения. Она показывает название программы, на ней отображается название текущего (документа) файла. Если документ, с которым вы работаете, пока не сохранен, то вместо имени файла будет отображена надпись «Документ1», «Книга1» и т.д.

5 (номер может быть другим). Создавая новый документ, лучше сразу же сохранять его и давать ему имя. Не забывайте также сохранять документ в процессе работы. Несохраненные данные будут утеряны после закрытия программы, а также в результате случайного завершения работы (например, зависания компьютера или отключения источника питания). Строка заголовка также предоставляет доступ к трем кнопкам управления окном: свернуть (в панель задач), развернуть (на весь экран)/восстановить, закрыть (рис. 1.2). Рис. 1.2 Кнопки управления окном 1-свернуть, 2-развернуть/восстановить и 3-закрыть Кнопка Файл (рис.1.1) открывает доступ к командам, используя которые, можно создавать, открывать, сохранять и распечатывать документы, отправлять их по электронной почте, просматривать свойства и выполнять другие действия. Список недавно открытых документов (рис.1.3). переместился из нижней части меню в среднюю, а кроме этого, появились новые подменю Сведения и Сохранить и отправить. Первое содержит несколько важных инструментов, которыми удобно пользоваться, когда вы завершаете работу над документом: добавление цифровой подписи, проверка документа на наличие совместимости с предыдущими версиями приложения, ограничение доступа к файлу и защита от внесения изменений, просмотр свойств документа. Рис. 1.3 Список недавно открытых документов. Рис. 1.4 Окно мастера Инспектор документов Одна из новинок, доступная в этом подменю команда Инспектор документов (рис. 1.4). C ее помощью можно удостовериться в том, что документ не содержит никакой скрытой информации, которая может представлять угрозу для безопасности пользователя. После ее запуска будет запущен мастер, который проверит файл на наличие комментариев, скрытого текста, заголовков, информации об авторе и т.д., после чего предложит автоматически удалить найденную информацию. В нижней части меню кнопки Файл есть команда Параметры, в которой можно найти множество параметров настройки программы (рис. 1.5). Рис. 1.5 Окно параметров настройки программы 5

6 Лента Лента один из главных элементов окон офисных приложений. Она заменила панели инструментов и строку меню, существовавшие в предыдущих версиях (рис.1. 6). Рис. 1.6 Лента команд окна Word. Команды ленты сгруппированы по тематическим вкладкам, благодаря чему можно легко найти то, что требуется в данный момент. Например, на ленте Главная, которая по умолчанию активизируется после запуска Word, имеется пять групп Буфер обмена, Шрифт (рис. 1.7), Абзац, Стили и Редактирование. На каждой собраны команды, которые могут понадобиться на начальном этапе работы, когда необходимо набрать, отредактировать и отформатировать текст. Рис. 1.7 Группа Шрифт, на которой собраны средства форматирования текста Переключение между наборами команд может происходить как автоматически, в ответ на действия пользователя, так и вручную. Для перехода к другому набору команд достаточно щелкнуть по названию вкладки мышью. Для доступа к дополнительным инструментам, нужно щелкнуть по кнопке Дополнительные параметры, которая расположена в нижней части практически каждой группы. Разобраться, какое именно окно откроется при щелчке по значку в нижней части группы, совсем несложно, благодаря информативным всплывающим подсказкам. Многие из них помимо текстовых пояснений содержат также графические элементы, например, эскизы окон или панелей (рис.1.8). Рис. 1.8 При подведении курсора к кнопке Дополнительные параметры появляется подсказка и эскиз панели, которая появится после щелчка по нему Рис. 1.9 Для кнопки Полужирный доступна расширенная информация о том, что делает эта команда, а также сведения о клавишах быстрого доступа Всплывающие подсказки содержат подробные текстовые описания. Например, если в Word 2003 при подведении курсора к кнопке Полужирный рядом с ней появлялось единственное слово Полужирный, теперь кроме него выводится пояснение Применение полужирного начертания к выделенному тексту и указывается сочетание клавиш для выполнения этой команды с клавиатуры (рис.1. 9). Панель быстрого доступа Панель быстрого доступа располагается в верхней части окна офисного приложения, над кнопкой Файл (рис. 1.10). На эту панель вынесены команды, которые часто используются во время работы в любом режиме сохранение документа и кнопки для выполнения отмены и возврата действий. Рис Панель быстрого доступа Панель быстрого доступа можно легко изменять и дополнять новыми командами. Для этого предусмотрено несколько способов. 6

7 Чтобы добавить на панель быстрого доступа другие часто используемые команды нажмите кнопку Настройка панели быстрого доступа, которая находится в ее правой части и представлена в виде стрелки, направленной вниз. Используя меню (рис. 1.11), которое появляется при нажатии этой кнопки, можно добавлять на панель быстрого доступа такие команды, как создание, открытие документа, предварительный просмотр перед печатью, быстрая печать, проверка правописания, создание таблицы, доступ к электронной почте. Рис.1.11 Меню кнопки Настройка панели быстрого доступа Кроме этого, при помощи этого меню можно переместить панель быстрого доступа под ленту, свернуть ленту или же открыть список других команд, которые можно добавить на эту панель. Добавить команды на панель быстрого доступа можно непосредственно из ленты. Для этого щелкните по любой команде правой кнопкой мыши и выберите пункт Добавить на панель быстрого доступа в контекстном меню (рис. 1.12). Рис Добавление команд на панель быстрого доступа из ленты В этом же меню доступны команды для переноса панели быстрого доступа под ленту, для сворачивания ленты и вызова окна со списком команд, которые можно поместить на панель быстрого доступа. Окно Настройка панели быстрого доступа и сочетаний клавиш Наиболее гибким средством для пополнения панели быстрого доступа является специальное окно Настройка панели быстрого доступа и сочетаний клавиш. Для его вызова выполните одно из следующих действий: Нажмите кнопку Настройка панели быстрого доступа и выберите пункт Другие команды в меню Щелкните по ленте правой кнопкой мыши и выберите команду Настройка панели быстрого доступа в контекстном меню Нажмите кнопку Файл, затем нажмите кнопку Параметры и выберите раздел Настройка. Окно Настройка панели быстрого доступа и сочетаний клавиш (рис. 1.13) имеет две основные области. В левой размещены команды, доступные в Word, а в правой команды, добавленные на панель быстрого доступа. Для того чтобы добавить команду на панель, выберите ее в области слева и нажмите кнопку Добавить. Чтобы удалить команду с панели быстрого доступа, выберите ее в области справа и нажмите кнопку Удалить. 7

8 Рис Окно Настройка панели быстрого доступа и сочетаний клавиш Для удобства выбора в области слева могут отображаться не все команды, доступные в приложении, а лишь некоторые. По умолчанию отображаются наиболее часто используемые команды. Если раскрыть список Выбрать команды из, можно отобразить команды меню Файл, команды, размещенные на каждой из вкладок, которые доступны на ленте, команды, которых нет на ленте, макросы. Кроме этого, можно выбрать отображение всех команд, которые имеются в приложении. Настроить панель быстрого доступа можно как для всех документов, так и для текущего. По умолчанию панель настраивается для всех документов. Чтобы изменения применялись только к текущему документу, выберите в списке Настройка панели быстрого доступа пункт Для вашего документа (в нем отобразится название файла). Для удаления ненужной команды с панели быстрого щелкните по соответствующей команде правой кнопкой мыши и выберите команду Удалить с панели быстрого доступа (рис. 1.14). Рис Удаление ненужных команд с панели быстрого доступа Ленту команд можно свернуть, чтобы увеличить рабочую область окна. Для этого можно использовать комбинацию клавиш Ctrl+F1. Повторным нажатием этих клавиш лента опять развернется. Можно поступить иначе: 1. Щелкните в любом месте ленты или панели быстрого доступа правой кнопкой мыши и выберите команду Свернуть ленту (рис. 1.15). Вы увидите, что все команды исчезли, остались только названия вкладок (рис.1.16). Рис Выбор команды Свернуть ленту в контекстном меню Кнопка свертывания ленты Кнопка вызова справки 8 Рис Верхняя часть окна Word со свернутой лентой 2. Если требуется получить доступ к одной из команд, вынесенных на ленту, щелкните по названию вкладки, а затем по названию инструмента. После этого лента снова будет скрыта.

9 В офисных приложениях версии 2010 в правом конце ленты имеется кнопка для свертывания развертывания ленты (рис. 1.16). Когда лента развернута, на этом же месте находится кнопка для ее свертывания. Справочная система При возникновении вопросов по использованию приложения можно быстро получить ответ, воспользовавшись справочной системой, которую можно запустить, нажав на кнопку с вопросительным знаком (рис.1.16). Поиск нужной темы осуществляется с помощью оглавления, предметного указателя или мастера ответов. Можно также посетить Web-узел Microsoft, который содержит справочную информацию. Практическое задание. Выполните следующие задания: Запустите Microsoft Word. Запустите справочную систему, нажав кнопку. В поле Поиск введите слово Абзац и нажмите клавишу Enter. В правой части окна выберите любой понравившийся Вам пункт и щелкните по нему. После прочтения справочной информации закройте окно справки. Полосы прокрутки Вертикальная и горизонтальная полосы прокрутки размещаются справа и снизу от окна и используются для перемещения по содержимому документа. Чем больше в документе страниц, тем меньше будет ползунок посередине вертикальной полосы прокрутки. Позиция ползунка позволяет определить, в каком месте документа пользователь сейчас находится: в начале, в конце или посередине. В правой части горизонтальной полосы прокрутки находятся кнопки быстрого переключения между режимами отображения документа (рис. 1.17). Рис Кнопки режимов просмотра документа в Microsoft Word. Кроме этого, тут расположен ползунок для изменения масштаба документа на экране (рис. 1.18). Щелчок по кнопкам и + уменьшает или увеличивает масштаб на 10 процентов. Передвигая ползунок, можно быстро уменьшать или увеличивать масштаб от 10 до 500 процентов. Щелчок по цифре, показывающей текущее значение масштаба, приведет к открытию окна Масштаб. Рис Ползунок для изменения масштаба Запись (сохранение) на диск нового документа Новый ни разу не сохранявшийся документ имеет временное название типа Документ1 или Книга1 и т.д. в зависимости от открытого приложения (цифра обозначает порядковый номер в ряду документов, созданных в текущем сеансе работы программы). Для сохранения нового документа выполните следующие шаги: 1. Щелкните на кнопке Файл и в появившемся меню выберите команду Сохранить (Save) или щелкните на кнопке Сохранить на панели быстрого доступа. Откроется диалоговое окно Сохранение документа (Save As). Это окно одинаково во всех приложениях Microsoft Office Откройте папку, в которой следует сохранить файл. 3. Введите в поле Имя файла имя будущего документа. 4. В раскрывающемся списке Тип файла выберите тип сохраняемого документа. Обычно тип документа изменять не требуется. Но если вы формируете шаблон, собираетесь сохранить документ в формате HTML или хотите в дальнейшем импортировать файл в другое приложение, воспользуйтесь списком Тип файла и укажите нужный вариант. Например, для последующего импорта документа в другой текстовый редактор обычно подходит вариант Текст в формате RTF (Rich Text Format). 5. Щелкните на кнопке Сохранить. 9

10 Закрытие файла и приложения По окончании работы с документом вы можете закрыть этот конкретный документ или завершить работу с программой. Завершать работу с программой вы можете несколькими способами: 1. Нажать кнопку Файл и выбрать команду Выход (рис. 1.19); 2. Воспользоваться сочетанием клавиш Alt+F4; 3. Нажать кнопку Закрыть в правом верхнем углу окна программы; Внимание!. Важно иметь в виду, что при выборе команды Выход будут закрыты все документы, которые на данный момент открыты, а при использовании других способов только текущий документ. Если на момент закрытия в программе открыты файлы, изменения в которых не были сохранены, то перед тем как завершить работу программа попросит вас сохранить изменения. При выполнении одной из операций закрытия на экране появится окно с вопросом Сохранить изменения в документе? (рис.1.20). Для подтверждения сохранения изменений нужно нажать кнопку Да, для отклонения Нет. Чтобы вернуться к документу и продолжить работу с ним, служит кнопка Отмена. Рис.1.20 Окно с запросом на сохранение документа Внимание! Если при закрытии программы отрицательно ответить на вопрос о сохранении, то несохраненные данные будут утеряны. Рис Выполнение команды Выход из Word Печать документа Часто целью работы с программами Office является создание твердой копии документа. Это могут быть напечатанный текст Word, таблица Excel, записки докладчика Power Point и другие материалы. Управление принтерами осуществляется операционной системой Windows, поэтому все локальные и сетевые принтеры, установленные на компьютере, доступны для приложений Office, а приемы печати документов из разных программ Office похожи. Вывод информации на принтер, особенно в случае многостраничных документов, связан с большими затратами времени и средств. Чтобы не портить бумагу попусту, многие приложения Office предлагают специальный режим отображения документов, который называется предварительным просмотром. В этом режиме на экране отображается точная копия страниц, которые будут выведены на принтер, что позволяет обнаружить и устранить ошибки размещения текста, не делая пробных отпечатков. Практическое задание Для печати открытого в окне документа щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Печать - Предварительный просмотр. Окно документа переключится в режим предварительного просмотра. Щелкните на той точке страницы, которую хочется изучить внимательнее. Word изменит увеличение и выведет на экран ту область, в которой был выполнен щелчок. Повторным щелчком в окне документа верните прежнее увеличение. Продолжая щелкать в разных точках, внимательно исследуйте всю страницу. Нажатием клавиши Page Down и Page Up можно перейти к следующей странице или к предыдущей. Чтобы напечатать только некоторые страницы, установите переключатель Номера (Pages) и укажите страницы, которые следует распечатать. В поле Число копий укажите необходимое число экземпляров. В раскрывающемся списке Имя выберите принтер. Чтобы настроить принтер, щелкните на кнопке Свойства и укажите необходимые величины в диалоговом окне настройки принтера. Если в данный момент нужный принтер недоступен либо находится в другом помещении, установите флажок Печать в файл. Это позволит записать команды управления принтером в файл, который затем можно скопировать на гибкий диск или флеш-карту и перенести на тот компьютер, к которому подключен принтер нужной модели. 10

11 2. MS OFFICE WORD 2010 Введение. Основные понятия Обработка текста на компьютере осуществляется с помощью специальных программ, называемых текстовыми процессорами. С их помощью можно ввести и отформатировать текст, исправить ошибки и просмотреть документ перед печатью. Microsoft Word представляет собой текстовый процессор, который используется для подготовки личной и деловой документации. Помимо стандартных средств, Word включает многие функции настольных издательских систем, а также шаблоны типовых документов (писем, отчетов, бюллетеней, факсов и др.), на основе которых можно легко и быстро создавать документы, имеющие профессиональный вид. Структура окна После открытия приложения Word, перед Вами появляется пустой документ. Он похож на лист бумаги и занимает большую часть экрана. Мигающая вертикальная черта (курсор) в верхнем левом углу окна является точкой ввода текста и отмечает место, где начнет появляться вводимый текст. Пустое пространство слева и сверху от точки ввода представляет собой поля, о которых будет более подробно рассказано далее в этом курсе обучения. При вводе текста страница будет заполняться, начиная с верхнего левого угла. Если нужно начать ввод текста не с самого верха страницы, а ниже, выполните двойной щелчок левой кнопкой мыши по нужной точке в документе. Линейки Одним из главных элементов интерфейса Microsoft Word являются горизонтальная и вертикальная линейки. С их помощью пользователь может ориентироваться в размерах текстовых полей и изменять их. Если линейка не нужна, ее можно убрать. Для этого нужно перейти на вкладку Вид и снять флажок Линейка в группе Показать или скрыть (рис. 2.1). Также можно щелкнуть по маленькой кнопке Линейка, которая расположена в верхней части вертикальной полосе прокрутки (рис. 2.2). Рис. 2.1 Группа Показать или скрыть на вкладке Вид Рис.2.2 Кнопка для отображения/скрытия линейки на вертикальной полосе прокрутки Строка состояния В нижней части окна находится строка состояния, ее еще называют строка статуса. На ней отображаются различные данные о документе. В левой части строки состояния (рис. 2.3) можно увидеть: общее количество страниц в документе и номер текущей страницы; число слов в документе; язык, который выбран для проверки орфографии в текущем документе; кнопку, указывающую на наличие орфографических ошибок. Рис. 2.4 После щелчка по кнопке, указывающей на наличие орфографических ошибок, будет выделено ближайшее слово с ошибкой Рис. 2.3 Левая часть строки состояния Стоит заметить, что все эти информационные блоки являются кнопками, предназначенными для быстрого вызова команд. Так, при щелчке по кнопке с количеством страниц открывается окно Найти и заменить, позволяющее быстро перейти к другой странице документа. Если щелкнуть по кнопке, на которой показывается язык, открывается окно выбора языка в текущем документе, для которого будет проверяться орфография. Наконец, щелчок по кнопке, указывающей на наличие орфографических ошибок, приведет к тому, что в тексте будет выделено ближайшее слово, в котором имеется ошибка. Также откроется контекстное меню, в котором можно будет выбрать вариант замены слова или исключить его из проверки орфографии (рис. 2.4). 11

12 Создание документа Создание документа заключается во вводе текста, исправлении ошибок и сохранении его в определенном месте дискового пространства в нужном формате. Ввод текста Практическое задание Установите отступ для первой вводимой строки, перед началом ввода текста нажмите клавишу TAB. В результате этого действия точка ввода переместится на 1,27 см (0,5 дюйма) вправо. Введите следующий текст: «Неизмеримо богатство русской музыки. На протяжении свыше десяти столетий складывались и развивались ее традиции в тесном соприкосновении с музыкальной культурой других стран и в постоянном взаимодействии с другими видами художественного творчества. Русская музыка важнейшая часть русской культуры» Примечание!: По мере ввода текста точка ввода перемещается вправо. При достижении конца строки с правого края страницы просто продолжите печать. Вводимый текст будет перемещен на следующую строку. Разделите текст на два абзаца. Поставьте курсор перед предложением «Русская музыка важнейшая часть русской культуры». Нажмите клавишу ВВОД. Текст разделиться на два абзаца. Включите непечатаемые знаки. На вкладке Главная в группе Абзац нажмите кнопку Отобразить все 12 знаки. Эти знаки имеют полезное значение. Например, удалив дополнительные знаки пробела, можно избавиться от лишних пробелов. Они присутствуют в документах всегда, однако они невидимы, пока не выведены на экран. Когда вы увидите эти знаки в первый раз, возможно, спросите себя, что они означают и будут ли они видны в распечатанных документах. Эти знаки не выводятся на печать, даже если они отображаются на экране. Так что же все-таки означают знаки форматирования? Вот несколько примеров: Знак абзаца в приложении Word вставляется каждый раз, когда вы нажимаете клавишу ВВОД (Enter), чтобы начать новый абзац. На рисунке между двумя абзацами вставлен дополнительный знак абзаца, который означает, что клавиша ВВОД была нажата два раза. В результате расстояние между абзацами увеличилось. При удалении знака абзаца расстояние между абзацами сократится. Стрелка вставляется каждый раз при нажатии клавиши TAB. На рисунке в первом абзаце вставлена одна стрелка, а во втором две. Это означает, что во втором абзаце клавиша TAB была нажата дважды. Точки в середине строк показывают, сколько раз между словами нажималась клавиша ПРОБЕЛ и не была ли она случайно нажата между буквами одного слова. Одна точка означает один пробел, две точки два пробела. Обычно между словами ставится один пробел. К слову, эти точки отличаются от точек, проставляемых в конце предложения. Точки, завершающие предложения, отображаются всегда и находятся внизу строки. Сохранение документа Чтобы не потерять результаты работы, требуется сохранять их, причем делать это нужно почаще. Для этого необходимо выполнять следующие действия: 1. Нажмите кнопку Файл в верхнем левом углу окна. Затем нажмите кнопку Сохранить. Откроется диалоговое окно. Примечание!: Диалоговым окном называется окно небольшого размера, где выполняются определенные действия. С помощью этого окна можно указать, где на компьютере необходимо сохранить документ и как он будет называться. 2. Нажмите кнопку Файл, а затем кнопку Закрыть. Документ, над которым Вы только что работали закроется. 3. Чтобы найти документ после того как он был закрыт, Нажмите кнопку Файл найдите список Последние. Щелкните документ в списке, чтобы открыть его. Сохранение документа в другом формате Документ может быть сохранен в различных форматах, что позволяет открыть его в другой программе или версии Word. Это особенно важно, когда предполагается работать с одним и тем же файлом в разных форматах. Например, если у Вас дома установлен Word 2003, то можно создать файл в Word 2010, сохранить его в формате Word 2003, а затем открыть и редактировать на домашнем компьютере. (кнопка Файл-> Сохранить как -> Документ Word или Файл -> Сохранить как ->Другие форматы -> В поле Имя файла введите новое имя документа->в поле Тип файла -> выбираем нужный формат->сохранить). Работа с существующим документом Сохранив документ в файл, Вы можете открыть его снова и продолжить работу. После того как текст документа введен, его следует отредактировать.

13 Примечание! Продолжая работу после сохранения документа, периодически сохраняйте внесенные изменения. Для этого время от времени нажимайте кнопку Сохранить на Панели быстрого доступа (рис.1) в верхнем левом углу окна. Для сохранения документа можно также нажать сочетание клавиш CTRL+S (удерживая нажатой клавишу CTRL, нажмите клавишу S). Открытие документа Существующий документ можно открыть несколькими способами: 1. Открыть папку, где лежит документ, и открыть файл двойным щелчком. 2. Запустить программу Word-> нажать на кнопку Файл -> выбрать команду Открыть->в диалоговом окне найти нужный файл и выделить его ->нажать на кнопку Открыть. Перемещение по тексту Поставьте курсор перед текстом «На протяжении свыше десяти..». Введите новый текст «Она ярко отражает все этапы общественной жизни, становление русской философской и эстетической мысли». Выделите только что вставленное предложение и, удерживая правую кнопку мыши, перетащите его в конец второго абзаца. Примечание! Чтобы вставить текст в нужном месте, следует переместить курсор. Это можно сделать разными способами. Например, с помощью клавиш: со стрелкой ВВЕРХ, чтобы переместить курсор на одну строку выше, клавиши со стрелкой ВЛЕВО, чтобы переместить курсор на один знак влево. Чтобы переместить курсор влево на целое слово, нажмите сочетание клавиш CTRL+ ВЛЕВО. Примечание! Перемещать текст можно, так же, выполнив операцию копирования через буфер обмена: вырежьте предложение, чтобы удалить его из текущей позиции, а затем вставьте это предложение в новое место. Представьте, что вы работаете с длинным документом и хотите просмотреть его весь, не прибегая к постоянному перемещению курсора с помощью клавиш со стрелками. Для этого выполните прокрутку документа, воспользовавшись полосой прокрутки. Полоса прокрутки расположена в правой части окна, как показано на рисунке. Чтобы воспользоваться полосой прокрутки для перемещения по документу, не меняя положение курсора, щелкните поле прокрутки и перетащите его вверх или вниз. В дополнение к этому для перемещения вверх или вниз вы можете нажимать стрелки на концах полосы прокрутки. Для быстрого перемещения по документу с помощью клавиатуры нажмите кнопку PAGE UP, чтобы переместиться на один экран вверх, или кнопку PAGE DOWN, чтобы переместиться на один экран вниз. Способы выделения. Любой фрагмент текста. Слово Строки текста Предложение Абзац Несколько абзацев Большой блок текста Весь документ Выделение текста и рисунков с помощью мыши Используйте прием протаскивания мыши с нажатой левой клавишей Дважды щелкните слово Переместите указатель к левому краю строки так, чтобы он принял вид стрелки, направленной вправо, а затем щелкните кнопкой мыши Удерживая нажатой клавишу CTRL, щелкните предложение. Переместите указатель к левому краю абзаца так, чтобы он принял вид стрелки, направленной вправо, а затем дважды щелкните кнопкой мыши. Другой способ: трижды щелкните абзац. Переместите указатель к левому краю одного из абзацев так, чтобы он принял вид стрелки, направленной вправо, а затем перетащите указатель мыши с нажатой левой клавишей вверх или вниз. Щелкните начало фрагмента, прокрутите документ до конца нужного фрагмента, а затем щелкните его, удерживая нажатой клавишу SHIFT. Переместите указатель к левому краю текста документа так, чтобы он принял вид стрелки, направленной вправо, а затем трижды щелкните кнопкой мыши. Выделение текста с помощью клавиатуры Текст выделяют с помощью клавиш перемещения курсора, удерживая нажатой клавишу SHIFT. Чтобы выделить несмежные области, выделите первый объект и, удерживая нажатой клавишу CTRL, выделите остальные объекты. SHIFT+СТРЕЛКА ВПРАВО SHIFT+СТРЕЛКА ВЛЕВО CTRL+SHIFT+СТРЕЛКА ВПРАВО TRL+SHIFT+СТРЕЛКА ВЛЕВО На один знак вправо На один знак влево До конца слова C До начала слова 13

14 SHIFT+END SHIFT+HOME SHIFT+СТРЕЛКА ВНИЗ SHIFT+СТРЕЛКА ВВЕРХ CTRL+SHIFT+СТРЕЛКА ВНИЗ CTRL+SHIFT+СТРЕЛКА ВВЕРХ SHIFT+PAGE DOWN SHIFT+PAGE UP CTRL+SHIFT+HOME CTRL+SHIFT+END ALT+CTRL+SHIFT+PAGE DOWN CTRL+A В конец строки В начало строки На одну строку вниз На одну строку вверх До конца абзаца До начала абзаца На один экран вниз На один экран вверх В начало документа В конец документа До конца документа Выделить весь документ Редактирование (перемещение, копирование, удаление текста) Документы постоянно изменяются. Изменения можно внести как во время, так и после ввода текста. Чтобы быстро и эффективно работать с документом, нужно знать, как перемещать курсор, который отмечает точку вставки вводимого текста. Для перемещения курсора в требуемую позицию можно воспользоваться мышью или клавиатурой. Практическое задание: Выделите текст «Неизмеримо богатство русской музыки», затем на вкладке Главная ленты, расположенной в верхней части окна, в группе Буфер обмена нажмите кнопку Вырезать. Кроме того, вы можете достичь того же результата, нажав сочетание клавиш CTRL+X (представьте, что буква «X» это ножницы). Начав постоянно работать с документами, вы поймете, насколько удобно и эффективно использовать это сочетание клавиш. Переместите указатель мыши в конец второго абзаца, где должно появиться предложение (после точки ). На вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Вставить или нажмите сочетание клавиш CTRL+V. Предложение будет вставлено в нужное место. Примечание!: Просмотрев результаты перемещения предложения, вы остались недовольны внесенными изменениями. К счастью, вам не нужно снова повторять всю процедуру, чтобы вернуть предложение обратно. Вместо этого воспользуйтесь командой Отмена. На панели быстрого доступа в верхней части окна щелкните стрелку кнопки Отмена. Переместите курсор по двум последним действиям, Вставить и Копировать, а затем щелкните мышью. В результате эти действия будут отменены и предложение займет свое первоначальное место. Примечание! Чтобы получить этот результат, вы также можете воспользоваться удобным сочетанием клавиш CTRL+Z, нажав их дважды. Поиск и замена данных Если нужно найти в документе какое-то конкретное слово или фразу, а может быть заменить определенный текст чем-то другим, для этого достаточно открыть диалоговое окно Найти и заменить и воспользоваться предлагаемым инструментом. Практическое задание На вкладке Главная, в группе команд Редактирование, выберите Заменить. В открывшемся диалоговом окне Найти и Заменить, на вкладке заменить в поле Найти: введите десяти, в поле Заменить на введите 10. Нажмите Заменить. Форматирование шрифта (тип, размер, начертание) Практическое задание Выделите текст «Русская музыка важнейшая часть русской культуры», затем на ленте на вкладке Главная в группе Шрифт щелкните Полужирный (вы также можете нажать сочетание клавиш CTRL+B). Этот вид форматирования особенно удобен, если нужно изменить формат всего лишь нескольких знаков или слов в тексте документа. Примечание! Если вы решите, что полужирное начертание не совсем подходит для фрагмента, его легко отменить. Сразу после добавления полужирного начертания на панели быстрого доступа в 14

15 верхней части окна нажмите кнопку Отмена. Вы также можете выделить текст и повторно нажать кнопку Полужирный. Выделите фразу «На протяжении свыше 10 столетий» измените цвет шрифта. Выделите текст, а затем на вкладке Главная в группе Шрифт наведите указатель на кнопку Цвет шрифта. Щелкните стрелку и перемещайте курсор по цветам. В документе сразу показывается, как будет выглядеть текст в том или ином цвете. Выберите понравившийся Вам цвет и щелкните его. Выделите весь текст (нажмите сочетание клавиш сочетание клавиш CTRL+А). В группе команд Шрифт выберите команду Размер шрифта, измените размер всего текста на 16 пт. Выделите текст «Русская музыка». На вкладке Главная, в группе команд Шрифт щелкните по стрелке команды шрифт, прокрутите список шрифтов вниз и выберите Monotype Corsiva. Выделенный текст отобразиться с использованием выбранного шрифта. В наборе команд Шрифт (командная вкладка Главная) щелкните по кнопке Шрифт, откроется диалоговое окно Шрифт. В поле Видоизменение сделайте активным пункт Контур. В диалоговом окне Шрифт нажмите ОК. В наборе команд Шрифт выберите команду Очистить формат. Выделенный текст вернется к исходному состоянию. Выделите текст «важнейшая часть», в наборе команд Шрифт, выберите команду Надстрочный знак. В наборе команд Шрифт щелкните по стрелке команды Цвет выделенного текста и в раскрывшемся списке выберите цвет Желтый. Выделите текст «важнейшая часть», в наборе команд Буфер обмена выберите команду Формат по образцу. Выделите фразу «На протяжении свыше 10 столетий». К выделенному тексту применится копируемый формат. Применение стилей, форматирование абзацев. Можно выделить нужные фразы полужирным начертанием или курсивом, изменить размер и даже цвет шрифта. Вместо того, чтобы выполнять все эти действия по отдельности, вы имеете возможность применить Экспресс-стили готовые наборы параметров форматирования, которые можно использовать для быстрого изменения шрифта, размера или цвета шрифта. Например, экспресс-стили позволяют задать форматирование заголовков. Практическое задание: Выделите фразу: «Неизмеримо богатство русской музыки». В наборе команд Стили щелкните по кнопке Дополнительные параметры. Откроется Галерея стилей. В галерее выберите стиль Название. К выделенному тексту применится выделенный стиль. Выделите первый абзац. В наборе команд Абзац выберите команду По центру. Выделенный абзац выделится по центру. Выделите второй абзац. В наборе команд Абзац щелкните по кнопке Абзац. Откроется диалоговое окно Абзац. В поле Первая строка установите параметр Отступ и нажмите ОК. Диалоговое окно закроется и у выделенного абзаца появится «красная строка». В наборе команд Абзац щелкните по стрелке команды Настройка границ и выберите пункт Верхняя граница. Над тестом появится горизонтальная линия. В наборе команд Абзац выберите команду Межстрочный интервал, затем выберите пункт 3,0. В наборе команд Абзац дважды щелкните по команде Увеличить отступ. Данный абзац сместится вправо. Выбор темы для документов Темы документа позволяют форматировать все объекты в документе в едином стиле. Тема определяет шрифт, цветовую схему документа, границы объектов, стиль, интервалы, поля и прочее. Темы документа можно найти на вкладке Разметка страницы в группе Темы. Практическое задание: Перейдите к набору команд Разметка страницы. В наборе команд Темы щелкните по команде Темы. Откроется галерея тем. В раскрывшейся галерее выберите темы Официальная. Тема оформления документа сменится на выбранную Вами. Быстрое создание титульной страницы В Office Word достаточно просто создать профессиональный титульный лист. Чтобы отобразить галерею стилей титульных листов, на вкладке Вставка следует выбрать команду Титульная страница. Затем нужно щѐлкнуть мышью на понравившейся странице и она появится в документе. После этого останется ввести свой текст на полях. 15

16 Титульный лист можно настраивать по своему усмотрению, например, добавить логотип, фотографию, выбрать цветовую схему, шрифт и т.д. После этот титульный лист можно сохранить как элемент, который будет использоваться в других документах. Практическое задание: Перейдите к командной вкладке вставка. В наборе команд Страницы выберите команду Титульная страница. Откроется галерея титульных страниц. В раскрывшемся списке выберите страницу Кубики. Данная страница будет вставлена в документ. В поле Введите название организации введите Компания «Музыка» В поле Введите название документа введите «Музыкальное искусство в Российской Империи». В поле Введите подзаголовок документа введите Обзор. В поле Введите автора документа введите свою фамилию и имя. Щелкните по стрелке поля Год. В раскрывшемся календаре выберите Сегодня. Создание и модификация списка (маркированный, нумерованный) Вы можете создать нумерованные или маркированные списки, чтобы привлечь внимание к определенным пунктам или продемонстрировать пошаговые инструкции. Практическое задание: Введите текст «Компьютерная система состоит из:» Введите 1) и на клавиатуре нажмите клавишу Пробел. Будет создан первый элемент нумерованного списка. Введите: «аппаратные компоненты» и на клавиатуре нажмите клавишу Enter. Автоматически будет создан второй элемент нумерованного списка. Введите: «программные компоненты», затем установите курсор после текста первого элемента списка и на клавиатуре нажмите клавишу Enter. Введите: «корпус» и на клавиатуре нажмите клавишу Enter. Введите: «кабели» и на клавиатуре нажмите клавишу Enter. Введите: «мониторы» и на клавиатуре нажмите клавишу Enter. Выделите три введенные строчки, затем в наборе команд Абзац выберите команду Маркеры. Установите курсор после последнего элемента списка «Программных компонентов», затем на клавиатуре нажмите клавишу Enter и дважды клавишу Backspace. Введите: «Операционная система» и на клавиатуре нажмите клавишу Enter. Введите: «Прикладные программы» и на клавиатуре нажмите клавишу Enter. Выделите две введенные строчки, затем в наборе команд Абзац выберите команду Маркеры. Не снимая выделения в наборе команд Абзац, щелкните по стрелке команды Маркеры. Откроется галерея маркеров. В открывшейся галерее выберите маркер. Маркеры выделенных элементов изменятся. Выделите три элемента первого маркированного списка. Не снимая выделения в наборе команд Абзац щелкните по стрелке команды Маркеры. В открывшемся окне выберите команду Определить новый маркер. Щелкните по кнопке Рисунок и в открывшейся галерее выберите любой понравившийся маркер и дважды щелкните по нему мышкой. Нажмите ОК. Диалоговое окно закроется. Работа с шаблонами Процесс оформления документа значительно упроститься при использовании Шаблонов. Шаблоны представляют собой образцы типовых документов, которые можно модифицировать в соответствии с конкретными нуждами. При модификации форматирования следует использовать одни и те же атрибуты, чтобы выдержать документ в едином стиле. Практическое задание: Щелкните по кнопке «Office», а затем выберите команду Создать. В области Шаблоны выберите пункт Установленные шаблоны. В качестве шаблона для письма выберите Изысканное письмо. Щелкните по стрелке поля Введите приветствие введите: «Дорогой Дед Мороз». Сотрите текст Коллекции на вкладке.. и введите: «Поздравляю тебя с наступающим Новым годом! Ты и Снегурочка, наверное, заняты приготовлениями к празднику? Мы тоже готовимся к встрече Нового года! Весь этот год я веду себя хорошо. Я помогаю маме и папе, убираю свою комнату и мою посуду. Еще я кормлю рыбок. В этот праздник я надеюсь, что ты подаришь мне красивые игрушки. Вот о каких подарках я мечтаю в этом году: Новый велосипед Большой мяч 16

17 Несколько пазлов» В поле Введите заключение введите: С любовью, В поле Введите название организации отправителя введите текст: твой Дима. Сохраните письмо под именем Mail. Проверка правописания Проверка орфографии, грамматики. В процессе ввода текста время от времени под словами может появляться волнистая черта красного, зеленого или синего цвета. Подчеркивание красным цветом. Это подчеркивание указывает на возможную орфографическую ошибку или на то, что в приложении Word введенное слово оказалось не распознанным (например, в случае имени собственного или названия местности). Если слово введено верно, однако в приложении Word оно не было распознано, это слово можно добавить в словарь Word, чтобы предотвратить его подчеркивание в будущем. В ходе практического занятия будет показано, как это выполнить. Подчеркивание зеленым цветом. Это подчеркивание указывает на то, что должна быть пересмотрена грамматика предложения. Подчеркивание синим цветом. Это означает, что слово введено правильно, однако оно не соответствует предложению. Например, вместо слова «не» указано слово «нет». Что делать с подчеркиваниями? Щелкните правой кнопкой мыши подчеркнутое слово, чтобы просмотреть предложенные исправления (иногда они отсутствуют). Щелкните исправление, чтобы заменить им слово в документе и убрать подчеркивание. Обратите внимание, что при печати документа с подчеркиваниями они не отображаются в распечатанном документе. Примечание!: Небольшое предупреждение по работе с зелеными и синими подчеркиваниями: в приложении Word хорошо осуществляется проверка орфографии, которая чаще всего достаточно очевидна. Однако проверка грамматики и правильного использования слов в предложении не столь проста. Если вы уверены в своей правоте, можно проигнорировать предложенные исправления и убрать знаки подчеркивания. В ходе практического занятия будет показано, как это выполнить. Совет! Если не удобно прерывать работу при появлении подчеркивания, можно просто проигнорировать его. По завершении работы выполните одновременную проверку грамматики и орфографии. Тезаурус Можно улучшить стиль изложения, обратившись к тезаурус, который предлагает синонимы слов. Чтобы воспользоваться тезаурусом, выделите слово, которое хотели бы заменить, а затем на вкладке рецензирование укажите команду Тезаурус, чтобы в левой части окна отобразить окно, содержащее список синонимов выделенного слова. Статистика При вводе текста в документ Word автоматически подсчитывает число страниц и слов в документе и отображает эти данные в строке состояния в нижней части рабочей области (рис. 2.5). Рис.2.5 Фрагмент строки состояния (строки статуса) Word. Если счетчик слов в строке состояния не отображается, щелкните строку состояния правой кнопкой и выберите пункт Статистика. Откроется окно, содержащее информацию о количестве строк, слов, знаков и т.д. (рис.2.6). Рис. 2.6 Окно Статистика 17

18 Перевод текста Word включает словари нескольких языков и средства, позволяющие переводить простые фразы с одного языка на другой и вставлять переведенные слова в документ. Для перевода более длинных фрагментов можно связаться со службой переводов Web непосредственно с панели задач перевод. Этих средств вполне достаточно, чтобы получить представление о содержании документа, написанного на иностранном языке. В ответственных случаях, однако, следует прибегнуть к услугам переводчика, поскольку компьютерный перевод не может передать всех нюансов исходного текста. Печать документа Поля Поля страницы представляют собой пустое пространство по краям страницы. Ширина полей вверху, внизу, слева и справа страницы равна 2,54 см. Это самая распространенная ширина поля, ее можно использовать для большинства документов. Однако, чтобы изменять размер полей, необходимо научиться это делать в любое время. Поля другого размера могут быть удобны при создании короткого документа, например письма, рецепта, приглашения или стихотворения. 18 Практическое задание: Измените поля, воспользуйтесь лентой, расположенной в верхней части окна. Откройте вкладку Разметка страницы. В группе Параметры страницы выберите команду Поля. Появятся изображения полей разного размера, представленные рисунками малого размера (значками) с указанием соответствующих размеров полей. Выберите значение в списке поле Узкое. Широкое. И посмотрите, какие изменения произошли с редактируемым вами документом. Примечание!: При выборе нужного типа поля этот тип автоматически применяется для всего документа. При выборе поля цвет значка этого поля изменится. При повторном нажатии кнопки Поля такое выделение цветом позволит понять, какой размер поля установлен для документа. Выберите Обычное поле. Колонтитулы, При желании можно вставить в документ колонтитулы. Колонтитулы содержат одинаковые для всех страниц документа текст, который печатается вверху и внизу страницы (например, заголовок главы в книги или название фирмы в деловом документе). Чтобы вести текст в колонтитулы, щелкните по команде Верхний колонтитул или Нижний колонтитул на вкладке вставка в группе Колонтитулы и выберите образец колонтитула из списка. Откроется вкладка Конструктор из группы Работа с колонтитулами. Команды этой группы облегчают работу по созданию колонтитулов. Команда Дата время позволяет вставлять текущие дату и время в разных форматах фиксировано или обновляемые автоматически. Команда Экспресс-блоки позволяет вставлять автора, название документа и др. После ввода текста или рисунка в поля колонтитула закройте вкладку Колонтитулы. Нумерация Для вставки нумерации страниц на вкладке Вставка существует кнопка Номер страницы, где можно выбирать расположение номера и его формат. Такая же кнопка есть на вкладке Конструктор для работы с колонтитулами. Чтобы на первой странице не отображался номер или колонтитул на вкладке Конструктор для работы с колонтитулами нужно включить режим Особый колонтитул для первой страницы. Работа с таблицами и колонками Таблицы и колонки позволяют представить информацию в удобном для чтения виде. Таблицы состоят из строк и столбцов, пересечение которых образуют ячейку. Ячейки могут содержать любые данные, включая числа, текст и рисунки. Существует несколько способов создания таблицы: можно вставить таблицу в документ, указав ее размеры и формат, нарисовать произвольную таблицу или преобразовать в таблицу существующий текст. Вставка таблицы Примечание! Для создания таблицы, можно использовать Экспресс-таблицы, это таблицы, которые хранятся в коллекциях в качестве стандартных блоков. Получить доступ к ним и повторно воспользоваться ими можно в любое время. Если часто применяется таблица с определенным форматированием, можно сохранить копию этой таблицы в коллекции экспресс-таблиц, и тогда не нужно будет заново создавать такую таблицу каждый раз, когда в ней возникнет необходимость. Практическое задание: Щелкните в том месте, где нужно вставить таблицу.

19 На вкладке Вставка в группе Таблицы щелкните Таблица. Укажите Экспресс-таблицы, а затем щелкните требуемую таблицу. Если необходимо, замените подставленные в таблицу данные на те, что требуются. Укажите место для новой таблицы курсором. Перейдите к командной вкладке Вставка, в наборе команд Таблицы выберите команду Таблица. В открывшемся окне выберите размер таблицы 3 4. Ввод данных в таблицу Практическое задание: Создайте таблицу по образцу на рис Щелкните правой кнопкой мышки по первой ячейке первого столбца и введите Январь; во второй ячейке первого столбца введите Февраль, в третьей - Декабрь; во втором столбце введите аналогично Март, Апрель, Май; в третьем Июнь, Июль, Август; в четвертом Сентябрь, Октябрь, Ноябрь. Рис. 2.7 Образец таблицы Выделение таблицы и ее элементов Примечание!: В большинстве случаев, чтобы изменить таблицу, нужно выделить либо всю таблицу, либо ее часть. Элемент выделения Действие Таблица Столбец или строка Ячейка Несколько строчек Одинарный щелчок на кнопке Выделить таблицу в левой верхней ячейки таблицы. Поместить указатель над столбцом или слева от строки и, когда указатель примет форму маленькой черной стрелки, сделайте одинарный щелчок. Тройной щелчок внутри ячейки Щелкните в первой из выделяемых ячеек, нажмите на клавишу Shift и воспользуйтесь клавишей [ ] или [ ], чтобы выделить несколько ячеек в столбце или строке соответственно. Добавление, удаление строк, столбцов в таблице Щелкните мышкой по первой строчке, перейдите во вкладку Макет и в группе команд Строки и столбцы выберите команду Вставить сверху. Изменение размера строк и столбцов Если данные не умещаются в ячейках или наоборот занимают слишком мало места, можно изменить размер столбцов или строк, перетащив их границы. Выделите всю таблицу, во вкладке Макет, в группе команд Размер ячейки, щелкните по команде Автоподбор и из раскрывшегося списка выберете Автоподбор по содержимому. Разбиение и объединение ячеек Поместите указатель мышки слева от первой строки таблице и щелкните левой кнопкой мышки, первая строка будет выделена. Во вкладке Макет, в группе команд объединить выберите команду Объединить ячейки. Введите текст: Времена года. Примечание! Объединять ячейки так же можно с помощью Ластика, стирая границы между ячейками. Форматирование таблицы. Чтобы улучшить внешний вид таблицы, можно добавить к ней обрамление и фон и отформатировать текст в ячейках. Проще всего это сделать с помощью галереи Стили таблиц на вкладке Конструктор. Для этого выполните следующее: Выделите таблицу, во вкладке Конструктор в группе команд Стили таблиц, щелкните по кнопке Дополнительные параметры и примените понравившийся вам стиль. Чтобы изменить обрамление таблицы или ячеек, воспользуйтесь кнопкой Границы на вкладке Конструктор, прежде выделив тот элемент таблицы, который нужно оформить. 19

20 20 Выделите первую строку таблицы, в наборе команд Стили таблиц щелкните по стрелке команды Границы и заливка. В открывшемся окне в поле Цвет установите цвет для границы Зеленый и нажмите ОК. Диалоговое окно закроется, а цвет границы ячейки станет зеленым. Установите курсор в ячейку с надписью Декабрь. В наборе команд Стили таблицы щелкните по ячейке команды Заливка. Откроется галерея цветов заливки ячейки. Выберите светло-синий цвет. Цвет ячейки изменится на светло-синий. Представление текста в колонках Разбиение текста на колонки характерно для таких документов, как газеты и бюллетени. В Word, чтобы разбить текст на колонки, достаточно выделить нужный фрагмент и указать число колонок с помощью команды Колонки на вкладке Разметка страницы. Промежуток между колонками и их ширину можно задать в окне, которое открывается, если в меню кнопки Колонки выбрать команду Другие колонки. Если Вас не устраивает автоматическое разбиение текста, можно вставить разрыв колонки вручную, чтобы добиться определенного эффекта, например, разместить заголовок в начале колонки. Для этого указать курсором место разрыва и выполнить команду Разрывы Колонка из группы Параметры страницы вкладки Разметка страницы. Работа с графикой Можно придать документу большую выразительность и наглядность, вставив в него графические объекты. Под графическими объектами понимаются любые изображения (фотографии, рисунки, диаграммы, картинки), созданные различными программами или полученные с помощью сканера и других устройств. Word содержит библиотеку картинок и объекты WordArt, которые делают документ более выразительным. После того как графический объект создан или вставлен, его можно модифицировать, изменив цвет, размер и другие характеристики, переместить в другое место документа, а так же изменить взаимное расположение, объекта и текста. Вставка рисунков и картинок и их редактирование Практическое задание: Откройте любой документ с текстом. Укажите позицию вставки курсором, на вкладке Вставка в группе Иллюстрации нажмите Рисунок. Перейдите к папке содержащей файл с рисунком или фотографией, а затем дважды щелкните нужный файл. Рисунок добавится в документ. Измените размер картинки, для этого наведите указатель на маркер изменения размера в правом нижнем углу картинки. Когда указатель примет форму двусторонней стрелки, перетащите маркер вверх и влево, пока теневая рамка картинки не окажется примерно на 11-см отметки горизонтальной линейки. Измените цвет рисунка, для этого на вкладке Формат в группе Изменение выберите команду Цвет, в открывшейся галерее выберите нужный вариант. Измените яркость и контрастность картинки, для этого на вкладке Формат в группе Изменение нажмите кнопку Коррекция, а затем выберите нужный вариант. Чтобы применить стиль к картинке, на вкладке Формат в группе Стили рисунков щелкните кнопку Дополнительные параметры справа от коллекции Стили рисунков, а затем щелкните эскиз Металлический овал или любой другой. Вставка картинок Практическое задание: Укажите в документе место для вставки картинки курсором. Чтобы вставить картинку из коллекции, на вкладке Вставка в группе Иллюстрации щелкните Картинка. Справа на экране появится область Картинка. В области Картинка в поле Поиск введите ключевые слова для поиска картинки, например «Автомобиль», а затем щелкните Найти. Если вам будет предложено выполнить поиск картинок на вебузле Microsoft Office Online, нажмите кнопку Нет. В области задач Картинка щелкните нужный эскиз, картинка появится в документе. Область Картинка можно убрать, нажав кнопку Закрыть в правой части строки заголовка области. Примечание! Круглые маркеры, окружающие рамку изображения, указывают на то, что оно выделено. Чтобы изменить размер изображения, наведите указатель на маркер изменения размера в правом нижнем углу изображения. Когда указатель примет форму двухсторонней стрелки, перетащите маркер вверх и влево, чтобы изображение приняло форму квадрата со стороной около 0,6 см. Совет! Вы можете также изменить размер картинки, изменив значения параметров Высота и Ширина в группе Размер вкладки Формат. Для перемещения картинки по тексту ей нужно задать параметр обтекания текстом. Для этого щелчком мыши выделить картинку и на вкладке Формат выберите команду Обтекание текстом, а там выберите нужный вариант обтекания.

21 Чтобы изменить положение картинки, наведите указатель на картинку. Когда на указателе мыши появится четырехсторонняя стрелка, перетащите изображение с нажатой клавишей мыши. Чтобы сделать копию изображения, наведите на него указатель, нажмите кнопку мыши, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее нажатой, перетащите копию изображения; после этого отпустите кнопку мыши, а следом клавишу CTRL. Совет! Если отпустить клавишу CTRL до отпускания кнопки мыши, то вместо копирования изображения Word 2010 переместит его в указанное место. Чтобы закрыть документ, нажмите кнопку Закрыть в правой части строки заголовка. Если вам будет предложено сохранить изменения, нажмите кнопку по собственному желанию. Создание объекта WordArt Практическое задание: Откройте любой документ, можно создать новый. Укажите курсором место вставки и вставьте объект WordArt, на вкладке Вставка в группе Текст щелкните WordArt, затем щелкните четвертый эскиз в третьей строке. Вместо слов «Введите здесь Ваш текст» введите «Добро пожаловать!» и щелкните мышью вне рамки с надписью. Чтобы изменить стиль надписи, щелкните ее мышью, вокруг появится рамка. На вкладке Главная в группе Шрифт щелкните кнопку Параметры анимации и выберите Заливка-нет, контур-акцент 2. Чтобы залить цветом объект WordArt, щелкните этот объект. На вкладке Формат в группе Стили фигур щелкните стрелку на кнопке Заливка фигуры, затем в разделе Стандартные цвета, щелкните цветной прямоугольник Оранжевый. Чтобы изменить контуры текста объекта WordArt, в группе Стили WordArt щелкните стрелку кнопки Контур фигуры, а затем в разделе Стандартные цвета щелкните цветной прямоугольник Красный. Чтобы увеличить ширину объекта WordArt, наведите указатель на центральный правый маркер изменения размера объекта WordArt. Когда указатель примет форму двусторонней стрелки, перетащите маркер вправо примерно на 2,5 см. Примечание! Обратите внимание, что при отпускании кнопки мыши в центре страницы отобразится объект WordArt с измененным размером. Чтобы изменить форму объекта WordArt, в группе Стили WordArt нажмите кнопку Анимация, а затем команду Преобразовать и выберите форму надписи. Чтобы снабдить текст объекта WordArt тенью, в группе Стили фигур щелкните кнопку Эффекты фигур, выберите Тень и выберите нужный эффект тени. Чтобы придать объемный вид объекту WordArt, в группе Стили фигур щелкните кнопку Эффекты фигур, выберите Поворот объемной фигуры, а там щелкните нужный эффект. Чтобы разместить объект WordArt в тексте, ему задают параметр обтекания текстом. Для этого щелкните объект и на вкладке Формат выберите команду Обтекание текстом, а там выберите нужный вариант. Чтобы закрыть документ, нажмите кнопку Закрыть в правой части строки заголовка. Если вам будет предложено сохранить изменения, сохраните их. Стандартные блоки Стандартные блоки основаны на принципе повторного использования содержимого. Компонентом стандартных блоков можно сделать любые сведения, требующие повторного использования в документах, например, логотип, бланк, объявление целей и задач. Стандартные блоки позволяют экономить время и исключают необходимость повторного ввода содержимого. Функция Стандартные блоки находится на вкладке Вставка в кнопке Экпресс-блоки. Команда Организатор стандартных блоков содержит набор элементов для вставки полей, номеров страниц, колонтитулов, таблиц и других компонентов. После выбора данной команды будет предложен обширный список встроенных или ранее созданных и сохраненных блоков. Эти компоненты можно добавлять в виде, в котором они есть, либо отредактировать по своему вкусу. Кнопка Изменить свойства позволяет настраивать параметры выделенного компонента. Кнопка Удалить дает возможность удалять элемент из списка компонентов, а кнопка Вставить добавляет выбранный компонент в документ. Создание и модификация фигур Word включает средства, позволяющие вставлять в документ линии, овалы, прямоугольники и другие геометрические фигуры, которые используются при оформлении документов и создания несложных чертежей. Чтобы создать фигуру, на вкладке Вставка щелкните по кнопке Фигуры, затем щелкните по подходящей вам фигуре. Поставьте указатель мыши в нужном месте документа и нарисуйте фигуру, нажав левую кнопку мыши и не отпуская ее, протяните в нужном направлении, а затем отпустите мышь. Вставленную фигуру можно модифицировать, изменив ее размер и другие атрибуты, например, цвет линий и фон. При выделенной фигуре появляется вкладка Формат, на которой собраны команды для работы с фигурой. 21

22 Работа с диаграммами Чтобы упростить восприятие материала, можно вставить в документ диаграмму. Диаграмма представляет собой визуальное отображение числовых данных и других видов информации. SmartArt Инструмент SmartArt предназначен для создания рисунков или графиков, отражающих данные в документе. С помощью данного инструмента можно создавать сложные диаграммы, отражающие информационные процессы, иерархии, циклы, отношения и др. Команда SmartArt находится на вкладке Вставка в группе Иллюстрации. Для начала работы необходимо выбрать один из типов Список, Процесс, Цикл, Иерархия, Связь, Матрица, Пирамида и щелкнуть мышью нужный образец. Он появится в документе в позиции, указанной курсором. Цикл Шестеренки Процесс круглый ломаный Связь Формула процесс Рис. 2.8 Образцы организационных диаграмм SmartArt Редактирование добавленной в документ диаграммы осуществляется с помощью появившихся, связанных с объектом, вкладок Дизайн и Формат. На вкладке Дизайн можно добавлять или удалять элементы диаграммы, изменять макет диаграммы, выбирать ее цветовое оформление. На вкладке Формат есть возможность менять форму и стиль каждого элемента диаграммы, стиль надписи. Вставка и редактирование диаграммы Практическое задание: Открыть любой документ. Для перемещения курсора в конец документа нажмите клавиши CTRL+END. Чтобы вставить диаграмму, на вкладке Вставка в группе Иллюстрации нажмите Диаграмма. В диалоговом окне Вставка диаграммы в разделе Столбец правой области дважды щелкните четвертый в первой строке эскиз. Примечание!: При вставке образца гистограммы в документ добавляется рабочий лист с соответствующими данными, представленными в графическом виде. Чтобы удалить с листа образцовые данные, нажмите кнопку Выделить все в верхнем левом углу листа и нажмите клавишу DELETE. Примечание!: Обратите внимание, что при удалении всех данных с листа происходит очистка диаграммы в документе. Введите каждое значение в соответствующую ячейку, руководствуясь приведенной ниже таблицей. Ячейка Значение A1 Период B1 Книжные магазины C1 Интернет D1 Торговые точки в местах массового отдыха Совет! Для перемещения по листу можно пользоваться клавиатурой. Для перемещения по столбцу вниз нажимайте клавишу ВВОД, вверх SHIFT+ВВОД. Для перемещения по строке вправо нажимайте клавишу TAB, влево SHIFT+TAB. Можно также перемещаться на одну ячейку вверх, вниз, влево и вправо с помощью соответствующих клавиш со стрелками. Чтобы настроить ширину столбцов по ширине их содержимого, наведите указатель на границу между любыми двумя столбцами. Когда указатель превратится в двухстороннюю стрелку, сделайте двойной щелчок. Введите каждое значение в соответствующую ячейку, руководствуясь приведенной ниже таблицей. Элемент Описание 2 A2: Сентябрь B2: 10 C2: 23 3 A3: Октябрь B3: 17 C3: 69 D3: 81 4 A4: Ноябрь B4: 62 22

23 C4: 102 D4: A5: Декабрь B5: 190 C5: 321 D5: A6: Январь B6: 100 C6: 232 D6: 131 Примечание! Обратите внимание: хотя вы ввели данные за январь, на диаграмме они не отображаются. На исходном образце диаграммы были отображены только ячейки от A1 до D5. Поэтому, чтобы отобразить данные за январь, необходимо задать новый диапазон. Чтобы задать новый диапазон, щелкните диаграмму в документе. На вкладке Конструктор в группе Данные нажмите кнопку Выбрать данные. Совет! При нажатии кнопки Выбрать данные исходный диапазон данных на листе, по которым строится диаграмма, окружается мерцающей пунктирной линией. Чтобы свернуть диалоговое окно Выбор источника данных, в диалоговом окне Выбор источника данных справа от поля Диапазон данных диаграммы нажмите кнопку Свернуть диалог. На рабочем листе наведите указатель на ячейку A1, перетащите его к ячейке D6, а затем в диалоговом окне Выбор источника данных нажмите кнопку Развернуть диалог. Примечание! Обратите внимание, что в диалоговом окне Выбор источника данных в поле Диапазон данных диаграммы будет отображен новый диапазон, а в списке Подписи горизонтальной оси (категории) появится подпись «Январь». В диалоговом окне Выбор источника данных нажмите кнопку OK, а затем в правом верхнем углу окна Excel 2010 нажмите кнопку Закрыть. Примечание! Заметьте, что теперь на диаграмме отображаются данные за январь. Совет! Чтобы изменить значение в ячейке, можно открыть лист Excel, нажав кнопку Изменить данные в группе Данные вкладки Конструктор. Чтобы закрыть документ, нажмите кнопку Закрыть в правой части строки заголовка. Если вам будет предложено сохранить изменения, нажмите кнопку ДА. Практическое задание: Постройте диаграмму по образцу на рис Рис. 2.9 Образец таблицы и диаграммы. Работа с закладками Как и в обычной книге, в документе в нужных местах можно создавать закладки, чтобы потом быстро перемещаться по документу. Для этого выполните следующие действия: Укажите курсором место в документе, на которое необходимо установить закладку. Откройте вкладку Вставка и выберите команду Закладка. В открывшемся окне впишите имя закладки. Имя должно начинаться с буквы, может содержать буквы и цифры, но не должно содержать точек и пробелов. Щелкните кнопку Добавить в окне, окно автоматически закроется. Для перехода к нужной закладке нужно выполнить следующие действия: Откройте окно Найти и заменить, а в нем вкладку Перейти. В поле Объект перехода выбрать Закладка. В раскрывающемся списке Введите имя закладки выберите нужную закладку. Щелкните кнопку Перейти. Закройте окно. Курсор покажет место закладки. 23

24 Можно поступить иначе: На вкладке Вставка выбрать команду Закладка. В списке закладок выбрать нужное имя. Щелкнуть кнопку Перейти. В этом же окне можно удалить ставшую ненужной закладку: На вкладке Вставка выбрать команду Закладка. В списке закладок выбрать нужное имя. Щелкнуть кнопку Удалить. Вставка и модификация гиперссылок Гиперссылки позволяют организовать переключение между частями одного документа, между разными документами одного компьютера или с документами, расположенными в Интернете. Рис Окно Вставка гиперссылки Выполните следующие действия: Откройте любой документ. С помощью сочетания клавиш Ctrl+End перейдите в конец документа. Введите фразу «Мы молоды, талантливы и с нами приятно работать!» и выделите ее. Перейдите во вкладку Вставка, группа команд Связи и щелкните по команде Гиперссылка, откроется окно Вставка гиперссылки (рис. 2.10), в командной строке Адрес: введите « Нажмите Ок. Текст выделится цветом и подчеркнется, что указывает на то, что это гиперссылка. В дальнейшем при наведении на нее мыши будет появляться всплывающая подсказка (рис.2.11) 24 Рис Гиперссылка в тексте и всплывающая подсказка к ней Для исправления гиперссылки навести на нее мышь, щелкнуть правой клавишей мыши и выбрать в меню команду Изменить гиперссылку. Если гиперссылка не нужна, ее можно удалить, щелкнув по ней правой клавишей мыши и выбрав команду Удалить гиперссылку. Гиперссылки можно копировать, как любой фрагмент текста. Отслеживание исправлений О записях исправлений При работе с документом возникают ситуации, когда необходимо вносить исправления так, чтобы оставался и старый вариант документа. Для работы с исправлениями пользуются вкладкой Рецензирование. Если средство записи исправлений включено, то каждый вставленный или удаленный элемент, перемещение абзацев и изменение форматирования, сделанные рецензентом, записываются. При просмотре исправлений их можно принять или отклонить. Включение и выключение режима записи исправлений Для включения режима записи исправлений нажмите кнопку Исправления группы Запись исправлений вкладки Рецензирование или щелкните мышью по тексту индикатора записи исправлений в строке состояния - Исправления: Выкл. Признаком включенного режима является нажатая (яркая) кнопка Исправления группы Запись исправлений вкладки Рецензирование и текст индикатора записи исправлений в строке состояния -

25 Исправления: Вкл. Для выключения режима записи исправлений нажмите кнопку Исправления повторно или щелкните мышью по тексту индикатора записи исправлений в строке состояния - Исправления. Если кнопка Исправления недоступна, а щелчок по индикатору в строке состояния не выключает режим, может потребоваться отключение защиты документа. Просмотр исправлений Просмотр исправлений отдельных авторов: Откройте файл с любым документом. Выберите команду Исправления на вкладке Рецензирование (будет включен режим, позволяющий отслеживать исправления, внесенные в документ). Установите курсор в конце первого абзаца и введите в лучшем виде. Во втором абзаце удалите фразу два любых слова. (Появится соответствующая выноска.) Отобразите в документе исправления не всех, а только некоторых авторов (рецензентов), для этого на вкладке Рецензирование нажмите кнопку Показать исправления. В подчиненном меню Рецензенты выберите имена рецензентов, чьи исправления следует отобразить. Перейдите к командной вкладке Рецензирование. Щелкните по кнопке Показать исправления и включите все параметры (отметьте галочками все режимы). На экране отобразятся все исправления внесенные в документ. В наборе команд Изменения щелкните по кнопке Далее. (Будет выделено первое внесенное исправление). В наборе команд Изменения выберите команду Принять. (Внесенное исправление будет принято и соответствующая выноска пропадет). Повторите для всех исправлений. Настройка пометки исправлений Рис Настройка параметров исправлений По умолчанию удаленный фрагмент в документе помечается зачеркиванием, добавленный - подчеркиванием, перемещенный - двойным зачеркиванием, вставленный - двойным подчеркиванием. Для настройки способа пометки исправлений нажмите стрелку на кнопке Исправления в группе Запись исправлений вкладки Рецензирование и выберите команду Параметры исправлений. В окне Параметры исправлений настройте формат и особенности пометки исправлений. Для отображения выносок исправлений нажмите кнопку Показать исправления, выберите подменю Выноски и выберите команду Показывать исправления в выносках для того, чтобы в выносках отображались все исправления, или команду Показывать только примечания и форматирование в выносках, чтобы отображались только выноски с изменениями форматирования. Остальные исправления в этом случае будут отображены в тексте документа. Сравнение и объединение документов Сравнение документов используют для нахождения в них отличий, а также для объединения исправлений, внесенных несколькими рецензентами (авторами). Сравнение документов для нахождения отличий Данная процедура позволяет сравнить два документа и вывести на экран только несовпадающие фрагменты. Сравниваемые документы не изменяются. При таком способе сравнения различия между документами всегда отображаются в новом, третьем документе. 25

26 Во вкладке Рецензирование в группе Сравнить нажмите кнопку Сравнить и выберите команду Сравнить откроется окно Сравнение версий (рис. 2.13). В окне Сравнение версий в поле Исходный документ укажите исходный документ. Если сравнение ведется с открытым документом, как это обычно делается, то его имя можно выбрать в раскрывающемся списке. В поле Измененный документ выберите документ, который нужно сравнить с уже открытым документом. Примечание: Если файл документа находится в списке последних файлов, его можно выбрать в раскрывающемся списке. В других случаях выберите в раскрывающемся списке параметр Обзор или нажмите рядом расположенную кнопку. В окне Открытие документа перейдите в папку с нужным файлом и дважды щелкните по его значку. Рис Окно Сравнение версий Совет! Если не отображается область параметров сравнения, нажмите кнопку Больше Укажите параметры сравнения документов (поставьте галочки везде, как на рисунке выше). Рядом с Показывать изменения выберите отображение изменений на уровне знаков или на уровне слов. Совет! Если результаты сравнения не требуется выводить в третьем документе, укажите документ, в котором должны быть отображены изменения. Примечание! Следует иметь в виду, что параметры, выбранные в области Больше, будут использоваться по умолчанию в следующий раз. При необходимости можно поменять местами исходный и измененный документ. Для этого в окне Сравнение версий нажмите кнопку Поменять документы местами. Нажмите кнопку ОК. Примечание! Если какая-либо из версий документа содержит записанные исправления, на экран будет выведено соответствующее сообщение. Чтобы принять исправления и сравнить документы, нажмите кнопку Да. Откроется новый документ, в котором будут приняты исправления, записанные в исходном документе, а изменения, отмеченные во втором из сравниваемых документов, отобразятся в виде исправлений. Примечание! Для удобства сравнения документов в окне, помимо результата сравнения, можно отобразить и сравниваемые документы. Во вкладке Рецензирование в группе Сравнить нажмите кнопку Исходные документы и выберите отображаемые документы: исходный, измененный или оба сразу Примечание! В центральной части окна будет отображен результат сравнения, слева - область просмотра примечаний и исправлений, а справа - сравниваемые документы. В этом режиме можно работать только с результатом сравнения. Сравниваемые документы заблокированы от изменений. При необходимости документ, который получился в результате сравнения, можно сохранить как обычный файл. Объединение документов Данная процедура используется для объединения исправлений нескольких рецензентов в один документ: Во вкладке Рецензирование в группе Сравнить нажмите кнопку Сравнить и выберите команду Объединить. В окне Объединение документов версий в поле Исходный документ укажите исходный документ. Если объединение ведется с открытым документом, как это обычно делается, то его имя можно выбрать в раскрывающемся списке. В поле Измененный документ выберите документ, исправления которого нужно объединить с уже открытым документом. Примечание! Если файл документа находится в списке последних файлов, его можно выбрать в раскрывающемся списке. В других случаях выберите в раскрывающемся списке параметр Обзор или нажмите рядом расположенную кнопку. В окне Открытие документа перейдите в папку с нужным файлом и дважды щелкните по его значку. Совет! Если не отображается область параметров сравнения, нажмите кнопку Больше. Укажите параметры сравнения документов (поставьте галочки везде, как на рисунке 2.13). Рядом с Показывать изменения выберите отображение изменений на уровне знаков или на уровне слов. Примечание! По умолчанию приложение Word отображает исправления целыми словами. Например, если слово "документ" было заменено словом "документы", то в качестве внесенного исправления будет показано все слово, а не буква "ы". В группе Показать изменения установите переключатель в исходном документе. Совет! Следует иметь ввиду, что параметры, выбранные в области Больше, будут использоваться по умолчанию в следующий раз. 26

27 Поменяйте местами исходный и измененный документ. Для этого в окне Объединение документов нажмите кнопку Поменять документы местами. Нажмите кнопку ОК. Примечание! Хранить можно только один набор изменений форматирования, поэтому при объединении нескольких документов может появиться запрос, хранить ли форматирование исходного документа или использовать форматирование измененного документа (Рис. 2.14). Выберите нужный вариант использовать форматирование измененного документа и нажмите кнопку Продолжить слияние. Если нет необходимости отслеживать изменения форматирования, то в диалоговом окне Объединение документов снимите флажок Форматирование. Рис Окно запроса на сохранение форматирования В окне будет отображен исходный документ с исправлениями и примечаниями из обоих документов. С полученным таким образом документов можно работать как с обычным документом, содержащим исправления. Принимать и отклонять исправления в этой ситуации удобнее в области просмотра исправлений. Файл со всеми исправления можно сохранить и в последующем продолжить принимать и отклонять исправления. Совместная работа Проверка документа на совместимость с предыдущими версиями Word Данная функция позволяет понять, что мы потеряем при сохранении документа в формате предыдущих версий Word и стоит ли это делать (кнопка Файл Поиск проблем Проверка на совместимость.) Поиск и удаление из документа конфиденциальной информации Удаление личных и скрытых сведений Найти и удалить скрытые или личные сведения из документа Microsoft Word 2010, а также документов более ранних версий можно при помощи инспектора документов. Инспектор документов полезно запустить в любой момент при работе с документом, но обычно это делается перед открытием общего доступа к электронной копии документа, например, перед вложением в сообщение электронной почты. Откройте любой файл формата *docx. Нажмите кнопку Файл Поиск проблем Инспектор документов Примечание! Если документ не был сохранен перед проверкой, выйдет предложение сохранить изменения, в нем щелкнуть кнопку ОК. В диалоговом окне Инспектор документов (рис. 1.4) установите флажки для выбора типов скрытого содержимого, которое нужно проверить. Нажмите кнопку Проверить. Названия инспекторов, и обнаруживаемые ими данные, приведены в таблице. Название инспектора Примечания, исправления, версии Свойства документа и личные сведения Настраиваемые XML-данные Колонтитулы и подложки Обнаруживает и удаляет Примечания Пометки режима исправлений Сведения о версии документа Рукописные примечания Свойства документа, включающие сведения с вкладок Общие, Статистика и Прочие диалогового окна Свойства документа Заголовки электронных писем Маршруты документа Отправленные на рецензию данные Свойства сервера документов Сведения политики управления документами Сведения о типе содержимого Сведения о ссылках для полей с привязкой к данным (последнее значение преобразуется в текст) Имя пользователя Имя шаблона Пользовательские XML-данные, которые могут храниться в документе Любое содержание в колонтитулах документа, включая нумерацию страниц. Любые подложки, включая настраиваемые 27

28 Скрытый текст Текст, отформатированный как скрытый (параметр шрифта, доступный в диалоговом окне Шрифт) Данный инспектор не может обнаружить текст, скрытый другими методами (например, белый текст на белом фоне). Просмотрите результаты проверки в диалоговом окне Инспектор документов. Нажмите кнопку Удалить все рядом с результатами проверки для типов скрытых данных, которые необходимо удалить из документа. После удаления данных из документа нажмите кнопку Закрыть. Совет! Следует иметь в виду, что некоторые данные, удаленные из документа, невозможно восстановить с помощью команды Отменить. Создание финальной версии документа Пометка документа как окончательный Перед тем, как разрешить совместный доступ к электронной копии документа другим пользователям, можно использовать команду Пометить как окончательный, чтобы сделать этот документ доступным только для чтения и защитить его от изменений. Когда документ помечен как окончательный, в нем невозможен ввод, редактирование и оформление данных. Возможно только выделение текста и копирование его в буфер обмена. Кроме того, свойство документа Состояние принимает значение Окончательный. Команда Пометить как окончательный позволяет сообщить пользователю, что он предоставляет окончательную версию документа для совместного использования. Также это позволяет предотвратить внесение рецензентами или читателями непреднамеренных изменений в документе. Нажмите кнопку Файл, выберите команду Сведения, щелкните стрелку кнопки Защитить документ и в подчиненном меню выбери те команду Пометить как окончательный. Примечание! Если документ перед этим не был сохранен, выйдет запрос на сохранение. Нажмите кнопку ОК. После пометки выйдет информационное окно. Нажмите кнопку ОК. Примечание! Команда Пометить как окончательный не является средством обеспечения безопасности. Любой пользователь, получивший электронную копию документа, помеченного как окончательный, может отредактировать этот документ, сняв с него состояние "Помечен как окончательный". Для снятия пометки повторно выполните действия п.1. Рекомендация открытия файла в режиме "только для чтения" Чтобы предупредить случайное изменение файла рецензентами, можно создать подсказку. В этом случае при открытии файла рецензенту будет предложено открыть файл в режиме "только для чтения". Файл, открытый только для чтения, может быть прочитан или скопирован. Если внести изменения в файл "только для чтения", их можно сохранить, присвоив файлу новое имя. Нажмите кнопку Файл, выберите команду Сохранить как. В окне Сохранение документа нажмите кнопку Сервис и выберите команду Общие параметры. В окне Общие параметры установите флажок рекомендовать доступ только для чтения (рис. 2.15). Нажмите кнопку ОК. Рис Установка режима «только чтение» при сохранении документа 28 Совет! При открытии такого документа будет выходить запрос на способ открытия). Нажмите кнопку Да, чтобы открыть файл в режиме только для чтения. Нажмите кнопку Нет, чтобы открыть файл в

29 полнофункциональном режиме. Примечание! В заголовке окна открытого документа после имени файла будет отображена надпись только чтение. Примечание! Для снятия данного режима открытия файла следует выполнить те же действия, что и при установке и в окне Общие параметры (рис. 2.15) снять флажок рекомендовать доступ только для чтения. Открытие файлов в режиме "только для чтения" Во избежание внесения случайных изменений в документ, его можно открыть в режиме "только для чтения". При открытии файла в окне Открытие документа щелкните по стрелке рядом с кнопкой Открыть и выберите режим открытия (рис. 2.16). Рис Открытие документа только для чтения Защита документа паролем В Microsoft Word предусмотрено несколько уровней защиты, позволяющих управлять доступом к документам Microsoft Word. Можно ограничить доступ к файлу, например несанкционированное открытие файла и/или сохранение в нем изменений. Можно полностью защитить документ от изменений содержимого или только его часть. При этом можно разрешить ввод информации в отдельные разделы, фрагменты или в специальные поля документа. Можно разрешить ввод в документ только примечаний или исправлений. Можно ограничить возможности изменения оформления документа. Все уровни защиты являются не взаимоисключающими, а скорее взаимодополняющими друг друга. Установка пароля на открытие файла Пароль на открытие файла можно установить в процессе работы с документом. Нажмите кнопку Файл, выберите команду Сведения, Защитить документ, в подчиненном меню команду Зашифровать паролем. В окне Шифрование документа введите пароль. Нажмите кнопку ОК. В окне Подтверждение пароля введите пароль еще раз и нажмите кнопку ОК. Примечание! Пароль начнет действовать после сохранения и закрытия файла. Так же пароль на открытие можно установить в процессе сохранения документа в виде файла. Нажмите кнопку Файл, выберите команду Сохранить как. В окне Сохранение документа нажмите кнопку Сервис и выберите команду Общие параметры (рис.2.17). В окне Общие параметры в поле пароль для открытия файла введите пароль. Нажмите кнопку ОК. В окне Подтверждение пароля введите пароль еще раз и нажмите кнопку ОК. 29

30 30 Рис Выбор режима «Общие параметры» при сохранении документа Снятие пароля Снять пароль можно только после открытия файла. Нажмите кнопку Файл, выберите команду Сведения, Защитить документ, в подчиненном меню команду Зашифровать паролем. В окне Шифрование документа очистите поле пароля. Нажмите кнопку ОК. Примечание! Отказ от пароля начнет действовать после сохранения и закрытия файла. Установка пароля на разрешение записи. Защитить файл от несанкционированного изменения можно, разрешив его открытие в режиме "только для чтения", установив пароль на разрешение записи изменений в файле. Пароль можно установить в процессе сохранения документа. 1. Нажмите кнопку Файл, выберите команду Сохранить как. 2. В окне Сохранение документа нажмите кнопку Сервис и выберите команду Общие параметры. 3. В окне Общие параметры в поле пароль разрешения записи введите пароль. Нажмите кнопку ОК. 4. В окне Подтверждение пароля введите пароль еще раз и нажмите кнопку ОК. Примечание! Пароль начнет действовать после сохранения и закрытия файла. Следует иметь в виду, что данный способ защиты не является абсолютно надежным. Имеется возможность открыть файл в режиме "только для чтения", затем сохранить его под другим именем или в другую папку. После этого оригинал файла можно удалить, а в папку на его место переместить файл с изменениями, при необходимости присвоив ему имя удаленного файла. Снятие пароля Снять пароль можно только после открытия файла. Нажмите кнопку Файл, выберите команду Сохранить как. В окне Сохранение документа нажмите кнопку Сервис и выберите команду Общие параметры. В окне Общие параметры очистите поле Пароль разрешения записи. Нажмите кнопку ОК. Защита документа от изменений. Установка защиты Для установки защиты документа от изменений и настройки параметров защиты предназначена область задач Ограничить форматирование и редактирование на вкладке Рецензирование. Во вкладке Рецензирование в группе Защита нажмите кнопку Ограничить редактирование. Примечание! Область задач Ограничить форматирование обычно отображается в правой части окна. Можно устанавливать различные виды и способы защиты. Практически устанавливается не защита, а разрешение на выполнение определенных действий с документом. Установите флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа. Выберите один из способов: Только чтение, Запись исправлений, Примечания, Ввод данных в поля форм. Для режимов Только чтение и Примечания можно выделить не защищаемые фрагменты документа и выбрать пользователей, которым разрешается их редактирование. Для режима Ввод данных в поля форм можно указать, какие разделы документа будут защищены, а какие нет. Нажмите кнопку Да, включить защиту. В окне Включить защиту введите пароль в оба поля: Новый пароль и Подтверждение пароля. Несмотря на то, что в окне написано про необязательность пароля, пароль следует ввести. В противном случае любую установленную защиту сможет снять любой пользователь.

31 3. MS OFFICE POWER POINT 2010 Лента Главный элемент пользовательского интерфейса Microsoft Power Point представляет собой ленту. Рис. 3.1 Работа с лентой По умолчанию в окне отображается восемь постоянных вкладок: Главная, Вставка, Дизайн, Переходы, Анимация, Показ слайдов, Рецензирование, Вид. Каждая вкладка посвящена определенному виду работы, выполняемой при создании презентации. Кнопки на вкладках разделены на логические группы. Наиболее часто используемые кнопки в каждой группе имеют больший размер. Наиболее часто используемые команды вынесены на первый слой управления на вкладку Главная. Эти команды имеют вид кнопок и выполняют такие действия, как копирование и вставка объектов, добавление слайдов, изменение макета слайда, форматирование и размещение текста, поиск и замена текста. Вставка позволяет вставлять различные элементы, из которых состоит слайд таблицы, рисунки, схемы, диаграммы, текстовые поля, звуки, гиперссылки и колонтитулы. Конструктор позволяет выбирать общий вид слайда, фоновый рисунок, шрифты и цветовую схему. После этого можно настроить параметры слайда более детально. Анимации позволяет выбирать анимационные эффекты. Проще всего добавлять основные анимации в списки и диаграммы. Показ слайдов Позволяет выбирать цвет пера или определенный слайд, с которого начинается показ, записывать речевое сопровождение, просматривать все слайды и выполнять другие подготовительные действия. Рецензирование содержит команды проверки правописания и справочные материалы. Группа пользователей может добавлять и просматривать примечания при просмотре презентации. Вид позволяет быстро переключиться в режим заметок, включать линии сетки или упорядочивать все открытые презентации в окне. Во время работы над презентацией на ленте отображаются вкладки, помеченные особым цветом. Это контекстные вкладки, которые содержат специальные инструменты форматирования для работы с рисунками и графическими элементами (рис. 3.2). Рис. 3.2 Контекстные вкладки 31

32 Отображение коллекции Рис. 3.3 Отображение коллекции На ленте отображены несколько типов эффектов перехода. Чтобы отобразить остальные эффекты, нажмите кнопку Дополнительно Будет показана полная коллекция эффектов перехода. Чтобы посмотреть, как определенный эффект действует на слайд, наведите указатель мыши на этот эффект. Чтобы применить эффект, щелкните его. Когда приложение PowerPoint позволяет выбрать множество вариантов определенных возможностей, например стилей форм, типов элементов WordArt или анимационных эффектов, некоторые варианты отображаются на ленте. Чтобы увидеть полную галерею возможностей, щелкните стрелку Дополнительно, как показано на рис Наведите указатель мыши для предварительного просмотра. При наведении указателя мыши на эскиз в галерее можно увидеть, как выглядят форма или анимационный эффект на слайде. Если этот эффект не подходит, можно выбрать другой. Наводите указатель на разные эскизы. Эскиз, который решите применить, щелкните мышью. Использование дополнительных параметров Если в группе не отображен нужный элемент (см. группу Шрифт на рисунке), щелкните стрелку в углу Откроется диалоговое окно с дополнительными параметрами. Например, на вкладке Главная в группе Шрифт отображены основные кнопки форматирования: тип и размер шрифта, выделение полужирным или курсивом, цвет и другие. Если нужно применить другую команду форматирования, например надстрочное расположение, щелкните стрелку внизу этой группы, чтобы открыть диалоговое окно Шрифт. Стрелка отображается в группе при выполнении действий над слайдом, которые могут потребовать команд в этой группе. Например, при работе над текстом слайда стрелка появляется во всех группах вкладки Главная, имеющих команды для работы с текстом. 32

33 Изменение режимов просмотра Рис. 3.4 Изменение режимов просмотра Кнопки режима просмотра остались те же, что и в предыдущих версиях приложения PowerPoint. Теперь они расположены в другой части окна Перетащите ползунок масштаба, чтобы увеличить или уменьшить изображение слайда. Аналогичного эффекта можно достичь, нажимая кнопки «минус» (-) и «плюс» (+). Нажмите кнопку чтобы вернуть слайд к размерам окна после изменения масштаба. При работе в приложении PowerPoint приходится часто менять режим просмотра. Эту операцию попрежнему можно быстро выполнить с помощью кнопок «Обычный», «Сортировщик слайдов» и «Показ слайдов» однако теперь эти кнопки находятся в правом нижнем углу окна. Они являются частью новой панели инструментов, которая также содержит ползунок масштаба и кнопку, которая вписывает слайд обратно в размеры окна после изменения масштаба. Внимание! Существует также вкладка Вид, содержащая другие виды режимов просмотра режим страниц заметок, основное представление, список других презентаций и другие элементы Сочетания клавиш Если при работе в приложении PowerPoint вам удобнее пользоваться клавиатурой, чем мышью, необходимо подробно изучить сочетания клавиш. Лента снабжена новой системой сочетаний клавиш. Она имеет два явных преимущества: сочетания клавиш предусмотрены для каждой кнопки (в предыдущих версиях не всем командам меню соответствовали сочетания клавиш) и, кроме того, новые сочетания клавиш зачастую короче. Рис. 3.5 Сочетания клавиш Далее описаны возможности использования сочетаний клавиш. 1. Сначала нажмите клавишу ALT. 2. В разных частях ленты появятся буквы и цифры в белых прямоугольных рамках, называемые подсказками клавиш и служащие для указания назначенных сочетаний клавиш. Подсказки клавиш отображаются в виде букв на всех вкладках ленты и кнопке Microsoft Office. На панели быстрого доступа они отображаются как числа. Белые рамки, содержащие подсказки клавиш, называются карточками. Нажмите одну из назначенных клавиш для отображения дополнительных команд и кнопок. Например, нажмите клавишу H, чтобы отобразить все подсказки клавиш для групп на вкладке Главная. 3. Затем нажмите одну из клавиш, назначенных элементам группы, чтобы завершить последовательность. Например, нажатие клавиш ALT, H, L эквивалентно нажатию кнопки Макет. Работа со старыми сочетаниями клавиш. Прежние сочетания клавиш, начинающиеся с CTRL, остались доступны, и ими по-прежнему можно пользоваться. Например, с помощью сочетания клавиш CTRL+C попрежнему можно копировать данные в буфер обмена, а с помощью CTRL+V вставлять их из буфера обмена. Прежние сочетания с клавишей ALT для вызова команд меню также остались доступны. Однако, чтобы ими пользоваться, нужно знать полную последовательность нажатия клавиш. 33

34 Работа в приложении Power Point Создание новой презентации Рис. 3.6 Создание новой презентации Чтобы создать новую презентацию: 1. Нажмите кнопку Файл. 2. В раскрывшемся меню выберите Создать. 3. В окне Доступные шаблоны и темы (здесь показана только его часть) выберите нужный вариант. Выбор темы Чтобы увидеть, как будет выглядеть презентация, в начале работы выберите тему презентации. Тогда цвета темы будут применяться по мере добавления к слайду определенных объектов, например, диаграмм или таблиц. Тема определяет внешний вид и оформление презентации. Она определяет фон, расположение текста и других объектов, цвет и шрифт текста и элементов слайда. Работу с темами обеспечивает вкладка Дизайн. В группе Темы можно открыть галерею тем, подобную галереи шаблонов в предыдущих версиях приложения PowerPoint. Каждая тема имеет название, которое отображается в подсказке. При наведении указателя мыши на эскиз темы на слайде выполняется временный предварительный просмотр этой темы. Перед применением темы можно увидеть, как она выглядит, так что если она не подходит, не придется ее отменять. При перемещения указателя с эскиза темы предварительный просмотр прекращается. Щелкните стрелку справа от группы Темы, чтобы отобразить дополнительные варианты и сведения, например, какие темы используются в данном приложении. Там же отображаются ссылки на другие темы например, на веб-узле Microsoft Office Online Рис. 3.7 Выбор темы презентации Для того чтобы увидеть, как будет выглядеть тема, выполните следующие действия: 1. Наведите указатель мыши на эскиз темы (на рис. 3.7 цифрой 1 показана тема Апекс) 2. На слайде отобразится выбранный вариант (цифра 2). 3. Чтобы просмотреть полную коллекцию и ссылки на темы, щелкните стрелку Дополнительно (цифра 3). 34

35 Настройка темы Рис. 3.8 Настройка темы Выбранная тема содержит все элементы оформления, однако при необходимости отдельные элементы можно изменить. На вкладке Дизайн содержатся дополнительные галереи, с помощью которых можно изменить тему. Каждая галерея при наведении указателя мыши на содержащиеся в ней эскизы позволяет предварительно просмотреть их на слайде. Цвета. В каждой теме существует определенный набор цветов. Любой цвет темы можно выделить и изменить. Шрифты. Щелкните образец в галерее Шрифты, чтобы применить этот шрифт к слайдам. Каждый образец содержит шрифт для заголовка и шрифт для основного текста. Эффекты. Это набор визуальных эффектов для фигур, например свечение, сглаживание или объем. Стили фона. Аккуратное изменение фона темы и сохранение остальных цветов темы. Образцы показаны на рисунке. Изменение параметров темы (рис.3.8). На вкладке Дизайн воспользуйтесь галереями Цвета, Шрифты и Эффекты Просмотрите другие стили фона. В вариантах фона используются цвета темы. Чтобы выполнить предварительный просмотр фона, наведите указатель мыши на его эскиз. Чтобы создать и применить собственный фон (например, фотографию), выберите Формат фона. Добавление слайдов, выбор макета Макет можно выбрать перед вставкой слайда. Для этого на вкладке Главная нажмите кнопку Создать слайд под значком слайда. Будут отображены варианты макетов. Рис. 3.9 Добавление слайдов, выбор макета Выбор макета при добавлении нового слайда. На вкладке Главная нажмите кнопку Создать слайд под значком слайда. Щелкните любой макет, чтобы вставить слайд с этим макетом. 35

36 В PowerPoint 2010 с макетами работать удобнее, чем в предыдущих версиях приложения PowerPoint. Несколько макетов содержат заполнители содержимого для вставки текста и графики. Например, в центре рамки макета Заголовок и объект расположено несколько значков: Рис Заполнители содержимого для вставки текста и графики Щелкните один из значков, чтобы вставить объект соответствующего типа таблицу, диаграмму, рисунок SmartArt, рисунок из файла, картинку или видеофайл. Можно не обращать внимание на значки и ввести текст, поддерживаемый этим макетом. Вставка рисунка Рис Вставка рисунка Предположим, нужно вставить в презентацию фотографии руководителей компании или картинку, чтобы проиллюстрировать содержимое слайда. Как было показано в предыдущем разделе, можно вставить изображение непосредственно из местозаполнителя содержимого на слайде (см. рис.3.11 слева). Чтобы вставить собственный рисунок, щелкните значок Вставить рисунок из файла. Чтобы вставить картинку, щелкните значок Картинки. Рисунок будет размещен внутри местозаполнителя. Предположим, что после вставки рисунка потребовалось изменить его размер или применить к нему специальный эффект. Сначала выделите рисунок на слайде. На ленте будет отображена вкладка Работа с рисунками. Откройте вкладку Формат и воспользуйтесь кнопками и параметрами для работы с рисунками. Можно сделать рисунок прямоугольным или сгладить его углы, применить тень или свечение, добавить цветную границу, обрезать рисунок, изменить его размер и т.д.. Вставка рисунка из слайда является удобным методом, особенно при наличии на слайде более одного местозаполнителя, поскольку при вставке с помощью значков на слайде рисунок вставляется в тот же самый местозаполнитель. (Если требуется вставить рисунок с помощью значков на слайде, но местозаполнитель нужного типа отсутствует, можно легко сменить макет. Это будет подробно рассмотрено в ходе практического занятия.) С помощью вкладки Вставка можно вставить рисунок, а также многие другие элементы слайда. Этот метод отличается от предыдущего тем, что иногда в приложении PowerPoint автоматически выбирается, в какой местозаполнитель вставить рисунок. Вставка подписи в текстовое поле Чтобы создать подпись к рисунку, вставьте текстовое поле. Это можно сделать с помощью вкладки Вставка. При вставке текстового поля отображается вкладка Средства рисования. Щелкните вкладку Формат и с помощью имеющихся на ней команд выполните следующие действия: Выберите стиль фигуры для текстового поля или другие фигуры; заливку фигуры, например градиентную заливку; цвет контура фигуры; эффект, например багетную рамку, тень или свечение. Вставьте, измените или замените фигуры. Измените расположение и порядок фигур. 36

37 Рис Стили для текстовых полей Стили для текстовых полей. Вкладка Формат на вкладке «Средства рисования» содержит стили текстовых полей и других фигур. Откройте коллекцию фигур и наведите указатель мыши на любой стиль. Будет выполнен предварительный просмотр стиля, примененного к текстовому полю на слайде. Вставка организационной диаграммы Рис Вставка организационной диаграммы Работа с новой организационной диаграммой. В организационной диаграмме используются те же цвета, что и в общей теме. Рядом с диаграммой отображается область текста, в которую можно ввести текст. Текст, вводимый в область текста, применяется к фигурам в диаграмме. Он отображается в диаграмме в процессе ввода. Ранее было описано, как с помощью значков можно вставить рисунок или другой графический объект в макет Заголовок и объект. Эти значки включают значок для рисунков SmartArt, который позволяет выбрать макеты организационных диаграмм, а также других диаграмм приложения PowerPoint Если щелкнуть значок Рисунок SmartArt, будет отображена вся коллекция доступных графических макетов. Организационные диаграммы и другие графические объекты снабжены областью текста, в которой можно вводить текст и работать с ним отдельно от графических фигур. Это удобно, если не нужно вводить текст непосредственно в диаграмму. Кроме того, можно работать в другом направлении: преобразовать существующий маркированный список на слайде в графическое изображение с помощью кнопки Преобразовать в рисунок SmartArt на вкладке Главная. Организационную диаграмму можно вставить в слайд с помощью группы SmartArt на вкладке Вставка. 37

38 Рис Месторасположение команды SmartArt Применение простой анимации Рис Применение простой анимации Чтобы применить простую анимацию к организационной диаграмме, откройте вкладку Анимация. Выделив диаграмму, щелкните стрелку рядом с полем Анимация для отображения списка эффектов, включая Выцветание, Появление и Вылет. Выберите параметр отображения элементов организационной диаграммы на слайде. Они могут появляться одновременно, по ветви, по уровню или по фигуре. При наведении указателя на параметр отображения программа PowerPoint обеспечивает предварительный просмотр эффекта анимации на слайде. На рисунке показана фигура, появляющаяся на слайде. Чтобы создать более сложные эффекты анимации или изменить скорость выполнения уже примененного эффекта, выберите Настройка анимации на этой вкладке. Также здесь доступны эффекты перехода для слайдов. В качестве примера можно привести эффект шахматной конфигурации или стирания при переходе на следующий слайд. Печать, распространение документов и настройка параметров приложения Рис Печать документов и настройка приложения Кликните на команду Печать (рис. 3.16), чтобы увидеть презентацию в режиме Предварительный просмотр. Чтобы изменить параметры работы всего приложения, щелкните Параметры (рис. 3.16). Индивидуальная настройка PowerPoint. Чтобы выбрать параметры, имеющие отношение ко всему приложению, например режим просмотра по умолчанию или автоматическую проверку орфографии, выберите команду Параметры в нижней части меню. Здесь же находятся команды, которые можно добавить на панель быстрого доступа. 38

39 Открытие и сохранение существующих презентаций Рис Проверка на совместимость документа с предыдущими версиями В диалоговом окне средства проверки совместимости указано, какие возможности будут утеряны при сохранении файла в более старом формате. Воспользуйтесь ссылками на справочные сведения, чтобы узнать определения сообщений сводки. Презентации, созданные в предыдущих версиях приложения PowerPoint, можно открывать и изменять в PowerPoint Нужно только решить, сохранять их в старом формате или в новом. Приложение PowerPoint 2010 помогает принять решение. Проверка совместимости При открытии презентации приложение PowerPoint 2010 распознает, что она сохранена в старом формате. Если во время работы над презентацией к ней добавлен, например новый рисунок SmartArt, который будет искажен при сохранении в старом формате, приложение учитывает это. Когда пользователь нажимает кнопку Сохранить, отображается диалоговое окно Проверка совместимости, в котором подробно описано, что произойдет с элементами PowerPoint 2010 при сохранении в исходном формате Презентация PowerPoint (PPT-файл), как показано на рисунке Можно закрыть окно проверки и в диалоговом окне Сохранить как выбрать новый формат файлов. Также можно продолжить сохранение в старом формате. В приведенном ранее примере при проверке совместимости было выявлено, что при сохранении презентации в старом формате новый графический объект будет сохранен как единый объект, т.е. как рисунок, и его изменение станет невозможно. При открытии этого файла в приложении PowerPoint 2003 графический объект PowerPoint 2010 будет показан с максимальной визуальной точностью. Однако отдельные фигуры этого элемента будет невозможно изменить. Можно будет добавить фоновую заливку, применить команды работы с изображениями или изменить размер. Однако изменять макет, текст, стиль фигур и другие параметры будет невозможно. «Обход» Если графический объект не был изменен при работе над файлом в старой версии приложения PowerPoint, он сохранит все возможности PowerPoint Так что при открытии файла вновь в приложении PowerPoint 2010 этот объект опять можно будет изменять. Если при работе над файлом в старой версии объект был изменен, например был размыт рисунок, при открытии в приложении PowerPoint 2010 он станет единым неизменяемым объектом. ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА С POWER POINT 2010 Создайте новую презентацию и сохраните ее под имением Моя первая презентация (.pptx- формат Вашего документа) Для создания новой презентации перейдите по кнопке Файл, выберите пункт Создать Новая презентация (рисунок 3.18) Рис Создание новой презентации 39

40 Для сохранения презентации необходимо перейти по кнопке Файл. Далее выберите пункт Сохранить. Рис Сохранение презентации После нажатия на кнопку Сохранить появиться диалоговое окно Сохранение документа, в котором и следует указать имя документа и путь сохранения, а затем выбрать команду Сохранить (рисунок 3.20) Рис Сохранение документа Измените тему презентации на Апекс. Примените набор цветов Кнопка для данной темы. Для выбора и изменения темы презентации необходимо на вкладке Дизайн в наборе Темы выбрать нужную тему Апекс, затем в наборе Цвета выбрать набор цветов Кнопка Рис Выбор темы и набора цветов для презентации Измените размер слайдов на Экран (16:10) Для изменения размера слайдов необходимо на вкладке Дизайн выбрать команду Параметры страницы и в диалоговом окне Параметры страницы в поле размер слайда выбрать Экран (16:10) 40

41 Рис Изменения размера слайдов На первом слайде создайте заголовок Арифмометр Блеза Паскаля и подзаголовок с вашей именем и фамилией. Расположите подзаголовок в правом нижнем углу Для того, что расположить подзаголовок в нижнем правом углу необходимо на контекстной вкладке Средства рисования Формат выбрать команду Выровнять. Затем выровнять по правому краю. Вторым этапом выровнять по нижнему краю. 1 2 Рис Выравнивание Создайте второй слайд, выбрав макет Два объекта. Создайте заголовок слайда Блез Паскаль. В левом поле введите текст о биографии Паскаля. В правое поле вставьте и изображение Паскаля. Примените к рисунку стиль Металлическая рамка. На вкладке Главная выберите нижнюю часть команды Создать слайд. Выберите макет Два объекта Рис Создание слайда по определенному макету 41

42 Создайте заголовок слайда Блез Паскаль. В левом поле введите следующий текст: Блез Паскаль (19 июня 1623, Клермон-Ферран, Франция - 19 августа 1662, Париж, Франция) - французский математик, физик, литератор и философ. Классик французской литературы, один из основателей математического анализа, теории вероятностей и проективной геометрии, создатель первых образцов счѐтной техники, автор основного закона гидростатики. В правое поле вставьте и изображение Паскаля. Для этого на вкладке Вставка выберите команду Рисунок. В открывшемся диалоговом окне укажите путь до рисунка. Нажмите по кнопке Вставить Рис Вставка рисунка Для того, чтобы применить к рисунку стиль Металлическая рамка необходимо на контекстной вкладке Работа с рисунками выбрать из набора Стили рисунков стиль Металлическая рамка Рис Применения к рисунку стилей На втором слайде в левом поле выровняйте текст по ширине. Выделите поле с текстом, перейдите на вкладку Главная, затем в наборе команд абзац выберите команду Выровнять по ширине 42

43 Рис Выравнивание текста Создайте третий слайд, выбрав макет Заголовок и объект, по образцу Рис Образец третьего слайда Создайте четвертый слайд, выбрав макет Заголовок и объект. Создайте заголовок слайда Детство. В нижнее поле вставьте следующий текст: Паскаль родился в городе Клермон-Ферран (французская провинция Овернь) в семье председателя налогового управления Этьена Паскаля и Антуанетты Бегон, дочери сенешаля Оверни. У Паскалей было трое детей Блез и две его сестры: младшая Жаклин и старшая Жильберта. Мать умерла, когда Блезу было 3 года. В 1631 году семья переехала в Париж. Блез рос одарѐнным ребѐнком. Его отец Этьен самостоятельно занимался образованием мальчика; Этьен и сам неплохо разбирался в математике дружил с Мерсенном и Дезаргом, открыл и исследовал неизвестную ранее алгебраическую кривую, с тех пор получившую название «улитка Паскаля», входил в комиссию по определению долготы, созданную Ришельѐ. Рис Образец четвертого слайда По аналогии создайте 5 и 6 слайды с заголовками Биография и Математика случая соответственно. В текстовое поле на пятом слайде введите текст: 43

44 С 1658 года здоровье Паскаля быстро ухудшается. Согласно современным данным, в течение всей жизни Паскаль страдал от комплекса заболеваний: рака мозга, кишечного туберкулѐза, ревматизма[25]. Его одолевает физическая слабость, появляются ужасные головные боли. Гюйгенс, посетивший Паскаля в 1660 году, нашѐл его глубоким стариком, хотя Паскалю было всего 37 лет. Паскаль понимает, что скоро умрѐт, но не испытывает страха перед смертью, говоря сестре Жильберте, что смерть отнимает у человека «несчастную способность грешить». Не имея возможности ни читать, ни писать, ни размышлять, он занимается благотворительностью и изредка посещает старых друзей. 19 августа 1662 года после мучительной продолжительной болезни Блез Паскаль скончался. Похоронен в приходской церкви Парижа Сен-Этьен-дю-Мон. В текстовое поле на шестом слайде введите текст: Привычная жизнь Паскаля закончилась. Ухудшается и состояние его здоровья: врачи предписывают уменьшить умственную нагрузку. Паскаль бывает в обществе, завязывает светские отношения. Весной 1652 года в Малом Люксембургском дворце, у герцогини д Эгийон демонстрировал свою арифметическую машину и ставил физические опыты, заслужив всеобщее восхищение. Машина Паскаля вызвала интерес у шведской королевы Кристины по просьбе аббата Бурдело учѐный преподнѐс ей один экземпляр своего изобретения. В этот период Паскаль пережил возрождение интереса к исследованиям, стремления к славе, которые он подавлял в себе под влиянием учения янсенистов. У Паскаля множество планов на будущее. В письме Парижской академии (1654) он сообщил, что готовит фундаментальный труд под названием «Математика случая». Вставьте гиперссылку со слова Детство на 3 слайде на слайд с заголовком Детство (4 слайд). Проверьте работоспособность гиперссылки. Для вставки гиперссылки необходимо выделить текст или объект, с которого мы хотим сделать гиперссылку. Затем выберите на вкладке Вставка команду Гиперссылка. В диалоговом окне Вставка гиперссылки слева в поле Связать с выберите с местом в документе. Далее выберите 4 слайд и нажмите кнопку ОК. Рис Создание гиперссылки Проверить работоспособность гиперссылки можно только в режиме просмотра презентации. Для запуска презентации можно использовать клавишу F5 или вкладку Показ слайдов С начала. По аналогии создайте гиперссылки на третьем слайде со слов Биография и Математика случая на 4 и 5 слайды соответственно. Скройте созданные слайды (с 4 по 6) Для того, чтобы скрыть слайды можно воспользоваться вкладкой Показ слайдов, команда Скрыть слайд Важно! Скрываемые слайды должны быть выделены. Для восстановления слайдов нужно воспользоваться той же командой еще раз. 44

45 Рис Скрытие слайдов Создайте седьмой слайд по макету только заголовок. В поле заголовок введите «Конец» Вставьте дату на все слайды, кроме первого, в формате 1 сентября 2011 г. Для вставки даты необходимо перейти на вкладку Вставка, выбрать команду Колонтитулы, поставить галочки напротив позиций Дату и время, Не показывать на титульном слайде. Выбрать нужный формат даты. Нажать по кнопке Применить ко всем. Рис Вставка даты Добавьте управляющие кнопки на 4, 5 и 6 слайды, при нажатии на которые можно будет перейти на 3 слайд. Для вставки управляющей кнопки на 4 слайд, необходимо перейти на него. Затем на вкладке Вставка выбрать команду Фигуры Управляющие кнопки - Настраиваемая 45

46 Рис Управляющие кнопки Далее перейти на рабочую область слайда (указатель мыши примет вид «плюса»), зажав левую кнопку мыши нарисовать кнопку. После этого откроется диалоговое окно Настройка действия Рис Настройка действия Поставить точку напротив позиции Перейти по гиперссылки. В поле перейти по гиперссылке выбрать вместо Следующий слайд просто Слайд и указать 3 слайд, нажать по кнопке ОК. Рис Гиперссылка на слайд 46

47 Для того, чтобы подписать кнопку необходимо кликнув по ней правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню и выбрать Изменить текст Рис Изменения текста управляющей кнопки По аналогии добавьте управляющие кнопки на 5 и 6 слайды. Примечание! Работоспособность управляющих кнопок можно проверить только в режиме просмотра презентации На второй слайд добавьте анимацию для изображения: Вход Выцветание. Настройте анимацию: Начало: После предыдущего Задержка: 1 секунда Продолжительность: 3 сек. (медленно) Для добавления анимации к объекту или тексту необходимо сначала его выделить. Далее на вкладке Анимация выбрать команду Добавить анимации. Выбрать Вход Выцветание. Рис Добавление анимации Для настройки анимации на вкладке Анимация выберите команду Область анимации (справа откроется дополнительное окно область анимации ). В этом окне выберите эффект анимации, который предстоит настроить. Затем укажите запускать после предыдущего. В этом же контекстном меню необходимо для настройки задержки выбрать Время Рис Настройка анимации 47

48 Рис Настройка времени анимации Указать необходимое время задержки (1 секунда) анимации и скорость появления (3 сек медленно) На третий слайд добавьте анимацию для элементов списка: Вход Плавное перемещение вверх. Настройте анимацию: Начало: После предыдущего Задержка: 0,5 секунд Продолжительность: 1 сек. (быстро) Задание выполняется таким же образом, что и предыдущее. Нужно добавлять и настраивать анимацию для каждого элемента списка. Рис Добавление анимации для каждого элемента списка Измените порядок появления анимации: 3 элемент списка (Математика случая) появляется первым, затем 1 элемент списка и 2. Для выполнения этого задания работать необходимо в окне «Область анимации» и используя кнопку Порядок, переместить на первое место эффект анимации для 3 элемента списка Рис Изменение порядка анимации Создайте из презентации видеоролик В PowerPoint 2010 существует возможность создавать из презентаций видео. Для этого перейдите по кнопке Файл. Выберите пункт Сохранить и отправить Создать видео 48

49 Рис Создание видео из презентации 49

50 4. MS OFFICE EXCEL 2010 Главный элемент пользовательского интерфейса Microsoft Excel представляет собой ленту. По умолчанию в окне отображается семь постоянных вкладок: Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид. Помимо постоянных, имеется целый ряд контекстных вкладок, которые появляются автоматически при переходе в соответствующий режим или при выделении объекта или установке на него курсора При снятии выделения или перемещении курсора контекстная вкладка автоматически скрывается. Не существует способов принудительного отображения контекстных вкладок. В Excel под лентой располагается строка формул. В левой части строки формул находится поле имени, в нем отображается адрес активной ячейки, или имя диапазона ячеек (это имя при необходимости присваивает сам пользователь). В правой ее части выводится содержимое выделенной ячейки или формула, по которой это содержимое вычислялась. Высоту строки формул можно увеличить. Для этого щелкните по кнопке Развернуть строку формул (рис.4.1.). Рис. 4.1 Строка формул Если и в этом случае отображается не все содержимое ячейки, можно воспользоваться полосой прокрутки. Для того, чтобы привести строку формул в исходное состояние щелкните по кнопке Свернуть строку формул. Строку формул можно вообще убрать из окна. Для этого на вкладке Вид выключить режим Строка формул. Для возврата строки формул снова включить этот режим. В Microsoft Excel 2010 по умолчанию создаваемые документы сохраняются с расширением имени файла xlsx или xlsm. Суффикс "x" указывает на то, что файл не содержит макросов, а суффикс "m" что файл макросы содержит Новый документ создается автоматически сразу после запуска Excel. Новый пустой документ или документ на основе шаблона можно создать в процессе работы нажав кнопку Файл и выбрав команду Создать. Для сохранения изменений в существующем файле достаточно нажать кнопку Сохранить панели быстрого доступа. Практическое задание (сохранение нового документа) Нажмите кнопку Файл и выберите команду Сохранить. В окне Сохранение документа перейдите к нужной папке. В поле Имя файла введите (при необходимости) имя файла (расширение имени вводить не следует). Нажмите кнопку Сохранить. По умолчанию все файлы сохраняются в том же формате, в котором были открыты. Новые документы и файлы Excel 2010 сохраняются в формате Документ Excel, файлы предыдущих версий сохраняются в формате Документ Excel Для изменения формата открытого файла необходимо. 1. Нажмите кнопку Файл и выберите команду Сохранить как. 2. В окне Сохранение документа разверните список типов файлов. 3. В появившемся списке выберите необходимый формат. 4. Нажмите кнопку Сохранить. Многие возможности Excel 2010 не поддерживаются в более ранних версиях. При сохранении документа, созданного в Excel 2010, в формате Документ Excel в нем будут произведены изменения. Проверка совместимости текущего документа с предыдущими версиями Excel) 1. Нажмите кнопку Файл. 2. Выберите команду Сведения 3. В меню кнопки Поиск проблем выберите команду Проверка совместимости. В окне результатов проверки совместимости (рис. 4.2) будет отображен список несовместимых элементов. 50

51 Рис. 4.2 Сводка проверки совместимости документа с предыдущими версиями Excel Необходимо внести изменения в книгу или для сохранения с потерями функциональности нажать кнопку Продолжить. Для закрытия файла нажмите кнопку Закрыть в строке названия окна Excel Для закрытия единственного открытого файла без завершения работы с Excel 2010 нажмите кнопку Файл и выберите команду Выход. При закрытии файла, созданного в старых версиях Microsoft Excel, даже если в нем не производилось никаких действий, выводится предупреждение о пересчете формул. Для сохранения результатов пересчета следует нажать кнопку Да. Формат файла при этом не изменяется. Структура документа Документ Microsoft Excel называют книгой (иногда используют термин "рабочая книга"). Книга Microsoft Excel состоит из отдельных листов (иногда используют термин "рабочий лист"). Вновь создаваемая книга обычно содержит 3 листа. Листы можно добавлять в книгу. Максимальное количество листов не ограничено. Листы можно удалять. Минимальное количество листов в книге один. Листы в книге можно располагать в произвольном порядке. Можно копировать и перемещать листы, как в текущей книге, так и из других книг. Каждый лист имеет имя. Имена листов в книге не могут повторяться. Ярлыки листов расположены в нижней части окна Microsoft Excel. Листы могут содержать таблицы, диаграммы, рисунки и другие объекты. Могут быть листы, содержащие только диаграмму. Лист состоит из ячеек, объединенных в столбцы и строки. Лист содержит столбцов. Столбцы именуются буквами английского алфавита. Заголовок столбца содержит от одного до трех символов. Первый столбец имеет имя А, последний XFD. Лист содержит строк. Строки именуются арабскими цифрами. Каждая ячейка имеет адрес (ссылку), состоящий из заголовка столбца и заголовка строки. Например, самая левая верхняя ячейка листа имеет адрес А1, а самая правая нижняя XFD Кроме того, ячейка (или диапазон ячеек) может иметь имя. Ячейка может содержать данные (текстовые, числовые, даты, время и т.п.) и формулы. Ячейка может иметь примечание. Просмотр листов Изменение режима просмотра листа Выбрать режим просмотра листа можно при работе в любой вкладке Excel Ярлыки выбора основных режимов просмотра книги расположены в правой части строки состояния (рис. 4.3). Если ярлыки не отображаются, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте строки состояния и в появившемся контекстном меню выберите команду Ярлыки режимов просмотра. 51

52 Рис. 4.3 Выбор режима просмотра листа По умолчанию для вновь создаваемых документов установлен режим просмотра Обычный. Этот режим используется для выполнения большинства задач Microsoft Excel, таких, как ввод и обработка данных, форматирование данных и ячеек, вычисления, построение диаграмм и т. д. Режим Разметка страницы позволяет изменять данные и при этом видеть их так, как они будут напечатаны на бумаге. В этом режиме обычно создают и оформляют колонтитулы. В режиме Страничный в окне отображается только собственно сама таблица. Остальные ячейки листа не отображаются. Зато отображены границы страниц. Перетаскиванием этих границ можно изменять порядок разделения таблицы между страницами при печати. Кроме того, только в этом режиме можно эффективно работать с разрывами страниц. При переходе в режим Страничный обычно появляется информационное окно Страничный режим. Для дальнейшей работы следует нажать кнопку ОК. Перед этим можно поставить флажок Больше не показывать это окно. Еще один режим просмотра Во весь экран. Этот режим обеспечивает скрытие большинства элементов окна для увеличения видимой части документа (рис. 4.4). 52 Рис. 4.4 Отображение листа в режиме Во весь экран В отличие от других режимов просмотра, режим Во весь экран устанавливается для всех листов книги и всех открытых файлов. Чтобы вернуться в исходный режим, следует нажать клавишу Esc. Режимы просмотра листа изменяются соответствующими командами вкладки Вид или кнопками, расположенными справа от линейки масштабирования. Изменение масштаба отображения листа Изменить масштаб отображения листа можно при работе в любой вкладке Excel 2010 с использованием линейки масштабирования, расположенной в правом ни жнем углу. Щелкните по кнопке со знаком + (плюс) для увеличения масштаба или по кнопке со знаком (минус) для уменьшения. Масштаб можно также изменять перетаскиванием ползунка линейки масштаба. Если линейка масштаба не отображаются, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте строки состояния и в появившемся контекстном меню выберите команду Масштаб. Минимальный масштаб отображения 10%, максимальный 400%. Масштаб отображения листа можно изменять также во вкладке Вид. Нажав кнопку Масштаб в диалоговом окне Масштаб можно установить требуемый масштаб отображения листа. Для изменения масштаба отображения листа выполните действия:

53 1. Выделите фрагмент листа, который должен быть полностью отображен. 2. Нажмите кнопку Масштабировать выделенный фрагмент в группе Масштаб вкладки Вид. 3. Для отображения листа в масштабе 100 % нажмите кнопку 100%. 4. Для отображения листа в другом масштабе Нажмите кнопку Масштаб и выберите или введите нужный масштаб. Закрепление областей листа Закрепление строк, столбцов и областей листа используется при просмотре больших таблиц для того, чтобы при прокрутке листа закрепленные строки и столбцы оставались в окне. Закреплять можно только строки, только столбцы или и строки и столбцы одновременно. Для закрепления областей листа используют кнопку Закрепить области группы Окно вкладки Вид. Для закрепления произвольной области следует выделить ячейку ниже закрепляемой строки (строк) и правее закрепляемого столбца (столбцов) и в меню выбрать команду Закрепить области. Для отмены закрепления строк, столбцов или областей листа щелкните по кнопке Закрепить области, в меню выберите команду Снять закрепление областей. Перемещение по документу Перемещение по книге Для перехода к нужному листу книги достаточно щелкнуть мышью по соответствующему ярлыку листа в нижней части окна книги. Можно просмотреть полный список листов книги, используя контекстное меню (оно откроется после щелчка правой кнопкой мыши по любой кнопке прокрутки ярлыков). Для перехода к нужному листу щелкнуть имя листа в списке. Если в книге более 15 листов, для перехода к листу, ярлык которого не отображается в контекстном меню, следует выбрать команду Все листы, а затем в диалоговом окне Переход к листу текущей книги выбрать нужный лист Чтобы облегчить поиск нужных ярлыков, их можно пометить разными цветами. Для этого в контекстном меню ярлыка листа выберите команду Цвет ярлычка, а затем выберите цвет в палитре цветов. Перемещение по листу Перейти к определенной ячейке листа можно мышью. Для этого достаточно навести на эту ячейку указатель мыши в виде белого креста и один раз щелкнуть левой кнопкой мыши. Для перехода к нужной ячейке можно использовать клавиатуру. Клавиши и производят переход на одну ячейку вправо или влево, а клавиши и на одну ячейку вниз или вверх. Клавиши Page Up и Page Down на один экран вниз или вверх. Клавиша Home переводит к первой ячейке строки. Комбинация клавиш Ctrl+Home всегда переводит к ячейке А1. К нужной ячейке можно перейти, если ввести ее адрес в поле имени (рис. 4.1). Выделение фрагментов документа Большинство действий при работе с книгами выполняются с выделенными элементами: листами, ячейками и диапазонами ячеек, диаграммами и т.д. Выделение листов Листы выделяют с использованием их ярлыков. У выделенного листа цвет ярлыка ярче, чем у остальных листов. Выделенным всегда является текущий лист. Для выделения нескольких рядом расположенных листов щелкните мышью по ярлыку первого листа из группы, а затем при нажатой клавише Shift щелкните мышью по ярлыку последнего листа из группы. Для выделения нескольких произвольно расположенных листов щелкните мышью по ярлыку первого листа из группы, а затем при нажатой клавише Ctrl щелкайте мышью по ярлыкам необходимых листов. Выделение элементов листов Для выделения одной ячейки достаточно навести на нее указатель мыши в виде белого креста и один раз щелкнуть левой кнопкой мыши. Для выделения диапазона смежных ячеек необходимо навести указатель мыши в виде белого креста на крайнюю ячейку выделяемого диапазона, нажать на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, распространить выделение на смежные ячейки. При описании диапазона смежных ячеек указывают через двоеточие левую верхнюю и правую нижнюю ячейки, например, А1:С12. Для выделения нескольких несмежных ячеек нужно выделить первую ячейку, а затем каждую следующую при нажатой клавише клавиатуры Ctrl. Точно так же можно выделить и несколько несмежных диапазонов. Первый диапазон выделяется обычным образом, а каждый следующий при нажатой клавише клавиатуры Ctrl. При описании диапазона несмежных ячеек указывают через точку с запятой каждый диапазон, например, А1:С12; Е4:Н8. Для выделения столбца листа достаточно щелкнуть левой кнопкой мыши по заголовку столбца. Для выделения нескольких смежных столбцов необходимо навести указатель мыши (в виде вертикальной черной стрелки, направленной вниз) на заголовок столбца, нажать на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, распространить выделение на смежные столбцы. При выделении несмежных столбцов следует выделить 53

54 первый столбец или диапазон столбцов, а затем каждый следующий столбец или диапазон столбцов выделять при нажатой клавише клавиатуры Ctrl. Строки на листе выделяют аналогично столбцам. Для выделения всех ячеек листа необходимо один раз щелкнуть левой кнопкой мыши по прямоугольнику левее заголовков столбцов (рис. 4.5). Рис. 4.5 Выделение всех ячеек листа (кнопка Выделить все) Практическое задание Запустите Microsoft Excel Перейдите к листу 1. Установите режим просмотра документа Разметка страницы. Перейдите к листу 2. Установите режим просмотра документа Страничный. Перейдите к листу 3. Установите режим просмотра документа Во весь экран. Выйдите из режима просмотра документа Во весь экран. Перейдите к листу 1. Установите масштаб отображения листа 100%. Перейдите к листу 2. Установите масштаб отображения листа 50%. Перейдите к листу 3. Разделите лист по горизонтали. В верхней части листа отобразите строки, начиная со строки 1, в нижней части листа отобразите строки, начиная со строки 100. Перейдите на лист 1. Закрепите строку 1. Прокрутите лист так, чтобы в верхней части листа отображались строки, начиная со строки 80. Перейдите на лист 2. Выделите ячейки А2:А15. Выделите ячейки А4:F4. Выделите ячейки А2:Е6 и А11:Е15. Выделите строку 8. Выделите строки 2:12. Выделите строки 2:7 и 11:14. Выделите столбец В. Выделите столбцы В:D. Выделите столбцы A:B и F:G. Выделите все ячейки листа. Закройте Microsoft Excel Ввод данных с использованием клавиатуры Общие правила ввода данных Данные вводят в выделенную ячейку непосредственно или в строку формул. Подтвердить ввод можно одним из трех способов: нажать клавишу Enter или Tab; нажать кнопку Ввод (галочка) в строке формул (рис.4.6); выделить любую другую ячейку на листе (нельзя использовать при вводе формул). 54 Рис. 4.6 Ввод данных с клавиатуры По умолчанию все данные в ячейке вводятся одной строкой. Для ввода в несколько строк можно воспользоваться одним из способов: 1 способ - для перехода к новой строке (новому абзацу) в ячейке необходимо нажать комбинацию клавиш Alt +Enter.

55 2 способ ввести в ячейку все содержимое. Затем выделить ячейку и на вкладке Главная в группе Выравнивание выбрать команду Перенос текста (рис. 4.7). Число строк в ячейке в этом случае будет изменяться при изменении ширины столбца. Рис.4.7 Команда Перенос текста на вкладке Главная. Microsoft Excel обычно распознает вводимые в ячейку данные (текст, числа, даты, время) и автоматически устанавливает соответствующий формат данных. Ввод текста Если весь текст ячейки не помещается по ширине столбца, а ячейки справа не содержат данных, то текст отображается на листе на соседних ячейках справа (ячейка А1 на рис. 4.8). Если же ячейки справа содержат какие-либо данные, то весь текст на листе не отображается (ячейка А2 на рис. 4.8). При этом текст в строке формул отображается полностью. Рис 4.8 Отображение текста в ячейках Ввод чисел При первоначальном вводе числа (до изменения ширины столбцов) в ячейке может отобразиться число из 11 цифр. Если же ширина столбца была уменьшена и число не помещается в ячейке, то вместо числа в ячейке отображаются символы #. При этом число можно увидеть в строке формул или в виде всплывающей подсказки при наведении указателя мыши на ячейку. В ячейке число может быть отображено при увеличении ширины столбца или при уменьшении размера шрифта. При вводе с клавиатуры десятичной дроби целую часть отделяют от десятичной запятой. Ввод дат и времени Произвольную дату следует вводить в таком порядке: число месяца, месяц, год. В качестве разделителей можно использовать точку (.), дефис (-), дробь (/). При этом все данные вводятся в числовом виде. Точка в конце не ставится. Например, для ввода даты 12 августа 1918 года с клавиатуры в ячейку следует ввести: или или 12/8/1918 При вводе года можно ограничиться двумя цифрами, если речь идет о датах с 1 января 1930 года по 31 декабря 2029 года. Например, для ввода даты 12 апреля 1961 года с клавиатуры в ячейку достаточно ввести: или или 12/4/61 Для дат текущего десятилетия год можно указывать одной цифрой. Например, для ввода даты 2 ноября 2002 года с клавиатуры в ячейку достаточно ввести: или или 2/11/2 Текущую дату можно ввести комбинацией клавиш Ctrl + Shift + 4. Независимо от способа ввода и последующего форматирования дата в строке формул всегда отображается в полном формате: ДД.ММ.ГГГГ Время следует вводить в таком порядке: час, минуты, секунды. Впрочем, секунды вводить не обязательно. В качестве разделителей следует использовать двоеточие (:). Точка в конце не ставится. Например, для ввода времени 14 часов 12 минут 00 секунд в ячейку достаточно ввести: 14:12. Чтобы ввести текущее время, можно нажать комбинацию клавиш Ctrl + Shift + 6. Использование автозаполнения Использование стандартных списков Автозаполнение можно использовать для ввода в смежные ячейки одного столбца или одной строки последовательных рядов календарных данных (даты, дни недели, месяцы), времени, чисел, комбинаций текста и чисел. Кроме того, можно создать собственный список автозаполнения. 1. В первую из заполняемых ячеек введите начальное значение ряда. 2. Выделите ячейку. 3. Наведите указатель мыши на маркер автозаполнения (маленький черный квадрат в правом нижнем углу выделенной ячейки). Указатель мыши при наведении на маркер принимает вид черного креста. 55

56 4. При нажатой левой кнопке мыши перетащите маркер автозаполнения в сторону изменения значений. При перетаскивании вправо или вниз значения будут увеличиваться, при перетаскивании влево или вверх уменьшаться. Рис. 4.9 Автозаполнение по столбцу с возрастанием Рис.4.10 Результат автозаполнения По окончании перетаскивания рядом с правым нижним углом заполненной области появляется кнопка Параметры автозаполнения (рис. 4.10). Правка содержимого ячеек Замена содержимого Для замены содержимого ячейки достаточно выделить ее, ввести новые данные и подтвердить ввод. При вводе некоторых типов числовых данных (даты, время, числа с разделителями разрядов, проценты и др.) автоматически устанавливается формат данных в ячейке. Ввод новых числовых данных вместо существовавших может привести к их неправильному отображению. Так, если в ячейке была ранее введена дата, то после ввода обычного числа Microsoft Excel преобразует его в дату. Например, число 178 будет отображено как дата В этом случае следует очистить формат ячейки. Содержимое ячейки можно редактировать непосредственно в ячейке или в строке формул. Практическое задание: Запустите Microsoft Excel На листе 1 заполните и оформите таблицу как показано на рисунке Сохраните файл под именем Занятие. Закройте Microsoft Excel Организация данных на листе Размещение данных Как правило, на листе размещают одну таблицу. Таблицу обычно помещают в левом верхнем углу листа. Первый столбец таблицы размещается в столбце А, соответственно следующие столбцы таблицы занимают следующие столбцы листа. Первая строка таблицы размещается в строке 1, соответственно следующие строки таблицы занимают следующие строки листа. При необходимости несколько первых строк листа могут быть заняты названием таблицы. Иное размещение может затруднить печать таблицы, но не запрещается размешать таблицы произвольно. При создании таблиц нельзя оставлять пустые столбцы и строки внутри таблицы. Перемещение и копирование с использованием буфера обмена 56

57 Стандартный режим Перемещать и копировать с использованием буфера обмена можно любой диапазон выделенных ячеек. 1. Выделите перемещаемый (копируемый) фрагмент. 2. Для перемещения щелкните по выделенному фрагменту правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Вырезать или нажмите кнопку Вырезать группы Буфер обмена вкладки Главная. Для копирования щелкните по выделенному фрагменту правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Копировать или нажмите кнопку Копировать группы Буфер обмена вкладки Главная. Вырезанный или скопированный фрагмент будет выделен бегущим пунктиром. 3. Выделите ячейку, в которую перемещается (копируется) фрагмент (ячейку вставки). Нет необходимости выделять область вставки, достаточно одной ячейки (левая верхняя ячейка в области вставки). Ячейки вставляемого диапазона будут располагаться ниже и правее ячейки ставки. 4. Извлеките фрагмент из буфера на лист: щелкните правой кнопкой мыши по ячейке вставки и в контекстном меню выберите команду Вставить или нажмите кнопку Вставить группы Буфер обмена вкладки Главная. После вставки вырезанный фрагмент на старом месте исчезает, а на новом месте появляется. Скопированный фрагмент после вставки на старом месте остается; остается и выделение бегущим пунктиром. Это означает, что этот фрагмент можно вставить еще раз в другое место. Чтобы убрать бегущий пунктир нажмите клавишу Esc. После вставки ячеек при копировании правее и ниже области вставки появляется кнопка Параметры вставки (рис. 2.14), которую используют при выборе особенностей вставки. При перемещении ячеек кнопка не появляется. Рис Меню кнопки Параметры вставки Следует обратить внимание, что и при копировании, и при перемещении данных на непустую ячейку старые данные в ней автоматически заменяются новыми. Добавление ячеек При необходимости вставки ячеек между существующими ячейками, а не вместо них, следует щелкнуть правой кнопкой мыши по ячейке вставки и выбрать соответствующую команду контекстного меню: при перемещении Вставить вырезанные ячейки, а при копировании Вставить скопированные ячейки. При вставке одной ячейки или диапазона ячеек, не образующего целую строку или целый столбец, выходит окно, в котором необходимо выбрать действие с существующими ячейками: сдвинуть их вправо или вниз. Копирование с помощью специальной вставки При копировании могут возникнуть и более сложные задачи: копирование из ячейки части информации; преобразование данных; установки связи между ячейками. Они решаются с использованием возможностей специальной вставки. Рис Выбор способа вставки Для извлечения из буфера обмена фрагмента с помощью специальной вставки во вкладке Главная в группе Буфер обмена щелкните стрелку кнопки Вставить и в появившемся меню выберите один из способов (рис. 4.12). Для доступа к другим способам в меню выберите команду Специальная вставка, в результате чего появится окно Специальная вставка (рис. 4.13). 57

58 Рис Выбор параметров специальной вставки Следует отметить, что с использованием специальной вставки можно вставить только последний из скопированных в буфер обмена фрагментов. Добавление элементов таблицы Добавление столбцов и строк Для добавления столбца (строки) можно щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку столбца (строки) листа, на место которого вставляется новый, и в контекстном меню выбрать команду Вставить. Можно также выделить любую ячейку, затем в группе Ячейки вкладки Главная щелкнуть по стрелке кнопки Вставить и выбрать требуемую команду (рис. 4.14). Рис Добавление столбцов или строк Вставленный столбец (строка) повторяет оформление столбца, расположенного слева (строки, расположенной выше). Удаление элементов таблицы Удаление столбцов и строк Для удаления столбца или строки таблицы можно щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку столбца или строки и в контекстном меню выбрать команду Удалить. Можно также выделить любую ячейку, а затем в группе Ячейки вкладки Главная щелкнуть по стрелке кнопки Удалить и выбрать требуемую команду (рис.4.15). Рис Удаление столбца (строки) 58

59 Если требуется удалить несколько столбцов или строк, то следует их выделить. Невозможно удалять одновременно столбцы и строки. Работа с листами Вставка листа Чтобы быстро вставить новый лист после существующих листов, щелкните ярлык Вставить лист справа от ярлычков листов. Чтобы вставить новый лист перед существующим листом, выберите ярлык этого листа, в группе Ячейки вкладки Главная щелкните по стрелке кнопки Вставить и выберите команду Вставить лист. Если выделить несколько ярлыков листов, то вставится точно такое же количество новых листов. Переименование листа 1. Дважды щелкните мышью по ярлыку листа, после чего имя листа будет выделено черным фоном. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по ярлыку листа и в контекстном меню выбрать команду Переименовать. 2. Введите новое имя и для подтверждения нажмите клавишу Enter. Перемещение и копирование листа в текущей книге Перемещение и копирование листа в пределах книги обычно производят перетаскиванием ярлыка листа вдоль линии ярлыков при нажатой левой кнопке мыши. Для копирования следует держать нажатой клавишу Ctrl. При этом будет перемещаться значок листа и метка вставки. При доведении метки вставки до нужной позиции в книге следует отпустить левую кнопку мыши. При копировании создается новый лист, являющийся полной копией существующего. Новому листу автоматически присваивается имя копируемого листа с добавлением цифры 2 в круглых скобках. Например, при копировании листа Зарплата будет создан новый лист Зарплата (2). Перемещение и копирование листа в другие книги 1. Щелкните правой кнопкой мыши по ярлыку листа и в контекстном меню выберите команду Переместить/скопировать. 2. В окне Переместить/скопировать (рис. 4.16) в раскрывающемся списке в книгу выберите книгу, в которую будет перемещаться или копироваться лист, в списке перед листом можно выбрать место расположения вставляемого листа. Для копирования листа необходимо установить флажок Создавать копию. Лист перемещается или копируется в выбранную книгу, при этом именно эта книга становится активной (отображается в окне). Если в списке в книгу выбрать (новая книга), то будет создана новая книга, содержащая только перемещенные или скопированные в нее листы. Удаление листов Для удаления листа следует щелкнуть правой кнопкой мыши по ярлыку листа и в контекстном меню выбрать команду Удалить. Можно также в группе Ячейки вкладки Главная щелкнуть по стрелке кнопки Удалить и выбрать требуемую команду. Нельзя удалить лист, если он является единственным в книге. Работа с элементами листа Рис Перемещение и копирование листов в другие книги Изменение ширины столбцов Произвольное изменение ширины Ширину столбца можно изменить, перетащив его правую границу между заголовками столбцов. Перетаскиванием можно изменять ширину сразу нескольких выделенных столбцов (не обязательно смежных). Ширина столбцов при этом будет одинаковой. Можно установить точную ширину столбца: 1. Выделите любую ячейку столбца (или нескольких столбцов). 2. В группе Ячейки вкладки Главная щелкнуть по стрелке кнопки Формат и выберите команду Ширина столбца (рис. 4.17). Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку столбца и в контекстном меню выбрать команду Ширина столбца. 3. В окне Ширина столбца установите требуемую ширину. 59

60 Рис Переход к установке ширины столбца Подбор ширины Для подбора ширины столбца по наибольшему содержимому какой-либо ячейки достаточно дважды щелкнуть мышью по правой границе этого столбца между заголовками столбцов. Например, для того чтобы подобрать ширину столбца В, следует дважды щелкнуть по границе между столбцами В и С. Если выделено несколько столбцов (не обязательно смежных), подбор ширины будет произведен сразу для всех столбцов. Изменение высоты строк Произвольное изменение высоты Высоту строки можно изменить, перетащив ее нижнюю границу между заголовками строк. Например, для того чтобы изменить высоту строки 2, следует перетащить границу между строками 2 и 3. При этом во всплывающей подсказке отображается устанавливаемая высота строки. Перетаскиванием можно изменять высоту сразу нескольких выделенных строк (не обязательно смежных). Высота строк при этом будет одинаковой. Можно установить точную высоту строк: 1. Выделите любую ячейку строки (или нескольких строк). 2. В группе Ячейки вкладки Главная щелкните по стрелке кнопки Формат и выберите команду Высота строки. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку строки и в контекстном меню выбрать команду Высота строки. 3. В окне Высота строки (рис.4.18) установите требуемую высоту. Рис Установка высоты строки Подбор высоты Для подбора высоты строки по наибольшему содержимому какой-либо ячейки достаточно дважды щелкнуть по нижней границе этой строки между заголовками строк. Например, для того чтобы подобрать высоту строки 1, следует дважды щелкнуть по границе между строками 1 и 2. Подбор высоты можно произвести и сразу для нескольких строк (не обязательно смежных). Для этого их необходимо выделить, а затем дважды щелкнуть по нижней границе любой выделенной строки. Практическое задание: Запустите Microsoft Excel Откройте файл Занятие. Добавьте столбец Стоимость правее заполненной таблицы. Добавьте столбец Год правее заполненной таблицы. Добавьте строку Итого ниже заполненной таблицы. Выровняйте ширину столбцов таким образом, чтобы текст полностью размещался в ячейках. 60

61 Переименуйте Лист 1 в Товары. Удалите Лист 2 и Лист 3. Сохраните изменения в книге. Закройте Microsoft Excel О формулах Структура формулы Формулы представляют собой выражения, по которым выполняются вычисления. Формула всегда начинается со знака равно (=). Формула может включать функции, ссылки на ячейки или имена, операторы и константы. Например, в формуле =СУММ(В2:В8)*30 функция СУММ(); ссылки на ячейки В2 и В8; операторы : (двоеточие) и * (звездочка); константа 30. Операторы Арифметические операторы Арифметические операторы служат для выполнения арифметических операций, таких как сложение, вычитание, умножение. Операции выполняются над числами. Используются следующие арифметические операторы. Оператор Значение Пример + (знак плюс) Сложение A1+A2 (знак минус) Вычитание Отрицание A1-A2 -A1 * (звездочка) Умножение A1*A2 / (косая черта) Деление A1/A2 % (знак Процент 50% процента) ^ (крышка) Возведение в степень Операторы сравнения Операторы сравнения используются для сравнения двух значений. Результатом сравнения является логическое значение: либо ИСТИНА, либо ЛОЖЬ. Оператор Значение Прим ер = (знак равенства) Равно (A1= B1) > (знак больше) Больше (A1> B1) < (знак меньше) Меньше (A1< B1) >= (знак больше и Больше или (A1>= равно) равно B1) <= (знак меньше и Меньше или (A1<= равно) <> (знак меньше и больше) Создание и редактирование формул равно Не равно A1^2 B1) (A1<> B1) Ввод формул с клавиатуры С использованием клавиатуры вводят операторы (знаки действий), константы, скобки и, иногда, функции. С использованием мыши выделяют ячейки и диапазоны ячеек, включаемые в формулу. 61

62 1. Выделите ячейку, в которую требуется ввести формулу. 2. Введите = (знак равенства). 3. Выделите мышью ячейку, являющуюся аргументом формулы. 4. Введите знак оператора. 5. Выделите мышью ячейку, являющуюся вторым аргументом формулы. 6. При необходимости продолжайте ввод знаков операторов и выделение ячеек. 7. Подтвердите ввод формулы в ячейку: нажмите клавишу Enter или Tab или кнопку Ввод (галочка) в строке формул. Например, необходимо создать формулу для расчета стоимости нескольких книг в ячейке D2 таблицы на рис. 2.22: 1. выделите ячейку D2, 2. введите знак =, 3. щелкните мышью по ячейке В2, 4. введите знак *, 5. щелкните мышью по ячейке С2, 6. нажмите клавишу Enter. Рис Ввод формулы с клавиатуры При вводе с клавиатуры формула отображается как в строке формул, так и непосредственно в ячейке (см. рис. 4.19). Ячейки, использованные в формуле, выделены цветной рамкой, а ссылки на эти ячейки в формуле шрифтом того же цвета. Создание формул с использованием мастера функций Функция стандартная формула, которая обеспечивает выполнение определенных действий над значениями, выступающими в качестве аргументов. Для создания формул с функциями обычно используют группу Библиотека функций вкладки Формулы (рис. 4.20). Рис Вкладка Формулы 1. Выделите ячейку, в которую требуется ввести формулу. 2. Щелкните по кнопке нужной категории функций в группе Библиотека функций и выберите нужную функцию. 3. В окне Аргументы функции в соответствующем поле (полях) введите аргументы функции. Ссылки на ячейки можно вводить с клавиатуры, но удобнее пользоваться выделением ячеек мышью. Для этого поставьте курсор в соответствующее поле и на листе выделите необходимую ячейку или диапазон ячеек. Для удобства выделения ячеек окно Аргументы функции можно сдвинуть или свернуть. Текст, числа и логические выражения в качестве аргументов обычно вводят с клавиатуры. В качестве подсказки в окне отображается назначение функции, а в нижней части окна отображается описание аргумента, в поле которого в данный момент находится курсор. Следует иметь в виду, что некоторые функции не имеют аргументов. 4. В окне Аргументы функции нажмите кнопку ОК. 62

63 Для вставки функции не обязательно использовать кнопки категорий функций в группе Библиотека функций. Для выбора нужной функции можно использовать мастер функций. Причем, это можно сделать при работе в любой вкладке. 1. Нажмите кнопку Вставить функцию в строке формул. 2. В окне Мастер функций: шаг 1 из 2 (рис. 4.21) в раскрывающемся списке Категория выберите категорию функции, затем в списке Выберите функцию выберите функцию. 3. Нажмите кнопку ОК или дважды щелкните мышью по названию выбранной функции. 4. В появившемся окне Аргументы функции введите аргументы функции. Нажмите кнопку ОК. Рис Выбор функции в Мастере функций Создание формул с использованием кнопки "Сумма" В группе Библиотека функций вкладки Формулы имеется кнопка Автосумма, аналогичная ей кнопка, но с названием Сумма имеется также в группе Редактирование вкладки Главная. Для вычисления суммы чисел в ячейках, расположенных непрерывно в одном столбце или одной строке, достаточно выделить ячейку ниже или правее суммируемого диапазона и нажать кнопку Сумма. Для подтверждения ввода формулы следует нажать клавишу Enter или еще раз нажать кнопку Сумма. Для вычисления суммы произвольно расположенных ячеек следует выделить ячейку, в которой должна быть вычислена сумма, нажать на кнопку Сумма, а затем на листе выделить суммируемые ячейки и/или диапазоны ячеек. Для подтверждения ввода формулы следует нажать клавишу Enter или еще раз нажать кнопку Сумма. Кроме вычисления суммы, кнопку Сумма можно использовать при вычислении среднего значения, определения количества числовых значений, нахождения максимального и минимального значений. В этом случае необходимо щелкнуть по стрелке кнопки и выбрать необходимое действие: Среднее расчет среднего арифметического; Число определение количества численных значений; Максимум нахождение максимального значения; Минимум нахождение минимального значения. Редактирование формул Формулы в ячейках можно редактировать, щелкнув мышью два раза по ячейке или в строке формул. При редактировании формулы, как и при ее вводе, ссылки на ячейки и границы вокруг соответствующих ячеек выделяются цветом. Для изменения ссылки на ячейки и/или диапазон ячеек достаточно перетащить цветную границу к новой ячейке или диапазону. Для того чтобы изменить размер диапазона ячеек, можно перетащить угол границы. Для того чтобы заменить ссылку следует ее удалить, а затем выделить мышью новую ячейку или диапазон ячеек. В процессе редактирования можно запускать мастер функций. Перемещение и копирование формул Ячейки с формулами можно перемещать и копировать точно так же, как и ячейки с текстовыми или числовыми значениями. При копировании ячеек с формулами можно пользоваться возможностями специальной вставки. Это позволяет копировать только формулу без копирования формата ячейки. При копировании формулы ссылки на ячейки могут изменяться или нет в зависимости от их типа (относительные или абсолютные). 63

64 Ссылка в формуле, записанная обычным образом, например, А1, при копировании формулы будет изменяться относительно номера строки и/или относительно имени столбца. Такие ссылки называются относительными. Для того чтобы ссылка на ячейку при копировании не изменялась, необходимо использовать абсолютные ссылки. Абсолютная ссылка ячейки имеет формат $A$1, где $ служебный символ, показывающий абсолютную ссылку. Чтобы ссылка на ячейку была абсолютной, после указания ссылки на ячейку следует нажать клавишу F4. Ссылку можно преобразовать из относительной в абсолютную и при редактировании ячейки с формулой. К заголовкам столбца и строки в адресе ячейки следует добавить служебный символ $ (для того чтобы ссылка на ячейку А20 стала абсолютной, необходимо ввести $А$20). В создаваемых формулах можно ссылаться на ячейки других листов и книг. Для этого в процессе создания формулы следует перейти на другой лист текущей книги или в другую книгу и выделить там необходимую ячейку. При каждом переходе на другой лист, его имя автоматически добавляется к ссылке на ячейку. Имя листа и адрес ячейки разделены служебным символом! (восклицательный знак). А имя книги, добавляется к ссылке на ячейку в квадратных скобках. Например, в формуле =С2/[ЦБР.xlsx]Курс!$A$4*B2 использована ссылка на ячейку А4 листа Курс из книги (файла) ЦБР.xlsx. Ссылка может быть не только относительной или абсолютной, но и смешанной. Ссылка формата A$1 является относительной по столбцу и абсолютной по строке, т.е. при копировании ячейки с формулой выше или ниже, ссылка изменяться не будет. А при копировании влево или вправо будет изменяться заголовок столбца. Ссылка формата $A1 является относительной по строке и абсолютной по столбцу, т.е. при копировании ячейки с формулой влево или вправо ссылка изменяться не будет. А при копировании выше или ниже будет изменяться заголовок строки. В процессе создания и/или редактирования формул Excel обнаруживает ошибки синтаксиса формулы и приостанавливает дальнейшую работу. При выделении ячейки с ошибкой рядом с ней появляется кнопка Источник ошибки. Если щелкнуть по кнопке, появится меню, в котором указан тип ошибки, а также команды действий для исправления ошибки. Основные ошибки и некоторые возможные причины их появления приведены в таблице. Отображение в ячейке #ЗНАЧ! Причина Использование недопустимого типа аргумента или операнда Пример В формулу вместо числа или логического значения (ИСТИНА или ЛОЖЬ) введен текст. Для оператора или функции, требующей одного значения, указывается диапазон. #ДЕЛ/0! Деление числа на 0 (ноль). В формуле содержится явное деление на ноль (например, =А1/0). Используется ссылка на пустую ячейку или ячейку, содержащую 0 в качестве делителя #ИМЯ? #Н/Д Excel не может распознать имя, используемое в формуле Значение недоступно функции или формуле #ССЫЛКА! Ссылка на ячейку указана неверно #ЧИСЛО! Неправильные числовые значения в формуле или функции. #ПУСТО! Задано пересечение двух областей, которые в действительности не имеют общих ячеек Используется имя ячейки или диапазона, которое не было определено. Ошибка в написании имени ячейки или диапазона. Ошибка в написании имени функции. В ссылке на диапазон ячеек пропущено двоеточие (:) В формулу введен текст, не заключенный в двойные кавычки. Не заданы один или несколько необходимых аргументов стандартной или пользовательской функции листа Ячейки, на которые ссылаются формулы, были удалены или в эти ячейки было помещено содержимое других скопированных ячеек. В функции с числовым аргументом используется неприемлемый аргумент Числовое значение результата вычисления формулы слишком велико или слишком мало, чтобы его можно было представить в Excel Используется ошибочный оператор диапазона 64

65 Если в формуле действительно имеется ошибка, следует исправить ее с помощью команды меню Источник ошибки или самостоятельно. Если же создана правильная формула, можно выбрать команду меню Пропустить ошибку. При этом индикатор ошибки исчезнет. Практическая работа: Запустите Microsoft Excel Откройте файл Занятие. На листе Товар в столбце Год вставьте формулу подсчета суммы за все кварталы года по каждому товару. В столбце Стоимость заказа вставьте формулу подсчета суммы стоимости заказа за год по каждому товару. Заполните строку Итого: подсчитайте суммы по столбцам таблицы. Создайте копию листа Товар. Введите новое имя листа Подробно. На листе Подробно в ячейку А10 запишите: Общее количество товара. В ячейке В10 вставьте формулу для подсчета общего количество товара за год. Сохраните изменения в книге. Закройте Microsoft Excel О числовых форматах Под числами в Microsoft Excel понимаются собственно числа, включая числа с десятичными и/или простыми дробями и числа с указанием символа процентов, а также даты и время. Форматирование чисел используется для более удобного представления данных на листе. При установке формата отображение введенного числа в строке формул и в ячейке может отличаться. Но именно значение числа, отображаемое в строке формул, будет использоваться при вычислениях, сортировках и т. д. Точно так же как отформатированное число отображается на листе, оно будет и напечатано. Для установки числовых форматов используют элементы группы Число вкладки Главная, а также вкладку Число диалогового окна Формат ячеек (рис. 4.22). Рис Элементы Excel для установки числовых форматов Основные числовые форматы можно выбрать в раскрывающемся списке Числовой формат. 1. Выделите ячейку или диапазон ячеек. 2. Щелкните по стрелке списка Числовой формат группы Число вкладки Главная и выберите нужный формат. Кроме того, в группе Число вкладки Главная расположены кнопки для установки финансового формата, процентного формата, а также для установки разделителя разрядов и управлением количества отображаемых десятичных разрядов. Для перехода к вкладке Число диалогового окна Формат ячеек можно щелкнуть по значку группы Число вкладки Главная или в списке форматов выбрать команду Другие числовые форматы. Общий формат используется по умолчанию. В большинстве случаев числа, имеющие общий формат, отображаются так, как они были введены с клавиатуры. В процессе работы общий числовой формат используют для отказа от других числовых форматов. Для установки общего формата проще всего воспользоваться раскрывающимся списком Числовой формат. 65

66 Процентный формат позволяет установить обозначение знака процента (%) для числа, отображаемого в ячейке. Обычно это используют для представления результатов вычислений. По умолчанию в процентном формате число отображается без десятичных разрядов. Для установки необходимого количества десятичных разрядов процентного формата можно воспользоваться кнопками Увеличить разрядность или Уменьшить разрядность группы Число вкладки Главная. Изменение разрядности позволяет изменять количество знаков после запятой, отображаемое в ячейке. 1. Выделите ячейку или диапазон ячеек. 2. Нажмите кнопку Увеличить разрядность или Уменьшить разрядность группы Число вкладки Главная. Одно нажатие соответствующей кнопки увеличивает или уменьшает на один знак количество отображаемых знаков после запятой. Финансовый и денежный формат. Установка финансового или денежного формата позволяет отображать в ячейке число с указанием денежной единицы. На рис.4.23 показано отображение чисел с различными денежными единицами. В столбцах В и D приведены денежные форматы, а столбцах С и Е финансовые. Рис Финансовый и денежный формат Финансовый формат можно установить с использованием кнопки Финансовый числовой формат группы Число вкладки Главная. 1. Выделите ячейку или диапазон ячеек. 2. Щелкните по стрелке кнопки Финансовый числовой формат и выберите обозначение денежной единицы. 3. Если требуемой денежной единицы нет в списке, выберите команду Другие финансовые форматы. 4. Во вкладке Число диалогового окна Формат ячеек в раскрывающемся списке Обозначение выберите обозначение нужной денежной единицы. В денежном формате, в отличие от финансового, можно выбрать способ отображения отрицательных чисел. Кроме того, денежный и финансовый формат отличаются способом выравнивания обозначения денежной единицы и знака минус (-) у отрицательных значений. 1. Выделите ячейку или диапазон ячеек. 2. Отобразите вкладку Число диалогового окна Формат ячейки. 3. В списке Числовые форматы выберите Денежный, в раскрывающемся списке Обозначение выберите обозначение нужной денежной единицы, в списке Обозначения числа выберите необходимый формат. Для установки финансового формата с указанием российской денежной единицы (р.) достаточно выделить ячейки и нажать кнопку Финансовый числовой формат. Для установки краткого или длинного формата даты можно также воспользоваться раскрывающимся списком Числовой формат. Формат времени позволяет изменить представление времени, отображаемое в ячейке. 1. Выделите ячейку или диапазон ячеек. 2. Отобразите вкладку Число диалогового окна Формат ячейки. 3. В списке Числовые форматы выберите Время, в списке Тип выберите необходимый формат. При необходимости предварительно в раскрывающемся списке Язык выберите язык, в стандартах которого будет отображено время. Текстовый формат используется в тех редких случаях, когда ячейку, содержащую числовые значения, необходимо оформлять как текстовую. Это может потребоваться, например, при создании в ячейке верхних и нижних индексов. Для установки текстового формата можно воспользоваться раскрывающимся списком Числовой формат. Следует обратить внимание, что текстовый формат устанавливает выравнивание чисел по левому краю ячейки. Дополнительные форматы используют для удобства ввода номеров телефонов, почтовых индексов, табельных номеров. Этот формат обычно устанавливают еще до ввода данных в ячейки. 1. Выделите ячейку или диапазон ячеек. 2. Отобразите вкладку Число диалогового окна Формат ячейки. 3. В списке Числовые форматы выберите Дополнительно, в списке Тип выберите необходимый формат. При необходимости предварительно в раскрывающемся списке Язык выберите язык. 66

67 Например, после установки формата Номер телефона (язык Русский) при вводе цифр номера телефона в ячейке автоматически отобразятся скобки, и будет установлен дефис. Практическая работа: Запустите Microsoft Excel Откройте файл Занятие. На листе Подробно для диапазона ячеек G2:H7 примените формат ячеек Финансовый (русский). Сохраните изменения в книге. Закройте Microsoft Excel Форматирование ячеек Выравнивание в ячейках Выравнивание в ячейках изменяет отображение данных на листе и при печати. Отображение данных в строке формул не изменяется. Для установки выравнивания используют элементы группы Выравнивание вкладки Главная, мини-панель инструментов, а также вкладку Выравнивание диалогового окна Формат ячеек (рис. 4.24). Рис Установка выравнивания по краям ячейки Для перехода к вкладке Выравнивание диалогового окна Формат ячеек можно щелкнуть по значку группы Выравнивание вкладки Главная (см. рис. 4.24). Объединение ячеек используется при оформлении заголовков таблиц и в некоторых других случаях: 1. Введите данные в левую верхнюю ячейку объединяемого диапазона. 2. Выделите диапазон ячеек. 3. Щелкните по стрелке кнопки Объединить и поместить в центре и выберите один из вариантов объединения (рис. 4.25) 67

68 Рис Выравнивание по центру произвольного диапазона Объединенная ячейка приобретает адрес крайней левой верхней ячейки объединяемого диапазона. Остальные ячейки объединенного диапазона пропадают. Наличие на листе объединенных ячеек может привести к некоторым проблемам при выделении элементов листа, автозаполнении, сортировках и т. д. Для разделения объединенной ячейки следует ее выделить, а затем нажать кнопку Объединить и поместить в центре. Поворот содержимого ячеек Содержимое ячеек можно расположить не только горизонтально, но и под любым углом. 1. Выделите диапазон ячеек. 2. Щелкните по стрелке кнопки Ориентация и выберите один из вариантов направления (рис. 4.26). Рис Выбор ориентации содержимого ячейки 3. Для поворота содержимого на произвольный угол в меню кнопки Ориентация выберите команду Формат выравнивания ячейки. 4. Во вкладке Выравнивание диалогового окна Формат ячеек (рис. 4.27) в группе Ориентация выберите способ поворота и требуемый угол. Содержимое ячейки можно повернуть на любой угол с точностью 1 градус. Для этого щелкните по метке нужного угла поворота в поле, где написано слово Надпись, или установите значение в счетчике градусов. Для изменения ориентации на вертикальную (буквы расположены "столбиком") щелкните в поле, где написано слово Текст. 68

69 Рис Варианты ориентации содержимого ячеек Установка границ ячеек Бледно-голубая сетка, отображаемая на листе, не всегда достаточно четко разделяет ячейки таблицы. Кроме того, сетка листа обычно не печатается. Для удобства просмотра и печати таблицы можно установить границы ячеек (обрамление ячеек). 1. Выделите диапазон ячеек. 2. Щелкните по стрелке кнопки Границы вкладки Главная и выберите один из вариантов границы (рис. 4.28). Рис Установка границ Перед выбором типа границы в подчиненных меню Цвет линии и Вид линии можно выбрать цвет и вид линии. При выборе цвета и вида линии указатель мыши принимает вид карандаша. В этом режиме границы ячеек можно создавать рисованием. 1. В меню кнопки Границы (см. рис. 4.28) выберите способ рисования границ. Способ Границы рисунка позволяет рисовать внешнюю границу обрамляемой области; Сетка по границе рисунка позволяет рисовать сплошную сетку. 2. Проведите указателем мыши при нажатой левой кнопке мыши по обрамляемым ячейкам. Для окончания рисования границ необходимо нажать клавишу клавиатуры Esc. Границы можно удалять независимо от способа их установки. 69

70 1. Выделите диапазон ячеек. 2. Щелкните по стрелке кнопки Границы вкладки Главная и выберите вариант Нет границы. Заливка ячеек Заливка ячеек цветным фоном используется для разделения данных на листе. В этом случае устанавливают заливку всего столбца или всей строки листа. Можно использовать заливку и отдельных ячеек. 1. Выделите ячейку или диапазон ячеек. 2. Щелкните по стрелке кнопки Цвет заливки группы Шрифт вкладки Главная и выберите цвет заливки (рис. 4.29). При наведении указателя мыши на выбираемый цвет срабатывает функция предпросмотра, и ячейки фрагмента листа отображается указанным цветом. Рис Выбор цвета заливки Для удаления заливки ячеек следует щелкнуть по стрелке кнопки Цвет заливки группы Шрифт вкладки Главная и выбрать команду Нет заливки. Условное форматирование Условное форматирование применяют для выделения данных, отвечающих некоторым условиям. Условное форматирование можно применять как к данным, введенным с клавиатуры, так и к результатам вычислений. Чаще всего условное форматирование применяют к числовым данным. Данные, отвечающие заданным условиям, выделяются специальными элементами оформления или измененным форматированием (параметры шрифта, границы, заливки). Рис Кнопка Условное форматирование группы Стили вкладки Главная Условный формат можно установить для одной ячейки или диапазона ячеек. На ячейку или диапазон ячеек можно накладывать до нескольких разных условий. Выделение значений С помощью условного форматирования можно выделить значения, отвечающие какому-либо условию (больше, меньше, между, равно и др.). 1. Выделите ячейку или диапазон ячеек. 2. Щелкните по кнопке Условное форматирование группы Стили вкладки Главная, в галерее выберите команду Правила выделения ячеек, а затем в подчиненном меню выберите условие (рис. 2.34). 70

71 Рис Выбор правила выделения значений 3. Настройте параметры условия и выберите способ выделения (рис. 4.32). Рис Настройка параметров условного форматирования Название и содержание окна настройки параметров условия зависит от выбранного условия. Например, при выборе условия Между можно указать минимальное и максимальное значения, а также выбрать способ выделения. Форматирование с использованием гистограммы Гистограммы помогают рассмотреть значение в ячейке относительно других ячеек. Длина гистограммы соответствует значению в ячейке. Чем она длиннее тем выше значение. 1. Выделите диапазон ячеек. 2. Щелкните по кнопке Условное форматирование группы Стили вкладки Главная, в галерее выберите команду Гистограммы, а затем в подчиненном выберите цветовое оформление (рис. 4.33). При наведении указателя мыши на выбираемый вариант оформления срабатывает функция предпросмотра, и фрагмент листа отображается с указанным оформлением. Рис Условное форматирование с использованием гистограммы 71

72 Форматирование с использованием трехцветной шкалы Цветовые шкалы помогают понять распределение и разброс данных. Трехцветная шкала помогает сравнить диапазон ячеек путем использования градации трех цветов. Уровень яркости цвета соответствует высоким, средним или низким значениям. Например, в красно-желто-зеленой шкале можно указать, что ячейки с высокими значениями будут зелеными, ячейки со средним значением будут желтыми, а ячейки с низкими значениями будут красными. Форматирование с использованием набора значков Набор значков используется для аннотирования и классификации данных по трем-пяти категориям, разделенным пороговым значением. Каждый значок соответствует диапазону значений. Например, в наборе значков зеленая стрелка вверх соответствует высоким значениям, желтая средняя стрелка, направленная в сторону, соответствует средним значениям, а красная стрелка вниз соответствует низким значениям. Создание и оформление "Таблиц" Данные, организованные на листе, можно оформить как "Таблицу". При создании таблицы можно анализировать ее данные и управлять ими независимо от данных за пределами таблицы. На листе можно создать любое количество таблиц. Таблица может использоваться для быстрой сортировки, отбора, суммирования или публикации данных, содержащихся в ней. С другой стороны, наличие таблицы на листе и в книге создает и некоторые проблемы. Так, например, таблицу нельзя структурировать. Нельзя использовать и автоматическое подведение итогов. Создание таблицы Таблица обычно создается на основе имеющихся на листе данных. 1. Выделите любую ячейку в диапазоне данных. 2. Нажмите кнопку Форматировать как таблицу в группе Стили вкладки Главная и выберите стиль оформления (рис. 4.34). Предпросмотр в данной ситуации не работает. Рис Выбор стиля оформления таблицы 3. В поле окна Форматирование таблицы будет автоматически указан диапазон данных, который преобразуется в таблицу (рис. 4.35). При необходимости можно очистить поле и на листе выделить другой диапазон ячеек с данными, которые оформляются в виде таблицы. Нажмите кнопку ОК. 72

73 Рис Создание таблицы В результате будет создана таблица. В каждый столбец автоматически добавляется значок автофильтра. Автоматически будет отображена контекстная вкладка Работа с таблицами/конструктор. Работа с таблицей Помимо обычных инструментов, для работы с таблицей можно использовать элементы вкладки Конструктор. Эта вкладка автоматически появляется при выделении любой ячейки таблицы и также автоматически скрывается при выделении любой ячейки вне таблицы. Можно применить к таблице другой стиль оформления. 1. Выделите любую ячейку таблицы. 2. Нажмите кнопку Экспресс-стили во вкладке Конструктор и выберите стиль оформления. Предпросмотр в данной ситуации работает, и таблица отображается с указанным оформлением. Во вкладке Конструктор в группе Параметры стилей таблицы можно настроить особенности параметров оформления таблицы. Преобразование таблицы в диапазон Таблицу можно преобразовать в обычный диапазон данных. Все установленное форматирование при этом сохранится. 1. Выделите любую ячейку таблицы. 2. Нажмите кнопку Преобразовать в диапазон в группе Сервис вкладки Конструктор. 3. В окне запроса на преобразование нажмите кнопку Да. Использование стилей Использование стилей обеспечивает единообразие оформления данных и ячеек во всей книге, позволяет быстро устанавливать выбранный набор параметров форматирования, а также мгновенно изменять оформление всех ячеек, к которым применен один стиль. Стилем называется набор параметров форматирования данных и ячеек: числовой формат; выравнивание; шрифт; граница; заливка; защита. Стиль не обязательно должен включать в себя все параметры форматирования. При изменении параметров стиля автоматически изменяется оформление всех ячеек, к которым применен изменяемый стиль. Для ячеек, к которым применен какой-либо стиль, можно применять также и любое другое оформление. Параметры оформления, установленные после применения стиля, не будут автоматически изменяться при изменении стиля. Стиль сохраняется вместе с книгой, в которой он создан. Стили можно копировать из одной книги в другую. Применение стиля 1. Выделите ячейку или диапазон ячеек. 2. Щелкните по кнопке Стили ячеек группы Стили вкладки Главная и выберите нужный стиль (рис. 4.36). При наведении указателя мыши на выбираемый стиль срабатывает функция предпросмотра, и фрагмента листа отображается с указанным оформлением. 73

74 74 Рис Применение стиля Применение темы Можно легко и быстро отформатировать весь документ, придав ему профессиональный и современный вид путем применения темы документа. Тема документа представляет собой набор вариантов форматирования, включающих цветовую тему (набор цветов), тему шрифтов (набор шрифтов заголовков и основного текста) и тему эффектов (набор линий и заливок). Применение темы Можно изменить тему документа, используемую по умолчанию, выбрав другую заранее определенную или пользовательскую тему документа. Во вкладке Разметка страницы щелкните кнопку Темы и выберите тему документа. При наведении указателя мыши на тему срабатывает предпросмотр и таблица отображается с указанным оформлением. При выборе темы выделять какие-либо ячейки нет необходимости. Параметры темы будут применены ко всем листам книги. Настройка темы Можно изменить отдельные параметры оформления, характерные для выбранной темы. Выбор темы определяет набор шрифтов (основного и для заголовков). Для изменения шрифтов темы во вкладке Разметка страницы щелкните кнопку Шрифты и выберите нужный набор шрифтов. При наведении указателя мыши на тему срабатывает предпросмотр и таблица отображается с указанными шрифтами. Выбор набора шрифтов не означает, что при оформлении нельзя использовать другие шрифты. Для изменения цветового оформления темы во вкладке Разметка страницы щелкните кнопку Цвета и выберите нужный набор цветов. При наведении указателя мыши на тему срабатывает предпросмотр и таблица отображается с указанными цветами. Выбор набора цветов не означает, что при оформлении нельзя использовать другие цвета. Копирование формата по образцу Простейшим и наиболее быстрым способом копирования оформления одной ячейки на другие ячейки является использование кнопки Формат по образцу группы Буфер обмена вкладки Главная. 1. Выделите ячейку, оформление которой требуется копировать. 2. Нажмите кнопку Формат по образцу. 3. После этого кнопка Формат по образцу останется нажатой, а справа от указателя мыши появится значок копирования формата. 4. Выделите ячейку или диапазон ячеек, для которых устанавливается копируемый формат. Предложенный способ пригоден для однократного копирования формата. Если требуется многократно применять оформление выбранной ячейки, то необходимо два раза щелкнуть по кнопке Формат по образцу (щелкать надо быстро, чтобы кнопка осталась нажатой), а затем выделять разные фрагменты. Для окончания копирования формата нажмите клавишу Esc или кнопку Формат по образцу, чтобы она пришла в обычное состояние. Копирование формата по образцу используют чаще всего при копировании оформления в пределах видимой части одного листа. Но этот способ можно использовать и для копирования оформления на другие листы и другие книги.

75 Практическая работа: Запустите Microsoft Excel Откройте файл Занятие. Отформатируйте таблицу на листе Подробно с помощью команды Стили ячеек как показано на рисунке: На листе Подробно в диапазоне В2:Е6 выделите синим цветом те ячейки, в которых поставки товара больше 30. На листе Подробно для диапазона Н2:Н7 примените условное форматирование Синяя гистограмма. Создайте копию листа Товары. Введите новое имя листа Таблица. На листе Таблица выделите диапазон ячеек А1:Н7 и примените к нему стиль таблицы Средний 12. Сохраните изменения в книге. Закройте Microsoft Excel Работа с данными Поиск и замена данных Поиск данных Поиск данных можно производить на всем листе или в выделенной области листа, например, только в некоторых столбцах или строках, а также сразу во всей книге. 1. В группе Редактирование вкладки Главная щелкните по кнопке Найти и выделить и выберите команду Найти. 2. В поле Найти вкладки Найти окна Найти и заменить введите искомые данные. При поиске можно использовать подстановочные знаки: * (звездочка) заменяет любое количество любых символов;? (знак вопроса) заменяет один любой символ. 3. Для расширения возможностей поиска во вкладке Найти диалогового окна Найти и заменить нажмите кнопку Параметры. При этом появятся новые элементы диалогового окна. 4. В списке Искать выберите область поиска: на листе или в книге. Во втором случае будут просматриваться данные всех листов книги (за исключением скрытых). 5. В списке Область поиска выберите способ поиска: по формулам (формулы) или по значениям ячеек (значения). Например, ячейка может показывать значение "100", но содержать формулу =А8*25. При поиске числа "100" по формулам эта ячейка найдена не будет. При поиске числа "100" по значениям эта ячейка будет найдена. Поиск также можно выполнять по примечаниям, добавленным к ячейкам. 6. Установите флажок Учитывать регистр, если при поиске необходимо различать прописные и строчные буквы. 7. Установите флажок Ячейка целиком для обеспечения поиска точного совпадения с набором символов, заданным в поле Найти, а не всех слов, в которые искомое слово входит как составная часть. Например, при поиске слова "Град" как имени собственного, установка указанных флажков позволит избежать нахождения таких слов как: град, ограда, награда, Градосельский, градостроительство, градирня и др. 8. Нажмите кнопку Найти далее для нахождения ближайшей ячейки, содержащей искомое значение. Найденная ячейка будет выделена, а ее содержимое отображено в строке формул. 9. Нажмите кнопку Найти все для отображения списка всех ячеек листа или книги, содержащих искомое значение. Для перехода к нужной ячейке щелкните мышью по ее записи в списке. С использованием вкладки Найти диалогового окна Найти и заменить можно искать не только конкретные данные, но и элементы оформления ячеек. Замена данных Замену данных, так же как и поиск, можно производить на всем листе или в выделенной области листа, например, только в некоторых столбцах или строках, а также сразу во всей книге. 1. В группе Редактирование вкладки Главная щелкните по кнопке Найти и выделить и выберите команду Заменить. 2. В поле Найти вкладки Заменить окна Найти и заменить введите искомые данные, а в поле Заменить на заменяющие данные. 75

76 3. Так же как и при поиске данных, для расширения возможностей замены во вкладке Заменить диалогового окна Найти и заменить нажмите кнопку Параметры и установите особенности поиска и замены. 4. Для замены данных на всем листе (книге) нажмите кнопку Заменить все, после чего выйдет сообщение о количестве произведенных замен. Если же требуется заменить только некоторые из искомых данных, то следует последовательно нажимать кнопку Найти далее и после нахождения требуемого значения нажать кнопку Заменить. С использованием вкладки Заменить диалогового окна Найти и заменить можно заменять не только конкретные данные, но и элементы оформления ячеек. Сортировка данных Правила сортировки Сортировка расположение данных на листе в определенном порядке. Чаще всего необходимо сортировать строки с данными. Как правило, при сортировке упорядочиваются целиком строки, но можно сортировать и отдельные ячейки. Сортировку можно производить как по возрастанию, так и по убыванию. При желании можно сортировать данные в соответствии с собственным порядком сортировки. При сортировке заголовки столбцов обычно не сортируются вместе с данными, но сортируемый диапазон может и не иметь заголовков столбцов. Можно выполнять сортировку данных по тексту (от А к Я или от Я к А), числам (от наименьших к наибольшим или от наибольших к наименьшим), а также датам и времени (от старых к новым или от новых к старым). Можно также выполнять сортировку по настраиваемым спискам или по формату, включая цвет ячеек, цвет шрифта, а также по значкам. Сортировка по значениям одного столбца Простейшая сортировка производится по данным одного столбца. 1. Выделите одну любую ячейку в столбце, по данным которого сортируется таблица. 2. Нажмите кнопку Сортировка и фильтр группы Редактирование вкладки Главная и выберите направление сортировки. Для сортировки можно также использовать кнопки группы Сортировка и фильтр вкладки Данные Кроме того, для сортировки таблицы по данным одного столбца можно использовать автофильтра. Сортировка по нескольким столбцам Сортировку можно осуществлять по нескольким столбцам для группировки данных с одинаковыми значениями в одном столбце и последующего осуществления сортировки другого столбца или строки в этих группах с одинаковыми значениями. Например, если взять столбцы "Отдел" и "Сотрудник", сначала можно отсортировать строки по столбцу "Отдел" (для группировки всех сотрудников одного отдела), а затем по имени (для расположения имен сотрудников в каждом отделе в алфавитном порядке). 1. Выделите одну любую ячейку в диапазоне сортируемых данных. 2. Нажмите кнопку Сортировка и фильтр группы Редактирование вкладки Главная и выберите команду Настраиваемая сортировка или нажмите кнопку Сортировка группы Сортировка и фильтр вкладки Данные. 3. В окне Сортировка в раскрывающемся списке Столбец выберите название столбца, по данным которого будет выполняться сортировка. В раскрывающемся списке Сортировка выберите признак сортировки (значение, цвет ячейки, цвет шрифта или значок ячейки). Затем щелкните по стрелке раскрывающегося списка Порядок и выберите направление сортировки или цвет (значок). 4. В окне Сортировка нажмите кнопку Добавить уровень и после того, как появится новая строка, выберите название столбца, по данным которого будет выполняться последующая сортировка. Аналогично предыдущему пункту настройте порядок сортировки. Повторите это действие для других столбцов. 5. После выбора всех необходимых уровней сортировки нажмите кнопку ОК. Сортировка части диапазона Можно сортировать часть данных таблицы, например, только данные одного столбца без влияния на другие столбцы. 1. Выделите ячейки сортируемого диапазона. 2. Нажмите кнопку Сортировка и фильтр группы Редактирование вкладки Главная и выберите направление сортировки. Или нажмите соответствующую кнопку группы Сортировка и фильтр вкладки Данные. 3. В появившемся предупреждении установите переключатель сортировать в пределах указанного диапазона выделения и нажмите кнопку Сортировка. 76

77 Будьте осторожны при использовании этого средства. Сортировка по одному столбцу диапазона может привести к нежелательным результатам, например, перемещению ячеек в этом столбце относительно других ячеек строки Отбор данных Простейшим инструментом для выбора и отбора данных является фильтр. В отфильтрованном списке отображаются только строки, отвечающие условиям, заданным для столбца. В отличие от сортировки, фильтр не меняет порядок записей в списке. При фильтрации временно скрываются строки, которые не требуется отображать. Строки, отобранные при фильтрации, можно редактировать, форматировать, создавать на их основе диаграммы, выводить их на печать, не изменяя порядок строк и не перемещая их. Кроме того, для выбора данных можно использовать возможности поиска данных, формы и некоторые функции. Установка фильтра Фильтры можно установить для любого диапазона, расположенного в любом месте листа. Диапазон не должен иметь полностью пустых строк и столбцов, отдельные пустые ячейки допускаются. 1. Выделите одну любую ячейку в диапазоне, для которого устанавливаются фильтры. 2. Нажмите кнопку Сортировка и фильтр группы Редактирование вкладки Главная и выберите команду Фильтр (рис.4.37) или нажмите кнопку Фильтр группы Сортировка и фильтр вкладки Данные. 3. После установки фильтров в названиях столбцов таблицы появятся значки раскрывающих списков. Рис Установка фильтров Для удаления фильтров выделите одну любую ячейку в диапазоне, для которого устанавливаются фильтры, нажмите кнопку Сортировка и фильтр группы Редактирование вкладки Главная и выберите команду Фильтр или нажмите кнопку Фильтр группы Сортировка и фильтр вкладки Данные Фильтры автоматически устанавливаются при оформлении "таблицы" и автоматически удаляются при преобразовании "таблицы" в обычный диапазон. Работа с фильтром Для выборки данных с использованием фильтра следует щелкнуть по значку раскрывающегося списка соответствующего столбца и выбрать значение или параметр выборки (рис. 4.38). Рис Использование фильтра Заголовки строк листа, выбранных из таблицы с помощью фильтра, отображаются синим цветом. На значках раскрывающихся списков в названиях столбцов, по которым была произведена выборка, появляется 77

78 особая отметка. В строке состояния окна Excel в течение некоторого времени отображается текст с указанием количества найденных записей и общего количества записей в таблице Отбор по значению Можно выбрать строки по одному или нескольким значениям одного или нескольких столбцов. 1. Щелкните по значку раскрывающегося списка столбца, по которому производится отбор. 2. Отметьте флажками значения, по которым производится отбор. Нажмите кнопку ОК. Отбор по формату Можно выбрать строки по цвету ячейки, цвету текста или значку одного или нескольких столбцов. 1. Щелкните по значку раскрывающегося списка столбца, по которому производится отбор. 2. Выберите команду Формат по цвету, а затем в подчиненном меню выберите цвет ячейки, цвет шрифта или значок. Нажмите кнопку ОК. Отбор по условию Можно производить выборку не только по конкретному значению, но и по условию. Условие можно применять для числовых значений. 1. Щелкните по значку раскрывающегося списка столбца, по которому производится отбор. 2. Выберите команду Числовые фильтры, а затем в подчиненном меню выберите применяемое условие (рис. 4.39). 3. При использовании условий: равно, не равно, больше, меньше, больше или равно, меньше или равно установите значение условия в окне Пользовательский автофильтр. Значение условия можно выбрать из списка или ввести с клавиатуры. 78 Рис Отбор по условию для числовых значений Отбор наибольших и наименьших значений Для числовых значений можно отобрать строки по наибольшим или наименьшим значениям в каком-либо столбце. 1. Щелкните по значку раскрывающегося списка столбца, по которому производится отбор. 2. Выберите команду Числовые фильтры, а затем в подчиненном меню выберите команду Первые В окне Наложение условия по списку установите количество (или процент от общего числа) отбираемых элементов, выберите принцип отбора (наибольшие или наименьшие значения) и режим отбора: отображение строк с наибольшими или наименьшими значениями (элементов списка) или отображение строк с набольшими или наименьшими значениями в процентном отношении (% от количества элементов). Кроме того, можно выбрать значения выше или ниже среднего. Отказ от отбора 1. Щелкните по значку раскрывающегося списка столбца, по которому произведен отбор. 2. Выберите команду Снять фильтр. Практическая работа: Запустите Microsoft Excel Откройте файл Занятие. Удалите строку Итого с листа Таблица. На листе Таблица отсортируйте данные таблицы по столбцу Год от максимального к минимальному значению. Сохраните изменения в книге. Закройте Microsoft Excel 2010.

79 О диаграммах Диаграммы являются средством наглядного представления данных и облегчают выполнение сравнений, выявление закономерностей и тенденций данных. Диаграммы создают на основе данных, расположенных на рабочих листах. Как правило, используются данные одного листа. Это могут быть данные диапазонов как смежных, так и не смежных ячеек. Несмежные ячейки должны образовывать прямоугольник. При необходимости, в процессе или после создания диаграммы, в нее можно добавить данные, расположенные на других листах. Диаграмма может располагаться как графический объект на листе с данными (не обязательно на том же, где находятся данные, взятые для построения диаграммы). На одном листе с данными может находиться несколько диаграмм. Диаграмма может располагаться на отдельном специальном листе. Диаграмму можно напечатать. Диаграмма, расположенная на отдельном листе, печатается как отдельная страница. Диаграмма, расположенная на листе с данными, может быть напечатана вместе с данными листа или на отдельной странице. Диаграмма постоянно связана с данными, на основе которых она создана, и обновляется автоматически при изменении исходных данных. Более того, изменение положения или размера элементов данных на диаграмме может привести к изменению данных на листе. В Excel можно создавать различные диаграммы. Всего существует 11 типов встроенных диаграмм, каждый из которых имеют еще множество разновидностей (видов). Выбор типа диаграммы определяется задачами, решаемыми при ее создании. Создание диаграммы 1. Выделите фрагмент таблицы, для которого создается диаграмма. 2. На вкладке Вставка в группе Диаграммы щелкните по кнопке с нужным типом диаграмм и в галерее выберите конкретный вид диаграммы (рис. 4.40). Рис Выбор типа и вида создаваемой диаграммы 3. На листе будет создана диаграмма выбранного вида (рис. 4.41). Рис Созданная диаграмма Если в группе Диаграммы не отображается подходящий тип и вид диаграммы, щелкните по кнопке группы Диаграммы и выберите диаграмму в окне Вставка диаграммы. Для удаления диаграммы достаточно выделить ее и нажать клавишу Delete. Настройка и редактирование диаграмм Все действия выполняются с выделенной диаграммой или с ее выделенными элементами. Для выделения диаграммы следует щелкнуть мышью в любом месте области диаграммы. Признаком выделения являются рамка диаграммы. На рамке имеются маркеры, расположенные по углам и сторонам рамки. 79

80 Для выделения какого-либо элемента диаграммы следует щелкнуть по нему мышью. Признаком выделения являются рамка и маркеры элемента. Линейные элементы (оси, линии тренда и т.п.) рамки не имеют. Количество маркеров может быть различным для разных элементов диаграмм. Одновременно может быть выделен только один элемент диаграммы. Для выделения отдельных элементов диаграммы можно также использовать раскрывающийся список Элементы диаграммы группы Текущий фрагмент контекстной вкладки Работа с диаграммами/макет (рис. 4.42). Рис Выделение элементов диаграммы После создания можно изменить тип и вид диаграммы. 1. В группе Тип вкладки Работа с диаграммами/конструктор нажмите кнопку Изменить тип диаграммы. 2. В окне Изменение типа диаграммы выберите требуемый тип и вид диаграммы. После создания диаграммы можно изменить диапазон данных, представленных на диаграмме. 1. В группе Диапазон вкладки Работа с диаграммами/конструктор нажмите кнопку Выбрать данные. 2. В окне Выбор источника данных очистите поле Диапазон данных для диаграммы, а затем выделите на листе новый диапазон данных. Макет диаграммы определяет наличие и расположение элементов диаграммы. 1. В группе Макеты диаграмм вкладки Работа с диаграммами/конструктор щелкните по кнопке Дополнительные параметры галереи макетов. 2. Выберите требуемый вариант (рис. 4.43) 80 Рис Выбор макета диаграммы Содержание галереи макетов зависит от типа диаграммы. Независимо от выбранного макета диаграммы можно добавлять и удалять ее отдельные элементы. Для этого используют элементы вкладки Работа с диаграммами/макет. Например, можно добавить название диаграммы. 1. В группе Подписи вкладки Работа с диаграммами/макет щелкните по кнопке Название диаграммы. 2. Выберите вариант расположения названия диаграммы. 3. В поле названия диаграммы с клавиатуры введите название диаграммы. Для удаления названия диаграммы в меню кнопки Название диаграммы выберите вариант Нет. Например, можно добавить на диаграмму легенду. 1. В группе Подписи вкладки Работа с диаграммами/макет щелкните по кнопке Легенда.

81 2. Выберите вариант расположения легенды. Для удаления легенды в меню кнопки Легенда выберите вариант Нет. Аналогично можно добавить и удалить и другие элементы диаграммы. Кроме того, для удаления любого элемента диаграммы можно выделить его и нажать клавишу Delete. Диаграмму, размещенную на листе с данными, можно переместить на отдельный лист. 1. Нажмите кнопку Переместить диаграмму в группе Расположение вкладки Работа с диаграммами/конструктор. 2. В окне Размещение диаграммы установите переключать на отдельном листе и при необходимости введите имя создаваемого листа. При перемещении диаграммы на отдельный лист автоматически создается новый лист. Работа с такой диаграммой не отличается от работы с диаграммой, размещенной на листе с данными. Изменить размер диаграммы можно перетаскиванием маркеров выделенной диаграммы. Точный размер диаграммы можно установить в счетчиках группы Размер контекстной вкладки Работа с диаграммами/формат. Оформление диаграммы Стиль оформления диаграммы определяет, в первую очередь, цвета элементов диаграммы. 1. В группе Стили диаграмм вкладки Работа с диаграммами/конструктор щелкните по кнопке Дополнительные параметры галереи стилей. 2. Выберите требуемый вариант (рис. 4.44) Рис Выбор стиля диаграммы Независимо от выбранного стиля диаграммы можно оформлять ее отдельные элементы. Для этого используют элементы вкладки Работа с диаграммами/формат. Работа с примечаниями Примечание представляет собой информацию (данные), относящуюся к ячейке и хранящуюся независимо от содержимого этой ячейки. Это может быть какая-либо поясняющая информация, указания, напоминания и т. п. Ячейки с примечаниями помечаются индикатором (красный треугольник в правом верхнем углу ячейки). При наведении указателя на ячейку, помеченную индикатором, примечание отображается (рис. 4.45). Примечания можно выводить на печать. Рис Отображение примечаний 81

82 По умолчанию в текст примечания включается имя пользователя. Это сделано для удобства отслеживания авторов примечаний. Ячейка может иметь только одно примечание, независимо от числа авторов. Каждый автор может добавлять свой текст в примечание. Примечания можно копировать независимо от ячеек. При сортировке данных примечания сортируются вместе с ячейками. Для работы с примечаниями удобно пользоваться вкладкой Рецензирование. Создание примечаний Одновременно можно создать только одно примечание к одной ячейке. 1. Выделите ячейку, для которой создается примечание. 2. Нажмите кнопку Создать примечание в группе Примечания вкладки Рецензирование или щелкните по ячейке правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Вставить примечание. 3. В рамке примечания введите текст примечания (рис. 4.46). Рис Создание примечания 4. По окончании ввода текста примечания щелкните мышью в любом месте листа за пределами рамки примечания. Отображение и просмотр примечаний Для отображения всех примечаний нажмите кнопку Показать все примечания вкладки Рецензирование. Для скрытия всех примечаний нажмите кнопку Показать все примечания вкладки Рецензирование 82 Копирование примечаний Копирование примечаний позволяет создавать одинаковые примечания для различных ячеек. 1. Ячейку с примечанием скопируйте в буфер обмена. 2. Выделите ячейку или диапазон ячеек, на которые копируется примечание. 3. Щелкните по стрелке кнопки Вставить в группе Буфер обмена вкладки Главная и выберите команду Специальная вставка или щелкните по выделенной области правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Специальная вставка. 4. В окне Специальная вставка установите переключатель примечания. Нажмите кнопку ОК. Удаление примечаний 1. Выделите ячейку или диапазон ячеек с примечаниями. 2. Нажмите кнопку Удалить в группе Примечания вкладки Рецензирование или щелкните по ячейке правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Удалить примечание. Для удаления отображенного примечания можно его выделить и нажать клавишу Delete Защита информации В Excel предусмотрено несколько уровней защиты, позволяющих управлять доступом к данным Excel и их изменением. Можно: ограничить доступ к файлу, например несанкционированное открытие файла и/или сохранение в нем изменений. применить защиту к элементам книги, ограничив просмотр отдельных листов и/или изменение данных на листе.

83 защитить элементы листа, например ячейки с формулами, запретив доступ к ним или предоставить доступ к определенным диапазонам. Все уровни защиты являются не взаимоисключающими, а взаимодополняющими. Защита информации от просмотра и изменения основана на использовании паролей. Паролями можно ограничить доступ к файлу, внесение изменений в книгу и отдельные листы. В каждом из этих случаев требуется использовать пароль. Это может быть один и тот же пароль. Можно в каждом случае использовать разные пароли. В качестве пароля можно использовать любой набор символов. В паролях можно использовать как русские, так и английские буквы. При вводе пароля учитывается регистр букв. Используйте надежные пароли, представляющие собой сочетание прописных и строчных букв, цифр и символов. При вводе пароля он никогда не отображается на экране. Вместо каждого символа вводимого пароля отображается точка (рис. 4.47). Рис Пример отображения пароля при вводе После ввода пароля и нажатия кнопки ОК всегда появляется окно подтверждения пароля, в котором необходимо пароль ввести еще раз. Это сделано во избежание случайного неправильного ввода пароля. В Excel не существует стандартных средств восстановления забытых паролей. Так как при утере пароля доступ к защищенной книге или элементам листа невозможен, во избежание проблем рекомендуется держать в надежном месте список всех паролей и соответствующих им книг и листов. При снятии защиты выводится окно для ввода пароля, в котором необходимо ввести пароль. Пароль при вводе не отображается на экране. Вместо каждого символа вводимого пароля отображается точка. Защита от несанкционированного просмотра Защита файлов от открытия Пароль для защиты файла от несанкционированного открытия устанавливают при сохранении файла. 1. Нажмите кнопку Файл, а затем выберите команду Сохранить как. 2. В окне Сохранение документа нажмите кнопку Сервис выберите команду Общие параметры. 3. В окне Параметры сохранения введите пароль в поле Пароль для открытия и нажмите кнопку ОК. 4. В окне подтверждения пароля введите его еще раз. 5. В окне Сохранение документа нажмите кнопку Сохранить. Если файл сохраняется под существующим именем в исходную папку, подтвердите замену существующего файла. Открытие защищенных файлов При открытии файла выйдет окно запроса пароля, в котором необходимо ввести пароль и нажать кнопку ОК. Снятие пароля Снять пароль можно только после открытия файла. 1. Нажмите кнопку Файл, а затем выберите команду Сохранить как. 2. В окне Сохранение документа нажмите кнопку Сервис выберите команду Общие параметры. 3. В окне Параметры сохранения очистите поле Пароль для открытия и нажмите кнопку ОК. 4. В окне Сохранение документа нажмите кнопку Сохранить. Если файл сохраняется под существующим именем в исходную папку, подтвердите замену существующего файла. 83

84 Защита листов от просмотра 84 Скрытие листов Листы книги можно скрывать от просмотра. Скрыть можно как один лист, так и сразу несколько. Во втором случае необходимо сгруппировать листы. 1. Щелкните по ярлыку скрываемого листа правой кнопкой мыши. 2. В контекстном меню выберите команду Скрыть. После этого обязательно необходимо защитить структуру книги. Нельзя скрыть все листы книги. Хотя бы один лист всегда должен отображаться. Данные, находящиеся на скрытых листах, остаются доступны для вычислений и прочих действий. Отображение листов Перед отображением скрытых листов необходимо снять защиту книги. 1. Щелкните по ярлыку любого листа правой кнопкой мыши. 2. В контекстном меню выберите команду Отобразить. 3. В окне Вывод на экран скрытого листа дважды щелкните по имени отображаемого листа или выберите лист и нажмите кнопку ОК. Защита от несанкционированного изменения Защита файлов Защитить файлы от несанкционированного изменения можно, установив пароль на разрешение записей изменений в файле. Пароль для защиты файла устанавливают при сохранении файла. 1. Нажмите кнопку Файл, а затем выберите команду Сохранить как. 2. В окне Сохранение документа нажмите кнопку Сервис выберите команду Общие параметры. 3. В окне Параметры сохранения введите пароль в поле Пароль для изменения и нажмите кнопку ОК. 4. В окне подтверждения пароля введите его еще раз. 5. В окне Сохранение документа нажмите кнопку Сохранить. Если файл сохраняется под существующим именем в исходную папку, подтвердите замену существующего файла. Открытие защищенных файлов При попытке открытия файла выйдет окно запроса пароля, в котором необходимо ввести пароль и нажать кнопку ОК. Можно нажать кнопку Только для чтения. Файл будет открыт, в нем можно работать с данными, но при попытке сохранения изменений выйдет предупреждение об ограничении доступа. Файл можно сохранить только под другим именем или в другую папку. Снятие пароля Снять пароль можно только после открытия файла. 1. Нажмите кнопку Файл, а затем выберите команду Сохранить как. 2. В окне Сохранение документа нажмите кнопку Сервис выберите команду Общие параметры. 3. В окне Параметры сохранения очистите поле Пароль для изменения и нажмите кнопку ОК. 4. В окне Сохранение документа нажмите кнопку Сохранить. Если файл сохраняется под существующим именем в исходную папку, подтвердите замену существующего файла. Защита листа Защита книги Можно защищать от изменений структуру книги и окно книги. Под защитой структуры книги от изменений понимается запрещение действий с листами книги. Под защитой окна книги понимается запрет перемещения, изменения размеров, скрытие, показ и закрытие окон. 1. В группе Изменения вкладки Рецензирование нажмите кнопку Защитить книгу и выберите команду Защита структуры и окон. 2. В окне Защита книги установите флажок структуру для защиты структуры книги и флажок окна для защиты окон книги. В поле Пароль введите пароль и нажмите кнопку ОК. 3. В окне подтверждения пароля введите его еще раз. При попытке выполнить с книгой недопустимое действие выйдет соответствующее сообщение Снятие защиты книги 1. В группе Изменения вкладки Рецензирование нажмите кнопку Защитить книгу и выберите команду Защита структуры и окон. 2. В окне Снять защиту книги введите пароль и нажмите кнопку ОК.

85 Практическая работа: Запустите Microsoft Excel Откройте файл Занятие. На листе Подробно для ячеек А1:Е6 создайте диаграмму Цилиндрическая с группировкой. Примените стиль к диаграмме Стиль 42. Переместите диаграмму на отдельный лист Диаграмма. На листе Диаграмма измените макет диаграммы на Макет 5. Задайте название диаграммы Товарооборот. Сохраните изменения в книге. Закройте Microsoft Excel О печати таблиц В Microsoft Excel можно печатать все данные листа или только определенный диапазон ячеек. При печати больших таблиц на нескольких страницах можно переносить названия строк и столбцов таблицы на каждую страницу. При необходимости можно вставлять принудительные разрывы страниц при печати больших таблиц. Отдельно от листа можно напечатать расположенную на нем диаграмму. Можно управлять режимом печати примечаний к ячейкам листа. Можно напечатать сразу несколько листов одной книги или нескольких книг. Можно изменять масштаб печати, увеличивая или уменьшая размер таблицы; можно подобрать масштаб под размер печатаемой таблицы. При печати можно выбирать размер бумаги, ориентацию страниц, размер полей. Страницы печати могут иметь колонтитулы, в которых можно размещать различную информацию, включая дату и время печати. Таблицу, как правило, следует подготовить к печати. Режим просмотра Разметка страницы обеспечивает отображение документа практически так, как он будет напечатан. В этом режиме можно настроить параметры страниц, создать и оформить колонтитулы, установить особенности печати документа. Однако в некоторых случаях может потребоваться предварительный просмотр документа перед печатью. Кроме того, может потребоваться печать не всего документа, а его отдельных фрагментов, печать документа в нескольких экземплярах и т.д. В этом случае необходимо настроить параметры печати. Основная подготовка документа к печати производится в режиме просмотра Разметка страницы во вкладке Разметка страницы (рис. 4.48). Рис Просмотр документа в режиме Разметка страницы Для печати и предварительного просмотра документа используется команда Печать меню кнопки Файл и команды подчиненного меню (рис. 4.49). Рис Печать и настройка печати документов Excel 85

86 Для выбора и установки параметров страницы используют элементы группы Параметры страницы вкладки Разметка страницы. Для выбора размера бумаги в группе Параметры страницы щелкните по кнопке Размер и в появившемся списке выберите один из предлагаемых размеров. Для выбора ориентации страницы в группе Параметры страницы щелкните по кнопке Ориентация и в появившемся меню выберите один из предлагаемых вариантов. Для установки полей страницы в группе Параметры страницы щелкните по кнопке Поля и в появившемся меню выберите один из предлагаемых вариантов. Настройка масштаба печати По умолчанию установлен масштаб печати 100% от натуральной величины таблицы на листе. Для выбора произвольного масштаба печати (как с уменьшением, так и с увеличением) установите требуемое значение в счетчике Масштаб группы Вписать. Минимально возможный масштаб печати 10%, максимально возможный 400%. Кроме того, можно подобрать необходимый масштаб печати так, чтобы таблица размещалась на заданном числе страниц. Для этого в раскрывающихся списках Ширина и Высота группы Вписать выберите число страниц в ширину и высоту, на которых должна разместиться таблица. В данном случае возможна только печать в масштабе с уменьшением. Страницы можно оформить колонтитулами. Колонтитулами называют области, расположенные в верхнем и нижнем полях каждой из страниц документа. Колонтитулы создают в режиме просмотра Разметка страницы. Верхний и нижний колонтитулы создаются одинаково. Колонтитул имеет три поля: левое, центральное и правое, каждое из которых заполняется и оформляется независимо друг от друга. Поля колонтитула отображаются при наведении указателя мыши (рис. 4.50). Рис Отображение полей колонтитула Для добавления колонтитула щелкните левое, центральное или правое поле верхнего или нижнего колонтитула в верхней или нижней части листа, после чего автоматически будет произведен переход в контекстную вкладку Работа с колонтитулами/конструктор (рис. 4.51). Рис Создание колонтитула во вкладке Работа с колонтитулами/конструктор Щелкнув по кнопке Верхний колонтитул или Нижний колонтитул в группе Колонтитулы (см. рис. 2.54) можно выбрать один из типовых колонтитулов, верхний или нижний соответственно. Выбранный колонтитул в последующем можно изменять. Текст в поля колонтитула можно вводить с клавиатуры в обычном порядке. Для перехода на новую строку в поле колонтитула следует использовать клавишу Enter. Кнопками группы Элементы колонтитулов (см. рис. 2.54) в поля колонтитула можно вставлять автоматически обновляющуюся информацию. Назначение кнопок приведено в таблице. 86

87 Кнопка Номер страницы Число страниц Текущая дата Текущее время Путь к файлу Имя файла Имя листа Вводимая информация Номер страницы Общее число страниц печати Текущая дата. Дата будет автоматически обновляться при печати, а также при каждом переходе в режим Разметка страницы или в режим предварительного просмотра Текущее время. Время будет автоматически обновляться при печати, а также при каждом переходе в режим Разметка страницы или в режим предварительного просмотра Расположение файла книги на компьютере, с указанием имени диска и всех папок, а также имени файла. Информация автоматически изменяется при изменении расположения файла на компьютере, а также при переименовании файла Имя файла. Информация автоматически изменяется при переименовании файла Имя листа. Информация автоматически изменяется при переименовании листа В момент вставки информация не отображается, вместо этого отображается служебный символ & с названием информации в квадратных скобках. Например, при вставке имени файла первоначально отображается &[Файл]. Кнопка Рисунок группы Элементы колонтитулов используется для вставки в колонтитул рисунков из графических файлов. Можно сделать так, чтобы колонтитул первой страницы отличался от остальных колонтитулов, а также различались колонтитулы четных и нечетных страниц, для чего в разделе Параметры установите соответствующие флажки. Если флажки не отображаются, щелкните сначала по стрелке кнопки Параметры. Для выхода из режима работы с колонтитулами щелкните по любой ячейке листа или нажмите клавишу Esc. Настройка печати примечаний Независимо от режима отображения примечаний на листе, по умолчанию на печать они не выводятся. Можно настроить режим печати примечаний. 1. Щелкните по кнопке группы Параметры листа вкладки Разметка страницы 2. В раскрывающемся списке примечания вкладки Лист окна Параметры страницы выберите режим печати примечаний. При выборе режима В конце листа все примечания ко всем ячейкам печатаются в текстовом виде на отдельной странице. При выборе режима печати примечаний Как на листе будут напечатаны только отображаемые примечания так, как они отображаются на листе. Настройка выборочной печати Для постоянной печати из всей таблицы какого-либо диапазона следует определить его как область печати. 1. Выделите печатаемый диапазон. 2. В группе Параметры страницы вкладки Разметка страницы нажмите кнопку Область печати и выберите команду Задать. Область печати на листе в режиме просмотра Обычный и Разметка страницы отделяется от остальных частей листа тонкой пунктирной линией. В режиме просмотра Страничный область печати отображается на обычном фоне и выделена синей линией границы страницы, в то время как остальная область листа затенена. При необходимости размеры области печати можно изменить перетаскиванием границы страницы. При задании области печати для несмежных диапазонов каждый из них будет печататься на отдельной странице. Для обеспечения печати всей таблицы или для возможности задания другой области печати следует в меню кнопки Область печати выбрать команду Убрать. Печать документа Для печати всего документа в одном экземпляре достаточно в меню кнопки Файл выбрать команду Печать. Число печатаемых копий указывается в счетчике копий раздела Печать. Для настройки параметров печати документа в меню кнопки Файл следует выбрать команду Печать, а затем кнопку Печать. В разделе Принтер в раскрывающемся списке Имя можно, при наличии нескольких принтеров подключенных к компьютеру или локальной сети, выбрать принтер, на котором будет печататься документ. 87

88 В разделе Настройка можно установить переключатель страницы, а затем в счетчиках с и по указать диапазон печатаемых страниц или указать область печати (активные листы, всю книгу или выделенный фрагмент). Можно указать Разобрать по копиям, чтобы каждый экземпляр печатался по порядку страниц созданного документа. 88

89 5. MS OFFICE OUTLOOK Основные понятия Программа Outlook позволяет реализовать следующие возможности: :; Обмен сообщениями электронной почты, хранение и поиск нужных сообщений в специальных папках, которые могут располагаться на почтовом сервере или на жестком диске вашего компьютера, автоматизированную обработку сообщений, вывод сообщений на печать; Передачу файлов, созданных в других приложениях, например документов Word или рабочих книг Excel, и сопровождающих их пояснительных записок или сообщений; Ведение электронного календаря, позволяющего планировать ваши дела, назначать встречи и передавать необходимые данные в наиболее удобной форме в виде ежедневника, понедельного или помесячного планировщика; Ведение списка контактов, дающего возможность хранить адреса, телефоны и иную информацию об интересующих нас лицах; Ведение журнала, где автоматически фиксируются в хронологическом порядке документы Microsoft Office, с которыми выработали, что позволяет отыскать их не по их местоположению на диске, названию или содержимому, а по времени работы с документом; Назначение задач сотрудникам в процессе совместной работы и контроль за ходом их выполнения; Создание заметок, которыми можно пользоваться примерно также, как и обычной бумагой для заметок или наклейками с липкой полоской на обратной стороне. Программа Outlook, будучи единым интегрированным продуктом, может использоваться для управления персональной информацией (Desktop Information Manager, DIM). Запуск Microsoft Outlook Для запуска Outlook следует нажать кнопку Пуск на панели задач, затем перевести указатель мыши на пункт Все программы, выбрать пункт Microsoft Office, в открывшемся списке, щелкнуть на Office Outlook Знакомство с программой Microsoft Outlook. Outlook включает несколько модулей: Почта используется для отправки и получения электронной почты и факсов; Календарь предназначен для планирования встреч и регулярных заседаний, а также для напоминания о важных событиях; Контакты хранит имена, адреса, деловую и личную информацию, а также другие сведения для осуществления контактов. Задачи содержит список дел, которые необходимо выполнить, позволяет передавать поручения исполнителям и контролировать степень готовности проектов. Заметки представляет собой блокнот для заметок, которые могут храниться в Outlook или размещаться на рабочем столе Windows. Outlook предоставляет средства для работы не с отдельными документами, а с множеством документов, которые в Outlook называют элементами (заметка, задача, сообщение). Для хранения всех элементов применяется единый формат, но для каждого типа имеется определенный набор полей (свойств), в которых и хранится информация об элементе. Например, в набор полей окна сообщения электронной почты входят тело сообщения, его тема, адресаты, признак важности и т.п. Информация в Outlook хранится в специальных папках, местоположение которых может быть различным личные папки, почтовый ящик на сервере, набор файлов на жестком диске и т.д. Программа сама вовремя записывает все новые сообщения, информацию о контактах и событиях. Перед началом работы с программой задается конфигурация пользователя, в которой указывается имя, адрес электронной почты, место хранения информации, названия используемых информационных служб. Сразу после запуска программы Outlook по умолчанию открывается модуль Почта и отображаются все элементы папки Входящие. Панель навигации, расположенная в левом нижнем углу окна позволяет переходить к другим модулям (рис. 5.1) Панель Список дел справа в окне отображает календарь, запланированные встречи и собрания, назначенные задачи и сроки их выполнения. Область чтения (область просмотра) по умолчанию находится справа от списка сообщений. В ней выводится для просмотра содержимое выделенного сообщения. 89

90 Рис. 5.1 Вид окна программы Outlook Практическое задание. Настройка пользовательского интерфейса Outlook 2010 (изменяется используемое по умолчанию расположение панели быстрого доступа, области чтения и списка дел в Outlook 2010). Чтобы запустить Outlook 2010, нажмите кнопку Пуск, наведите указатель мыши на пункт Все программы, щелкните пункт Microsoft Office, а затем выберите Microsoft Outlook Примечание! Обратите внимание, что по умолчанию панель быстрого доступа расположена над лентой. Перенесите панель быстрого доступа под ленту, для этого нажмите на ней кнопку Настройка панели быстрого доступа, а затем в меню выберите пункт Разместить под лентой. Примечание! Обратите внимание, что по умолчанию область чтения находится справа от списка сообщений. Перенести область чтения под список сообщений, для этого на вкладке Вид в группе Макет нажмите кнопку Область чтения, а затем выберите в списке пункт Снизу. Примечание! Обратите внимание, что по умолчанию список дел отображается в свернутом состоянии в правой части окна программы. Закройте список дел: на вкладке Вид в группе Макет нажмите кнопку Список дел, после чего выберите в списке пункт Отсутствует. Практическое задание. Настройка представлений в Microsoft Outlook 2010 (настраиваются представления «Почта», «Контакты», «Календарь» и «Задачи»). Примечание! Убедитесь, что открыто представление «Почта», а в области навигации выбрана папка Входящие. Сгруппируйте сообщения электронной почты по отправителю: на вкладке Вид в группе Расположение нажмите кнопку Упорядочить по и выберите пункт От в списке. Примечание! Обратите внимание, что сообщения электронной почты группируются по имени отправителя в порядке возрастания. Откройте представление «Календарь»: нажмите кнопку Календарь в области навигации. Настроить представление «Календарь»: на вкладке Вид в группе Расположение нажмите кнопку Рабочая неделя. Примечание! Обратите внимание, что в календаре вместо одного дня отображается вся рабочая неделя. Откройте представление «Задачи»: нажмите кнопку Задачи в области навигации. Отфильтруйте задачи в представлении «Задачи»: щелкните поле поиска. Откройте список завершенных задач: на вкладке Средства поиска в группе Уточнить щелкните стрелку Завершенные задачи и выберите в списке пункт Завершенные задачи (рис. 5.2). 90

91 Рис. 5.2 Вкладка средства поиска в Outlook (открывается после щелчка в поле поиска) Работа с электронной почтой Если вы используете Outlook в первый раз, вам будет предложено создать профиль. Чтобы выполнить этот шаг, вам потребуется специальная информация о вашей учетной записи электронной почты, включая Ваше имя пользователя. Ваш пароль и имена серверов входящих и исходящих электронных сообщений для Вашей учетной записи. Ваш системный администратор или провайдер может предоставить вам эту информацию. В представлении Почта, как и в любой другой почтовой программе, кроме папки Входящие имеются папки Отправленные, Удаленные. Кроме этого, пользователь может создавать в нем свои папки и перемещать в них сообщения. Чтение сообщений и открытие вложений Когда вы запускаете Outlook, все новые сообщения перемещаются с сервера электронной почты, или загружаются, в папку Входящие. В Outlook вы можете просматривать сообщения и читать ваши сообщения несколькими способами, а именно: Вы можете прочесть сообщение, не открывая его, в области просмотра; Вы можете открыть сообщение в отдельном окне для удобства чтения. В качестве вложений в электронных сообщениях могут содержаться файлы различных типов. Открыть эти файлы можно из области чтения или из окна открытого сообщения. Ответ на сообщение Вы можете отвечать на сообщения несколькими способами. Вы можете ответить только отправителю сообщения, либо отправителю и всем получателям, первоначально указанным в строках Кому и Копия. И в том и в другом случае файлы, вложенные в исходное письмо, не будут включены в Ваше ответное сообщение. Для ответа нужно: Выполнить двойной щелчок мышью по сообщению, на которое хотите дать ответ. Откроется вкладка Сообщение (рис.5.3). В панели инструментов щелкнуть кнопку Ответить (Ответить всем), откроется окно с формой для ответа, в нем уже заполнены поля Кому и Тема (рис5.4). Введите текст ответного сообщения. Щелкните кнопку Отправить. Вы можете переслать полученное сообщение всем, а не только тому, кто Вам отправил сообщение или всем остальным получателям. В пересылаемое сообщение будут включены все файлы, вложенные в исходное сообщение. Рис. 5.3 Вкладка Сообщение 91

92 Рис. 5.4 Окно формы ответа на сообщение Просмотр вложения Щелчок по значку вложения приводит к открытию тела сообщения и появлению предупреждения о том, что в данном режиме файл доступен только для чтения и что возможно информация отображается не полностью. Для полного отображения информации с возможностью ее редактирования рекомендуется открыть сообщение в соответствующей прикладной программе. Создание новых сообщений С помощью Outlook можно легко и быстро осуществлять связь посредством электронной почты. Вы можете отправлять сообщения сотрудникам в вашем офисе или в любые другие места. Также, в дополнение к множеству опций форматирования в Outlook, Вы можете вставлять гиперссылки и прилагать файлы к сообщениям. Если помимо Outlook на Вашем компьютере установлен Word, Outlook будет использовать Word в качестве редактора электронных сообщений по умолчанию. Множество мощных средств обработки текста в Word, включая стили, таблицы и темы, доступны вам при создании сообщений в Outlook. Также Word будет проверять вводимый вами текст на ошибки, исправляя их автоматически. Вы также можете осуществить в Word проверку орфографии в вашем сообщении, когда отправляете его. Практическое задание. Упорядочение сообщений электронной почты в папке Microsoft Outlook 2010 (в папке «Входящие» создается новая папка, после чего в нее перемещается несколько сообщений из папки «Входящие»). Создайте новую папку, в представлении Почта на вкладке Папка в группе Создать нажмите кнопку Создать папку. Укажите имя папки, введите его в диалоговом окне Новая папка в поле Имя. Указать, что новая папка будет содержать сообщения электронной почты: в списке Содержимое папки выберите пункт Элементы типа Почта. Укажите расположение новой папки: в списке Поместить папку в выберите пункт Входящие, а затем нажмите кнопку ОК. Примечание! Папка, открытая в представлении «Почта», отображается как папка по умолчанию в списке Поместить папку в диалоговом окне Новая папка. Измените расположение области чтения так, чтобы список сообщений был виден целиком: на вкладке Вид в группе Макет нажмите кнопку Область чтения, а затем выберите значение Справа в списке. Выберите в списке все сообщения электронной почты, которые нужно переместить в новую папку, выберите одно сообщение, а затем, удерживая нажатой клавишу CTRL, выберите другие перемещаемые сообщения. Переместите выбранные сообщения в новую папку: на вкладке Главная в группе Переместить нажмите кнопку Переместить, а затем выберите новую папку в списке. Просмотрите сообщения в новой папке: щелкните новую папку в папке Входящие в области навигации. Примечание! Обратите внимание, что выбранные сообщения электронной почты перемещены из списка сообщений в новую папку, расположенную в папке «Входящие». Практическое задание. Создание нового сообщения электронной почты (создается новое сообщение электронной почты в Outlook 2010). Создайте новое сообщение электронной почты, на вкладке Главная в группе Создать нажмите кнопку Создать сообщение. Совет! Новое сообщение электронной почты также можно создать, нажав сочетание клавиш CTRL+SHIFT+M. Укажите адрес электронной почты основного получателя: введите его в поле Кому (например, 92

93 Укажите адрес электронной почты дополнительного получателя: введите его в поле Копия (например, Совет! Нажимая кнопки «Кому» и «Копия», можно искать адреса электронной почты получателей в глобальном списке адресов. Укажите тему сообщения, введите текст в поле Тема. Введите его текст в соответствующем поле. Вложить файл в сообщение электронной почты; на вкладке Сообщение в группе Включить нажмите кнопку Вложить файл. Выберите файл для вложения: в диалоговом окне Вставка файла откройте нужную папку, выберите файл и нажмите кнопку Вставить. Примечание! Для вложения можно использовать любой файл не превышающий размер 20 Мб. Выбранный файл отображается как вложение в поле «Вложение». К сообщению можно добавить несколько вложений. Вставьте ссылку на веб-сайт: на вкладке Вставить в группе Ссылки нажмите кнопку Гиперссылка. Укажите URL-адрес нужного веб-сайта: в диалоговом окне Вставка гиперссылки в поле Адрес введите URL-адрес (например, и нажмите кнопку ОК. Примечание! Если URL-адрес не должен отображаться в сообщении, также можно указать отображаемый вместо него текст в поле «Отображаемый текст». Проверьте орфографию и грамматику: на вкладке Рецензирование в группе Правописание нажмите кнопку Правописание. Примечание! Если в тексте есть ошибки, то отобразится диалоговое окно Правописание: русский (Россия). В нем приводится описание ошибки и предлагаемое исправление. Исправление можно принять или пропустить. Завершите проверку правописания: в окне сообщения Microsoft Office Outlook нажмите кнопку ОК. Для отправки сообщения щелкнуть кнопку Отправить. Создание и организация списка контактов Контактом в Outlook называют лицо внутри или за пределами организации, о котором могут быть сохранены сведения нескольких типов, например, почтовый адрес и адрес электронной почты, номера телефона и факса, URL-адреса Web-страниц и т.п. Записи о контактах хранятся в папке Контакты. Эти записи можно использовать при выборе получателей сообщений электронной почты, отправки факсов и т.п. Для работы со списком контактов в Outlook используют представление Контакты (рис.5.5). Содержимое папки Контакты отображается в виде карточек. Рис. 5.5 Окно представления Контакты Практическое задание. Создание и сохранение новой записи контакта (создается новая запись контакта, которая затем сохраняется в папке «Контакты» в Outlook 2010). Откройте представление «Контакты»: в области навигации нажмите кнопку Контакты. Создайте новый контакт: на вкладке Главная в группе Создать нажмите кнопку Создать контакт. Укажите полное имя контакта: введите его в поле Полное имя (например: Сидоров Иван Петрович). Указать рабочую должность контакта: введите ее название в поле Должность (например: инженерпрограммист). Укажите адрес электронной почты контакта: введите его в поле Электронная почта (например: Закройте окно контакта: на вкладке Контакты в группе Действия нажмите кнопку Сохранить и закрыть. Просмотрите сведения о контакте: дважды щелкните его в представлении «Контакты». Просмотрите деловые и личные сведения контакта: на вкладке Контакт выберите пункт Показать, а затем выберите в коллекции пункт Сведения. Примечание! На странице «Сведения» отображаются деловые сведения контакта, например отдел, имя руководителя и комната. Ниже деловых сведений приводятся личные сведения, например псевдоним, день рождения и дата юбилея. 93

94 Создайте сообщение электронной почты, адресованное выбранному контакту: на вкладке Контакт в группе Связь нажмите кнопку Сообщение электронной почты (рис. 5.6). Рис. 5.6 Вид окна Контакт Примечание! Обратите внимание, что адрес электронной почты контакта автоматически отображается в поле «Кому» в окне сообщения. Укажите тему сообщения: введите текст в поле Тема (например: С праздником!) Создайте само сообщение: введите его текст в соответствующем поле (например: поздравляем Вас с наступающим праздником! Желаем добра, мира и любви!) Отправьте сообщение электронной почты: нажмите кнопку Отправить в заголовке сообщения. Вернитесь в представление «Контакты», закройте окно контакта. С ростом числа ваших контактов работа с контактной информацией и ее организация могут оказаться затруднительными. В Outlook вы можете удалять ненужную контактную информацию и восстанавливать информацию, которая была случайно удалена. Вы можете просматривать и сортировать вашу контактную информацию несколькими способами, чтобы было проще найти то, что вам нужно в данный момент. Для этого в окне представления Контакты щелкните кнопку Изменить представление (рис.5.7). Рис.5.7 Представление информации в окне Контакты В представлении «Визитная карточка» контактная информация отображается в таком виде, в котором обычно располагаются данные на визитной карточке. Детализированное представление «Карточка» отображает подробные данные о контакте, такие как должность и название организации. В этих двух представлениях записи отображаются в алфавитном порядке по имени или фамилии, в зависимости оттого, как они хранятся. Представление «Телефон» является списком, поделенным на столбцы. и отображающим ключевую информацию (как правило, телефонный номер). Вы можете сортировать данные в этих представлениях по любому столбцу и изменять любое представление для отображения определенной необходимой вам информации. Другим способом организации и поиска контактов является присвоение им категорий. Для этого используется кнопка Категория в окне создания или редактирования контакта. Категория позволяет помечать контакты цветом, в зависимости от важности контакта. В дальнейшем, когда вы будете, например, делать рекламные звонки, вы сможете использовать эту категорию для поиска только тех контактов, по телефонным номерам которых вам нужно позвонить. Если ваши сотрудники имеют доступ к контактной информации, это сэкономит время и снизит вероятность возникновения ошибок, т.к. информация вводится только один раз. В Outlook вы можете отправлять и принимать контактную информацию по электронной почте. Если получатель использует программу Outlook, вы можете отправить информацию в виде контакта 94

95 Outlook. В других случаях вы можете отсылать контактные данные в виде карточек контактов, или vcard, являющихся общепринятым Интернет-стандартом создания и распространения виртуальных визитных карточек: В окне представления Контакты, щелкните правой кнопкой мыши на записи контакта или его карточке и выберите Переслать контакт Как визитную карточку. Появится форма сообщения с выбранным контактом в теле сообщения. В поле Кому введите адрес электронной почты и нажмите кнопку Отправить. Сообщение будет отправлено. Планирование и организация собраний и встреч Microsoft Outlook может помочь вам решить вопрос с организацией собраний, что часто вызывает затруднения. Вы можете проверить свободное время приглашаемых, найти их месторасположение, разослать приглашения на собрание и прочесть ответы приглашенных. При планировании вы можете обновлять или отменять запланированные собрания. Вы также можете отвечать на приглашения вручную или автоматически и просматривать календари других пользователей, чтобы проверить их свободное время. С помощью Outlook вы можете планировать собрания, приглашать участников, работающих как в вашей организации, так и в другой, и резервировать необходимые для этого помещения или оборудование. Чтобы выбрать дату и время для вашего собрания, вы можете проверить доступность участников и необходимых ресурсов, просмотрев их данные о занятости. Участники, не работающие в вашей компании, должны иметь доступ к этой информации через Интернет. С помощью Outlook вы также можете осуществлять подбор времени для проведения собраний. Вы можете указать, обязательно ли присутствие того или иного приглашенного. Outlook использует эту информацию для определения наиболее подходящего времени для участников, присутствие которых необходимо, а также для подстройки под свободное время приглашенных, чье присутствие не обязательно. После того как вы выбрали время, вы отправляете запрос о собрании (разновидность электронных сообщений) каждому приглашаемому участнику и необходимому ресурсу. Ответы от участников и от запрашиваемых ресурсов автоматически учитываются по получении. Практическое задание. Создание и отправка приглашения на собрание Создайте новое приглашение на собрание: в представлении Задачи на вкладке Главная в группе Создать нажмите кнопку Новые элементы и выберите в списке пункт Собрание откроется окно Сообщение (рис 5.8). Укажите адрес электронной почты получателя: введите его в поле Кому. Укажите тему собрания: введите текст в поле Тема (например: День рождения). Укажите место собрания: введите текст в поле Расположение (например: кафе «Капуччино») Укажите дату начала собрания: щелкните стрелку Начальная дата, а затем выберите нужную дату в календаре. Рис.5.8 Выбор задачи Собрание и окно сообщения о собрании. Примечание! При выборе даты начала собрания дата окончания автоматически приравнивается к ней. Укажите время начала собрания: щелкните временной список Время начала, а затем выберите нужное время. Примечание! При выборе времени начала собрания время окончания автоматически переносится на 30 минут позже времени начала. Создайте сообщение для участников, введите его текст (например: Приглашаю Вас на мой день рождения, прошу взять с собой много хорошего настроения) Отправьте приглашение на собрание: нажмите кнопку Отправить. Просмотрите сведения о собрании в календаре: в области навигации выберите пункт Календарь. 95

96 Примечание! Сведения о собрании отображаются в календаре. Вы можете использовать календарь Outlook для управления и организации ваших встреч несколькими способами. Вы можете вводить детали о встрече, чтобы запомнить важную информацию, такую как повестка дня собрания или данные об офисе клиента. Так же, вы можете использовать категории для сортировки ваших встреч. Outlook содержит набор наиболее общих категорий, включая категории «Дела», «Личные данные» и «Разное», однако вы можете создавать ваши собственные категории, согласно вашим требованиям. При внесении изменений вы можете также перемещать, копировать и удалять встречи. Практическое задание. Создание и сохранение повторяющейся встречи (создается повторяющаяся встреча). Создайте новую встречу: в представлении Календарь на вкладке Главная в группе Создать нажмите кнопку Новые элементы и выберите Встреча. Укажите тему встречи: введите текст в поле Тема (например: Встреча с партнером) Укажите место встречи: введите текст в поле Расположение (например: конференц-зал) Укажите дату начала встречи: щелкните стрелку Начальная дата, а затем выберите нужную дату в календаре. Примечание! При выборе даты начала встречи дата окончания автоматически приравнивается к ней. Укажите время начала встречи: щелкните временной список Время начала, а затем выберите нужное время. Примечание! При выборе времени начала встречи время окончания автоматически переносится на 30 минут позже времени начала. Сделайте встречу повторяющейся: на вкладке Встреча в группе Параметры нажмите кнопку Повторение (рис.5.9). Рис. 5.9 Создание повторяющейся встречи Сделайте, чтобы встреча повторялась ежедневно: в диалоговом окне Повторение встречи в поле Повторять выберите значение ежедневно. Укажите дату окончания повторяющейся встречи: в диалоговом окне Повторение встречи в разделе Пределы повторения выберите пункт Дата окончания, щелкните стрелку и выберите нужную дату в календаре. Примените настройки повторения: в диалоговом окне Повторение встречи нажатием кнопки ОК. Примечание! Встреча будет преобразована в ряд встреч; частота повторения будет отображаться в заголовке встречи. Сохраните встречу и закройте окно «Ряд встреч»: в группе Действия нажмите кнопку Сохранить и закрыть. Примечание! Созданная встреча отображается в области «Задачи» представления «Календарь». Создание и организация задач Вы можете создавать и хранить перечень задач и вести учет выполнения. Для каждой задачи вы можете указать дату завершения и дату начала выполнения. Каждая задача в списке Задачи начинается с даты начала выполнения. Задача, не выполненная по истечении даты выполнения, отображается красным цветом; все задачи, окрашенные в красный цвет, являются просроченными. Вы также можете установить уровень важности задач высокий, обычный и низкий. Кроме того, можно включить оповещение о задаче, аналогично оповещениям о встречах. Задачи могут повторяться либо через определенные промежутки времени, либо через интервалы времени, определенные установленными датами выполнения. Вы можете создавать и изменять задачи в папке Задачи, либо на панели задач, отображаемой в стандартном представлении календаря. 96

97 Рис Создание новой задачи Практическое задание. Создание и назначение задачи Откройте представление «Задачи»: нажмите кнопку Задачи в области навигации. Создайте задачу: на вкладке Главная в группе Создать нажмите кнопку Создать задачу (рис. 4.10). Укажите тему задачи, введите текст в поле Тема (например: сделать акт передачи оборудования) Укажите дату начала задачи: щелкните стрелку Начальная дата, а затем выберите нужную дату в календаре. Примечание! При выборе даты начала задачи дата выполнения автоматически приравнивается к ней. Укажите дату выполнения задачи: щелкните стрелку Дата выполнения, а затем выберите нужную дату в календаре. Укажите сведения о задаче: введите сообщение (например: оборудование для передачи: монитор, мышь, клавиатура, системный блок, передается на ответственное хранение) Назначьте задачу: на вкладке Задача в группе Управление задачей нажмите кнопку Назначить задачу. Укажите, кому назначается задача: в поле Кому введите нужный адрес электронной почты. Отправьте задачу: нажмите кнопку Отправить. Примечание! При создании задачи она отображается в списке задач в представлении «Задачи». Работа с заметками Во время работы вам могут приходить в голову идеи, мысли, планы, которые вы обычно записываете в бумажных блокнотах или на клейкой бумаге. Microsoft Outlook позволяет вести такие записи в электронных заметках, которые можно сохранять, редактировать и упорядочивать. Вместо ручки и листка бумаги вы можете использовать возможность создания заметок в Outlook для записи вопросов, мыслей, памяток, сообщений и какой-либо другой информации. Заметки особенно полезны и удобны для хранения небольших объемов информации для использования в работе, т.к. постоянно отображаются на экране, даже когда окно Outlook свернуто. Например, вы можете открыть форму заметки, чтобы записывать ваши мысли в ходе телефонной конференции, или использовать ее для записи полезных ссылок, найденных вами при работе в Интернет. Практическое задание. Создание заметки Откройте представление «Заметки»: в правом нижнем углу области навигации щелкните значок Заметки (рис. 5.11). Рис Кнопка для открытия представления Заметки Создайте заметку: на вкладке Главная в группе Создать нажмите кнопку Создать заметку. Укажите текст заметки: введите его в окне «Заметка». Сохраните заметку. Примечание! Заметка автоматически сохранится в представлении «Заметки». Выделите значок заметки в окне и с помощью кнопки Назначить категорию измените цвет значка. Создайте еще одну заметку. Удалите одну из заметок, выделив ее значок и щелкнув кнопку Удалить на вкладке Главная. 97

98 98 6. MS OFFICE ACCESS Основные понятия. База данных организованная в соответствии с определѐнными правилами и поддерживаемая в памяти компьютера совокупность данных, характеризующая актуальное состояние некоторой предметной области и используемая для удовлетворения информационных потребностей пользователей. Предметная область это часть реального мира, подлежащая изучению с целью создания базы данных для автоматизации процесса управления. В качестве предметной области могут выступать какая-либо организация библиотека, институт, поликлиника и т.д.), набор однотипных объектов (автомобили, товары, персонал, книги и.д.) и др. Существует огромное количество разновидностей баз данных, отличающихся по различным критериям. Наиболее часто используемыми являются иерархическая, сетевая и реляционная модели данных. Реляционная модель данных позволяет представить данные в виде двумерных таблиц, связанных между собой отношениями. Таблица состоит из полей (столбцов таблицы), каждое из которых имеет уникальное имя и содержит данные одинакового типа, и записей (строк таблицы), которые и содержат связанные по смыслу данные. Система управления базами данных (СУБД) это прикладная программа, предназначенная для создания, ведения баз данных и организации поиска в них нужной информации. Microsoft Access является системой управления реляционными базами данных, которая входит в состав пакета Microsoft Office 2010, и позволяет реализовывать основные операции по созданию баз данных и обработке хранящейся в них информации. Проектирование базы данных В качестве примера, который возьмем за основу данного курса, пусть будет некая организация по продажам средств коммуникаций, менеджеры которой желают постоянно иметь под рукой данные о своем товаре. При этом мы как менеджеры располагаем сведениями о товаре (минимальном наборе его характеристик наименовании, общих сведениях и цене), о клиентах, которые у нас хотят купить товар (наименовании, адресе) и, наконец, о собственно продажах товара клиентам (дате продажи, наименовании продаваемого товара, наименовании покупающего клиента, количестве продаваемого товара). Проектируя будущую базу данных, можно видеть, что хранение всей этой информации «в одной куче» приведет к тому, что данные хоть и будут структурированы и содержаться в одной таблице, но кто захочет постоянно вводить данные о товаре, если мы его продаем 10 раз за один день? А о клиенте, если он покупает несколько видов товара? Таким образом, можно создать три таблицы «Товары», «Клиенты» и «Продажи», каждая из которых будет хранить строго определенный набор данных. Но в этом случае появляется другой вопрос а как можно узнать, какой клиент купил тот или иной товар? И какой именно товар продается согласно записи таблицы «Продажи»? Возвращаясь к рассмотренному материалу, определим между таблицами отношения то есть в таблицу Продажи необходимо ввести поле, содержащее наименование товара, и поле, содержащее наименование клиента. Однако, если мы будем нумеровать (или кодировать) записи, то проблема лишних обращений к клавиатуре будет еще более сокращена за счет ввода только номера товара и номера клиента при условии, что соответствующие поля будут введены в состав таблиц «Товары» и «Клиенты». Итак, набросав примерный проект базы данных, приступим к его реализации, но прежде, чем приступить к созданию новой базы данных, рассмотрим, как создать базу данных на основе шаблонной. Создание базы данных на основе шаблонной Практическое задание: Для запуска Access выполните последовательность команд Пуск Все программы Microsoft Office Microsoft Access Окно программы при этом будет иметь вид как на рис В центральной части в категории Доступные шаблоны щелкните по команде Образцы шаблонов. В центральной части окна щелкните по значку Проекты по маркетингу и с правой стороны, если необходимо, измените место хранения файла базы данных и нажмите кнопку Создать, рис После создания базы данных на экране появится стартовая страница базы данных. Щелкните мышью по области переходов, которая находится в левой части окна. Просмотрите как сгруппированы объекты базы данных, последовательно разворачивая щелчком кнопки Проекты, Конечные результаты, Поставщики, Сотрудники и Вспомогательные объекты. Щелкните по кнопке Область переходов проекта маркетинга и из меню выберите пункт Тип объекта (рис. 6.3): Просмотрите основные 4 типа объектов базы данных Таблицы, Запросы, Формы и Отчеты. Разверните список таблиц и дважды щелкните по таблице Сотрудники, чтобы ее открыть. Таблица сейчас пустая, состоит из строк (записей) и столбцов (полей), на пересечении которых находится ячейка. Ввод данных осуществляется по строкам (записям). В таблице для обозначения записи, в которой осуществляется ввод, используется изображение карандаша, а пустая запись звездочкой. Все маркеры появляются в столбце маркировки, расположенном в левой части листа данных.

99 Запись таблицы активизируется при выполнении на ней щелчка. С помощью клавиш «Таb» и «Enter» можно перемещаться по полям слева направо, а посредством комбинации клавиш «Shift»+«Tab» в обратном направлении. Рис. 6.1 Вид окна Access Рис. 6.2 Выбор шаблона Проекты по маркетингу, сохранение и создание. Рис. 6.3 Меню базы данных Заполните первую строку таблицы произвольными данными (например, о себе). В столбце с изображением скрепки дважды щелкните по ячейке, в появившемся окне Вложения нажмите кнопку Добавить..., найдите на дисках компьютера файл с рисунком (фотографией), щелкните по нему и нажмите кнопку Открыть, а затем кнопку Ок. В режиме просмотра таблицы можно поэкспериментировать с визуальным отображением таблицы изменить ширину столбцов и высоту строк, выполнить упорядочение (сортировку) данных, изменить шрифт и элементы оформления таблицы. Эти операции выполняются с помощью кнопок на панелях Форматирование текста и Сортировка и фильтр (рис. 6.4). Поэкспериментируйте с этими кнопками! Рис. 6.4 Панели Форматирование текста и Сортировка и фильтр 99

100 Сохранение введенных данных в таблицу осуществляется автоматически, при успешном добавлении записи в таблицу (структура таблицы сохраняется в режиме конструктора). В режиме просмотра можно сохранить оформление и визуальные настройки таблицы с помощью кнопки Сохранить. Разверните список форм и дважды щелкните по форме Сведения о сотрудниках. Просмотрите Ваши введенные данные и закройте форму. Разверните список отчетов и дважды щелкните по отчету Адресная книга сотрудников. Просмотрите отчет и закройте его. Закройте базу данных. Для этого нажмите кнопку Office и выберите команду Закрыть базу данных. Создание новой базы данных Практическое задание: Войдите в среду СУБД Microsoft Office Access 2010, через Главное меню Пуск, Программы, Microsoft Office, Microsoft Office Access 2010 (Более быстрый способ - начать сочетание клавиш Win + R и в появившемся окне ввести msaccess. После этого, нажать кнопку ОК). Для создания новой базы данных (БД) можно дважды щелкнуть по кнопке Новая база данных В правой части окна Access ввести новое имя файла БД: Товары и выбрать каталог размещения БД с помощью кнопки. (Выбрать нужную папку для сохранения БД, например: Компьютер /User Z/Папка обмена/экф/папка с названием группы/ создать папку под своей фамилией / вложить в нее БД Товары). Затем, следует нажать на кнопку Создать действий в указанном каталоге будет создана и открыта для заполнения новая БД.. В результате этих Для перехода в режим конструктора можно щелкнуть по кнопке Режим вкладки ленты Главная. Выбрать кнопку Конструктор. При переходе в режим конструктора появится запрос на сохранение объекта БД Таблица 1. Измените имя таблицы на Товары и нажмите кнопку ОК. Слева в рабочей области окна Access располагается окно Область переходов, для того чтобы вернуть его и освободить место для работы с таблицей нужно нажать кнопку Открыть/закрыть границу области переходов. Задайте имена полей и выберите типы данных, как показано на рис Рис. 6.5 Создание таблицы Товары в режиме Конструктора. Примечание! Таблицы являются основой базы данных. Access предлагает несколько способов создания таблиц, которые отображаются при нажатии на кнопку Создать в окне базы данных: 1. Режим таблицы данные вводятся в готовую структуру таблицы, затем определяются названия полей, а все остальные действия Access «оставляет за кадром», пользователь может потом лишь внести изменения в структуру. 2. Конструктор создание таблицы «с нуля». 3. Шаблоны таблиц создание таблицы на основе готового шаблона. 4. Импорт таблиц создание таблицы на основе уже имеющейся в другой базе данных. Создайте поле Код товара, введя в первую строку колонки Имя поля наименование поля Код товара и нажмите клавишу Enter. Курсор автоматически переместится во вторую колонку Тип данных. Раскройте список типов данных, щелкнув по кнопке выпадающего списка, и выберите тип Счетчик. 100

101 Внимание! Поле СЧЕТЧИК является уникальным полем, заполнение данного столбца будет идти автоматически. Ключевое поле позволяет уникальным образом определить каждую запись таблицы данные в нем не могут повторяться и в дальнейшем именно по нему и строятся отношения между таблицами. В данном случае нетрудно заметить, что поле Код товара будет служить своеобразным номером товара (инвентарным, номенклатурным и т.д.), поэтому для определения его в качестве ключевого достаточно щелкнуть мышью по имени этого поля и нажать кнопку Ключевое поле на панели инструментов. Результатом будет появление символа ключа в области маркировки рядом с именем поля. Повторное нажатие на эту кнопку отменит определение ключа для данного поля. Щелкните мышью в колонке Описание и введите текст описания, например «Уникальный номер товара». Примечание! Тип данных определяет, какая информация будет храниться в данном поле. Основные типы данных текстовый, числовой и дата/время позволяют сохранить большинство данных. Типы данных «Поле объекта OLE», «Вложение» позволяют хранить в базе данных графические изображения и объекты, «Гиперссылка» путь к документу на локальных или сетевых дисках, а также в сети Internet, «поле МЕМО» позволяет хранить большие текстовые фрагменты, а «Мастер подстановок» по сути, не является типом данных, но позволяет создать в соответствующем поле список для удобства ввода данных. Аналогично создайте поля Наименование товара, Описание и Цена, Страна изготовитель, Изображение, заполните свойства полей согласно таблице: Имя поля Тип данных Свойство поля Код СЧЕТЧИК (КЛЮЧЕВОЕ) Размер поля <Длинное целое> Индексированное поле <Да (совпадения не допускаются)> Текстовый Размер поля <50> Индексированное поле<да(допускаются совпадения)> Наименование товара Марка товара Текстовый Необходимо в разделе Свойство поля перейти на закладку Подстановка. Тип элемента управления выбрать значение Поле со списком, для свойства Тип источника строк Список значений. При заполнении свойства Источник строк можно нажать на кнопку вызова окна Изменение элементов списков и ввести каждый стиль исполнения в новой строке. После нажатия кнопки <ОК> элементы списка будут добавлены в виде следующей строки "Nokia ";"Samsung ";"Motorola ";"Sony Ericsson ";"Siemens ";"Apple iphone 4S 16Gb";"ASUS Eee PC T91 ";"Fujitsu Stylistic ST6012". При закрытии таблицы появиться запрос на сохранение изменений. Описание Вложение Цена Денежный Число десятичных знаков <2> Изображение Поле объекта OLE Сохраните таблицу под именем Товары с помощью команды Файл Сохранить (или кнопки Сохранить) и указав ее имя. После этого таблицу можно закрыть проект ее уже создан. Не закрывайте окно базы данных таблицы и остальные создаваемые объекты будут храниться в одной базе данных. Создание таблицы в режиме таблицы и определение свойств для полей таблицы Практическое задание: Щелкните по вкладке Создание и нажмите кнопку Таблица. При этом Вы перейдете в режим создания таблицы путем ввода данных. Щелкните правой кнопкой мыши по столбцу Добавить поле, из контекстного меню выберите команду Переименовать столбец и введите имя столбца Код клиента. Аналогично добавьте столбцы Наименование клиента и Адрес. На ленте нажмите первую кнопку Режим конструктора (при этом Access попросит Вас сохранить таблицу введите имя таблицы Клиенты и нажмите Ок). После этого Вы перейдете в режим конструктора. Удалите в конструкторе первое поле Код оно нам не нужно. Для этого щелкните в области маркировки (серый квадрат перед названием поля), чтобы поле выделить и нажмите клавишу Del. Измените тип данных для поля Код клиента на Числовой и сделайте его ключевым (рис.6.6): 101

102 Рис. 6.6 Вид таблицы клиенты в режиме Конструктора. Имя поля Тип данных Свойство поля Код клиента Числовой (КЛЮЧЕВОЕ) Размер поля <Длинное целое> Наименование клиента Текстовый Индексированное поле <Да (совпадения не допускаются)> Размер поля 50, (Это означает, что текстовая строка, вводимая в данное поле, ограничена 50 символами (максимально текстовое поле может содержать до 255 символов)). Индексированное поле <Да (совпадения не допускаются)>, (Это позволит избежать избыточности данных и ошибочных повторений) Адрес Поле (Данное поле позволит вводить большое количество данных о МЕМО месторасположении компаний) Телефон, факс Текстовый Размер поля 50, (Остальные свойства по умолчанию, т.е. без изменений) Закройте созданную таблицу. Импорт таблиц. Работа с мастером подстановок Практическое задание: Запустите MS Excel Введите данные в таблицу Excel согласно рис. 6.7 и сохраните таблицу под именем Продажи товаров на диске D: Рис. 6.7 Структура таблицы Продажи в Excel Закройте Excel и переключитесь в Access. Щелкните по вкладке Внешние данные и нажмите кнопку Ехсеl. На первом шаге мастера импорта нажмите кнопку Обзор..., выберите диск D:, щелкните по файлу Продажи товаров и нажмите кнопку Открыть. Затем нажмите кнопку ОК. На следующем шаге мастера нажмите кнопку Далее. На следующем шаге мастера щелкните по полю «Первая строка содержит заголовки столбцов» чтобы включить флажок и нажмите кнопку Далее. На следующем шаге мастера нужно определить типы данных для столбцов таблицы. В области макета щелкните по столбцу Дата продажи и в списке тип данных выберите Дата/время. Затем щелкните по столбцу Код клиента и в списке тип данных выберите Длинное целое. Затем щелкните по столбцу Код товара и в списке тип данных выберите Длинное целое. Затем щелкните по столбцу Количество товара и в списке тип данных выберите Целое. Затем щелкните по столбцу Отметка об оплате и в списке тип данных выберите Логический. Нажмите кнопку Далее. На следующем шаге мастера щелкните не создавать ключ и нажмите кнопку Далее. На последнем шаге мастера введите имя таблицы Продажи товаров и нажмите кнопку Готово, а потом кнопку Закрыть. Щелкните в списке объектов правой кнопкой мыши по таблице Продажи товаров и выберите пункт контекстного меню Конструктор. 102

103 Раскройте список типов данных рядом с полем Код клиента и выберите пункт Мастер подстановок. На первом шаге мастера нажмите кнопку Далее. На втором шаге мастера убедитесь, что выделена таблица Клиенты, и нажмите кнопку Далее. На третьем шаге мастера перенесите поля Код клиента и Наименование клиента в список выбранных полей (с помощью кнопки «>») и нажмите кнопку Далее. На четвертом шаге мастера нажмите кнопку Далее. На пятом шаге мастера отключите флажок Скрыть ключевой столбец и нажмите кнопку Далее. На шестом шаге мастера нажмите кнопку Далее, затем кнопку Готово. Нажмите кнопку Да для сохранения таблицы Перейдите в Тип данных поля Дата продажи измените свойства поля: Формат поля Выберите из списка Краткий формат даты, Маска ввода В открывшемся окне выберете Краткий формат даты, затем на каждом последующем шаге нажмите Далее, затем Готово. Перейдите в Тип данных поля Отметка об оплате продажи измените свойства поля: Формат поля Выберите из списка Да/Нет. Закройте таблицу Продажи товаров. Создание связей между таблицами Как было рассмотрено выше, таблицы должны быть связаны отношениями. В данном случае необходимо установить связь между таблицами Товары и Продажи по полю Код товара и между таблицами Клиенты и Продажи по полю Код клиента. Практическое задание: Щелкните по вкладке Работа с базами данных и нажмите кнопку Схема данных. Если в базе данных не определено никаких связей, то на экран автоматически будет выведено окно Добавление таблицы. Если необходимо добавить таблицы, а диалогового окна Добавление таблицы на экране нет, следует нажать кнопку Отобразить таблицу. Выделите название нужной таблицы (Товары) и нажмите кнопку Добавить. Аналогично добавьте таблицы Клиенты и Продажи товаров. После добавления всех таблиц нужно закрыть окно Добавление таблицы. Далее нужно перетащить поле Код товара из схемы таблицы Товары на поле Код товара таблицы Продажи товаров путем выделения щелчком левой кнопки мыши строки с именем поля в схеме таблицы Код товара и, не отпуская левой кнопки мыши, перемещения этой строки на соответствующую строку схемы таблицы Продажи товаров. В появившемся окне Связи следует включить, щелкнув мышью, переключатели Обеспечение целостности данных, каскадное обновление связанных полей, каскадное удаление связанных записей и нажать кнопку Создать. Связь между таблицами Клиенты и Продажи товаров уже создана через мастер подстановок. Дважды щелкните по линии связи и в появившемся окне Связи включите, щелкнув мышью, переключатели Обеспечение целостности данных, каскадное обновление связанных полей, каскадное удаление связанных записей и нажать кнопку Создать. Рисунок 6.8 Схема данных Внимание! Обратите внимание, что связываемые поля имеют одинаковый тип данных и свойства (если таблицы заполнены данными, то набор данных тоже должен быть одинаковым). Схему данных нужно сохранить, щелкнув мышью по кнопке Сохранить, и закрыть ее. Ввод и просмотр данных в режиме таблицы После создания таблиц и определения связей технология работы с базой данных может быть произвольной, однако логично осуществить ввод данных - одна из основных целей проделанной работы. Самый просто способ ввести данные в режиме таблицы. 103

104 Практическое задание: Дважды щелкните по имени таблицы Товары. Введите следующие данные в таблицу: Рис. 6.9 Вид таблицы Товары в режиме просмотра и ввода данных Закройте таблицу. Внимание! В режиме просмотра работают с данными, и если возникла необходимость изменить что-либо в структуре таблицы, следует перейти в режим конструктора. Переключение между этими режимами осуществляется с помощью кнопки «Вид» на панели инструментов. Для заполнения столбца Описание подведите курсив к полю Вложения щелкните правой клавишей мыши, в появившемся окне выберете Управление вложениями рис Рис Вставка вложений В открывшемся окне нажмите кнопку Добавить, выберете нужный файл для вложения и нажмите ОК. Для того, чтобы заполнить ячейку поля Изображение необходимо щелкнуть правой кнопкой маши в этой ячейке и в контекстном меню выбрать команду Вставить объект После чего, в появившемся диалоговом окне выберите тип объекта Paintbrush Picture и нажмите ОК. При выборе данного типа объекта должен открыться редактор изображений Paintbrush Picture. В строке меню редактора Правка найдите команду Вставить из файла и выберите соответствующее изображение альбома (файл формата JPG). Закройте редактор изображений и в ячейке должна появиться запись Bitmap Image (двойной щелчок в этой ячейке открывает изображение в том же Paintbrush Picture). Заполните таблицу Клиенты, рис Рис Вид таблицы Клиенты в режиме просмотра и ввода данных Для того, чтобы ввести данные в поле Адрес с типом данных МЕМО, вставьте курсор в поле Адрес и нажмите сочетание клавиш Shift + F2. В открывшееся окно введите адрес клиента. Заполните таблицу Продажи товаров, рис Рис Заполнение таблицы Продажи товаров 104

РАБОТА В MICROSOFT WORD 2010

РАБОТА В MICROSOFT WORD 2010 О.В. Спиридонов РАБОТА В MICROSOFT WORD 2010 Лекция 1. Интерфейс Microsoft Word 2010 Лекция знакомит пользователя с интерфейсом Microsoft Word 2010. Представлены основные элементы интерфейса. Особое внимание

Подробнее

Основы работы с текстовым процессором MS Word 2003/2007/2010

Основы работы с текстовым процессором MS Word 2003/2007/2010 Министерство образования Российской Федерации Пензенский государственный университет Е.Г. Шереметьева Основы работы с текстовым процессором MS Word 2003/2007/2010 Набор вопросов для тестирования Пенза

Подробнее

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 1. РАБОТА С MICROSOFT WORD. ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ. ЦЕЛЬ РАБОТЫ Познакомится с возможностями пакета Microsoft Word.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 1. РАБОТА С MICROSOFT WORD. ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ. ЦЕЛЬ РАБОТЫ Познакомится с возможностями пакета Microsoft Word. ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 1. РАБОТА С MICROSOFT WORD. ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ЦЕЛЬ РАБОТЫ Познакомится с возможностями пакета Microsoft Word. КРАТКИЕ ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ СВЕДЕНИЯ Знаки форматирования служат для корректного

Подробнее

Лекционные материалы по теме «Текстовый редактор Microsoft Word 2007»

Лекционные материалы по теме «Текстовый редактор Microsoft Word 2007» Тамбовское областное государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Приборостроительный колледж» Лекционные материалы по теме «Текстовый редактор Microsoft

Подробнее

Основные задачи в Word 2010

Основные задачи в Word 2010 Основные задачи в Word 2010 Общие сведения о приложении Word Microsoft Word 2010 это текстовый процессор, предназначенный для создания профессионально оформленных документов. Объединяя в себе лучшие средства

Подробнее

1. Текстовый процессор OpenOffice.org Writer. Ввод и форматирование текста

1. Текстовый процессор OpenOffice.org Writer. Ввод и форматирование текста 1. Текстовый процессор OpenOffice.org Writer. Ввод и форматирование текста Общие сведения Текстовый процессор Writer на сегодняшний день является наиболее известным приложением OpenOffice.org. Как текстовый

Подробнее

6.1. ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР MICROSOFT WORD ВВОД И ФОРМАТИРОВАНИЕ ТЕКСТА

6.1. ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР MICROSOFT WORD ВВОД И ФОРМАТИРОВАНИЕ ТЕКСТА 6.1. ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР MICROSOFT WORD 2000. ВВОД И ФОРМАТИРОВАНИЕ ТЕКСТА 6.1.1. Общие сведения Текстовый процессор MICROSOFT WORD на сегодняшний день является наиболее популярным в мире текстовым редактором.

Подробнее

Работа в текстовом редакторе Word

Работа в текстовом редакторе Word Глава третья Работа с текстом 3.1 На компьютере можно написать и напечатать текст. Для вывода текста на бумагу вам понадобится специальное устройство принтер. Создавать текст, оформлять его помогают специальные

Подробнее

Текстовый редактор Word 2007

Текстовый редактор Word 2007 Текстовый редактор Word 2007 ИНТЕРФЕЙС ПРОГРАММЫ Текстовый редактор (процессор) это универсальная прикладная программа, предназначенная для создания и обработки текстов с помощью компьютера, позволяющая

Подробнее

3. Основы работы в MicrosoftWord 2010

3. Основы работы в MicrosoftWord 2010 Как открыть программу Microsoft Word 2010 3. Основы работы в MicrosoftWord 2010 MicrosoftWord это многофункциональная программа обработки (редактор) текстов настольная издательская система. В Word е мы

Подробнее

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА 4

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА 4 ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА 4 1. ТЕМА: «Настройки текстового процессора Microsoft Word» 2. ОБЩАЯ ЦЕЛЬ РАБОТЫ: получить навыки выполнения первичных настроек текстового редактора; ознакомления с элементами строки

Подробнее

Основы работы в программе MS Word 2007

Основы работы в программе MS Word 2007 Основы работы в программе MS Word 2007 Описание окна программы После запуска программы MS Word на экране открывается ее окно. В заголовке окна написано имя открытого файла или Документ1, Документ2,, если

Подробнее

Microsoft Office Word является популярнейшей прикладной программой для создания и обработки текстовых документов, которая обладает множеством

Microsoft Office Word является популярнейшей прикладной программой для создания и обработки текстовых документов, которая обладает множеством Microsoft Office Word является популярнейшей прикладной программой для создания и обработки текстовых документов, которая обладает множеством возможностей настольной издательской системы по работе с текстами

Подробнее

WORD позволяет легко форматировать символы и абзацы. Встроенные программы проверки орфографии и грамматики проверяют документ не только после его

WORD позволяет легко форматировать символы и абзацы. Встроенные программы проверки орфографии и грамматики проверяют документ не только после его 1 WORD позволяет легко форматировать символы и абзацы. Встроенные программы проверки орфографии и грамматики проверяют документ не только после его завершения, но и в процессе создания. Существующие средства

Подробнее

ЛЕКЦИЯ-1. ВВЕДЕНИЕ. НАЗНАЧЕНИЕ, СОСТАВ И ОСНОВНЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ ИНТЕРФЕЙСА ПРИКЛАДНОГО ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЛЯ ОБРАБОТКИ ДЕЛОВОЙ ИНФОРМАЦИИ

ЛЕКЦИЯ-1. ВВЕДЕНИЕ. НАЗНАЧЕНИЕ, СОСТАВ И ОСНОВНЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ ИНТЕРФЕЙСА ПРИКЛАДНОГО ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЛЯ ОБРАБОТКИ ДЕЛОВОЙ ИНФОРМАЦИИ ЛЕКЦИЯ-1. ВВЕДЕНИЕ. НАЗНАЧЕНИЕ, СОСТАВ И ОСНОВНЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ ИНТЕРФЕЙСА ПРИКЛАДНОГО ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЛЯ ОБРАБОТКИ ДЕЛОВОЙ ИНФОРМАЦИИ Вопросы: 1. Понятие программного обеспечения и его классификация

Подробнее

Работа с таблицами. Если количество столбцов отличается от ожидаемого, возможно, пропущен знак разделителя в одной или нескольких строках текста.

Работа с таблицами. Если количество столбцов отличается от ожидаемого, возможно, пропущен знак разделителя в одной или нескольких строках текста. Работа с таблицами 1. Преобразование текста в таблицу. а) Вставьте знаки разделителей, такие как запятая или знак табуляции, в местах, где текст должен быть разбит по столбцам. Используя знак абзаца, укажите,

Подробнее

Работа в среде операционной системы Microsoft Windows Основные понятия

Работа в среде операционной системы Microsoft Windows Основные понятия Работа в среде операционной системы Microsoft Windows Основные понятия Рабочий стол (РС) исходное состояние диалоговой среды MS Windows. РС раскрывается на экране после запуска MS Windows. На «поверхности»

Подробнее

Основы Excel. Подготовка. Содержание курса. Требования. 30 минут. Ориентировочное время прохождения:

Основы Excel. Подготовка. Содержание курса. Требования. 30 минут. Ориентировочное время прохождения: Основы Excel Excel это предлагающий широкие возможности редактор электронных таблиц и приложение для анализа данных, но чтобы использовать его наиболее эффективно, необходимо знать основы работы с ним.

Подробнее

Основы работы в Word

Основы работы в Word Основы работы в Word Word это предлагающий широкие возможности текстовый редактор и приложение для настройки макета документов, но чтобы использовать его наиболее эффективно, необходимо знать основы работы

Подробнее

Лекция 8. Элементы многостраничного диалогового окна «Автозамена»

Лекция 8. Элементы многостраничного диалогового окна «Автозамена» Лекция 8 Автозамена Команда меню [Файл Параметры Правописание Параметры автозамены] позволяет автоматически вставлять в документ часто используемые текстовые и графические объекты, а так же автоматически

Подробнее

! Проверьте, как Вы запомнили изученный материал

! Проверьте, как Вы запомнили изученный материал ОСНОВНЫЕ КОМАНДЫ И ОПЕРАЦИИ! Проверьте, как Вы запомнили изученный материал Операционная система Windows 7 и текстовый процессор MS Word Основные действия при работе в Windows 7. Выделить значок Щелкнуть

Подробнее

Лекционные материалы по теме «Интерфейс текстового процессора Microsoft Word 2007»

Лекционные материалы по теме «Интерфейс текстового процессора Microsoft Word 2007» Тамбовское областное государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Приборостроительный колледж» Интерфейс текстового процессора Microsoft Word 2007 Понятие

Подробнее

ЛЕКЦИЯ 1. ОКНО ПРОГРАММЫ MS POWERPOINT СОЗДАНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ

ЛЕКЦИЯ 1. ОКНО ПРОГРАММЫ MS POWERPOINT СОЗДАНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ ЛЕКЦИЯ 1. ОКНО ПРОГРАММЫ MS POWERPOINT 2007. СОЗДАНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ Интерфейс программы Строка заголовка Кнопка Office Лента Оптимизация рабочего пространства PowerPoint 2007 Создание презентации

Подробнее

Компьютерные курсы для начинающих. MS Office

Компьютерные курсы для начинающих. MS Office Компьютерные курсы для начинающих MS Office MS Office В состав платного пакета MS Office входят четыре основных приложения: Word текстовый процессор; Excel популярная программа для работы с электронными

Подробнее

Переход на Word 2010

Переход на Word 2010 Содержимое данного руководства Внешний вид приложения Microsoft Word 2010 существенно отличается от Word 2003, и это руководство призвано ускорить знакомство с новой версией программы. Прочитайте данное

Подробнее

3 РАБОТА С ТЕКСТОВЫМ ПРОЦЕССОРОМ MICROSOFT OFFICE WORD ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ ТЕКСТА. ФОРМАТИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТА

3 РАБОТА С ТЕКСТОВЫМ ПРОЦЕССОРОМ MICROSOFT OFFICE WORD ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ ТЕКСТА. ФОРМАТИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТА Практическая работа 3 РАБОТА С ТЕКСТОВЫМ ПРОЦЕССОРОМ MICROSOFT OFFICE WORD 2003. ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ ТЕКСТА. ФОРМАТИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТА Цель работы: 1. Получение практических навыков по созданию и редактированию

Подробнее

Тема 1. назначение, возможности и классификация систем обработки текстов. Обзор среды текстового процессора

Тема 1. назначение, возможности и классификация систем обработки текстов. Обзор среды текстового процессора Тема 1. назначение, возможности и классификация систем обработки текстов. Обзор среды текстового процессора Цель: ознакомиться с назначением, классификацией и основными функциями систем обработки текстов;

Подробнее

Краткие указания по работе с программой Microsoft PowerPoint

Краткие указания по работе с программой Microsoft PowerPoint Краткие указания по работе с программой Microsoft PowerPoint Действие Алгоритм С чего начать? Запуск программы 1. На панели задач щелкните кнопку Пуск. 2. В открывшемся меню, щелкните команду Программы.

Подробнее

Переход на Excel 2001

Переход на Excel 2001 Содержимое данного руководства Microsoft Внешний вид приложения Microsoft существенно отличается от Excel 2003, и это руководство призвано ускорить знакомство с новой версией программы. Прочитайте данное

Подробнее

Щелковская муниципальная гимназия. Microsoft Word. Оглавление.

Щелковская муниципальная гимназия. Microsoft Word. Оглавление. Оглавление. 1 ТЕКСТОВЫЙ РЕДАКТОР WORD...2 ПАНЕЛИ ИНСТРУМЕНТОВ...2 СПРАВОЧНАЯ СИСТЕМА...2 ОСНОВЫ РАБОТЫ С ТЕКСТОМ...2 ВСТАВКА ТЕКСТА...2 УДАЛЕНИЕ ТЕКСТА...2 ВЫДЕЛЕНИЕ ТЕКСТА...2 ЗАМЕНА ВЫДЕЛЕННОГО ТЕКСТА

Подробнее

Лабораторная работа 02 по дисциплине "Информатика"

Лабораторная работа 02 по дисциплине Информатика Лабораторная работа 02 по дисциплине "Информатика" Лабораторная работа состоит из 2 частей. О выполнении каждой части сообщать преподавателю для оперативного контроля, так как итоговая оценка работы включает

Подробнее

Работа с текстовыми редакторами (на примере Microsoft Word 2002)

Работа с текстовыми редакторами (на примере Microsoft Word 2002) Л. Л. Болотько, Е. В. Кремень, Ю. А. Кремень Работа с текстовыми редакторами (на примере Microsoft Word 2002) Модуль 3 Минск Академия последипломного образования 2003 УДК 37(075.8) ББК 32.973.26-018.2

Подробнее

Задание: Познакомиться с Горячими клавишами (действия клавиш записать в тетради), их настройкой. Microsoft Office Word

Задание: Познакомиться с Горячими клавишами (действия клавиш записать в тетради), их настройкой. Microsoft Office Word Практическая работа 4 Тема: «Горячие клавиши Microsoft Office 2010» Цель работы: получить навыки профессиональной работы в документах, табличных процессорах, презентациях. Горячие клавиши - что это такое

Подробнее

Введение. Основы интерфейса.

Введение. Основы интерфейса. Назначение программы Автоматизация всех видов действий с текстами. Функции создание, редактирование, форматирование, сохранение, обработка и вывод на печать. Word2007 профессиональный текстовый редактор,

Подробнее

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 5

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 5 ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 5 ТЕМА: Комплексное использование возможностей MS Word для создания больших документов ЦЕЛЬ РАБОТЫ: Научиться комплексно использовать возможности MS Word для создания больших документов

Подробнее

Практическая работа 15 Ввод, редактирование, форматирование и сохранение текста. Списки

Практическая работа 15 Ввод, редактирование, форматирование и сохранение текста. Списки Практическая работа 15 Ввод, редактирование, форматирование и сохранение текста. Списки Цель работы: получить начальные навыки работы с текстовым документом, познакомиться с основными приемами редактирования

Подробнее

Краткое руководство по началу работы

Краткое руководство по началу работы Краткое руководство по началу работы Интерфейс Microsoft Word 2013 изменился по сравнению с предыдущими версиями, и чтобы помочь вам быстрее освоиться с ним, мы создали это руководство. Настройте панель

Подробнее

Урок 1: Интерфейс Excel * версия 2010 *

Урок 1: Интерфейс Excel * версия 2010 * Урок 1: Интерфейс Excel * версия 2010 * 1.0 Введение Данные в Excel располагаются в «ячейках», которые в свою очередь образуют столбцы и строки. Это помогает нам лучше воспринимать эти данные и позволяет

Подробнее

Знакомство с Open Office. Open Office Writer - текстовый редактор

Знакомство с Open Office. Open Office Writer - текстовый редактор Знакомство с Open Office OO сложная офисная система, предназначенная для набора, редактирования и форматирования текстовых документов любой сложности. Помимо текстовых документов, Open Office позволяет

Подробнее

Краткое руководство по началу работы

Краткое руководство по началу работы Краткое руководство по началу работы Интерфейс Microsoft PowerPoint 2013 изменился по сравнению с предыдущими версиями, и мы создали это руководство, чтобы помочь вам быстрее освоиться с ним. Поиск нужных

Подробнее

Методические указания по созданию презентаций в среде пакета программ Microsoft Power Point 2010 (руководство пользователя)

Методические указания по созданию презентаций в среде пакета программ Microsoft Power Point 2010 (руководство пользователя) ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации УЧЕБНЫЙ ЦЕНТР ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

Подробнее

Текстовой редактор «Word-7», «Word-10» Краткая справкаобзор. возможностей редактора Word по материалам сайта. office.microsoft.

Текстовой редактор «Word-7», «Word-10» Краткая справкаобзор. возможностей редактора Word по материалам сайта. office.microsoft. 2009-2011 Текстовой редактор «Word-7», «Word-10» Краткая справкаобзор возможностей редактора Word по материалам сайта office.microsoft.com/ru Содержание OFFICE WORD 2007: ОТЛИЧИЕ ОТ ПРЕДЫДУЩИХ ВЕРСИЙ...

Подробнее

ТЕХНОЛОГИЯ ПОДГОТОВКИ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

ТЕХНОЛОГИЯ ПОДГОТОВКИ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ ТЕХНОЛОГИЯ ПОДГОТОВКИ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ Текстовый процессор MS WORD MS WORD Microsoft Word основа любого офиса и, пожалуй, самая нужная и популярная программа во всем Microsoft Office. МНОГОФУНКЦИОННАЛЬНЫЙ

Подробнее

Общая информация. Лента

Общая информация. Лента Http://testprof.msk.ru Учебник Microsoft Word 2007 страница 1 Общая информация Когда планировался выпуск системы 2007 Microsoft Office, разработчиками была поставлена задача сделать основные приложения

Подробнее

Создание и редактирование текстового документа в Microsoft Word 2003

Создание и редактирование текстового документа в Microsoft Word 2003 Создание и редактирование текстового документа в Microsoft Word 2003 Текстовый редактор это программа, которая позволяет создать документ с текстовыми данными. Текстовый процессор это программа для ввода,

Подробнее

«Утверждаю» зав. кафедрой З.А. Филимонова

«Утверждаю» зав. кафедрой З.А. Филимонова «Утверждаю» зав. кафедрой З.А. Филимонова Методические рекомендации для выполнения самостоятельной работы студентов по информатике для студентов первого курса фармацевтического факультета Тема 4: Программа

Подробнее

Инструкция по наполнению сайта кафедры Культурологи и Социологии. (Часть 2 «редактор наполнения сайта»)

Инструкция по наполнению сайта кафедры Культурологи и Социологии. (Часть 2 «редактор наполнения сайта») Инструкция по наполнению сайта кафедры Культурологи и Социологии (Часть 2 «редактор наполнения сайта») 1 Оглавление 1 Интерфейс редактора... 3 2 Изменение размера редактора... 4 3 Панель инструментов...

Подробнее

Задание олимпиады «Линия знаний: Информационные технологии в профессиональной деятельности»

Задание олимпиады «Линия знаний: Информационные технологии в профессиональной деятельности» Задание олимпиады «Линия знаний: Информационные технологии в профессиональной деятельности» Инструкция по выполнению задания: ВОПРОСЫ СФОРМУЛИРОВАНЫ ДЛЯ ОПЕРАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ MS Windows и приложения MS

Подробнее

Создание оглавления. Теоретическое обоснование

Создание оглавления. Теоретическое обоснование Создание оглавления Теоретическое обоснование Оглавление можно создать, выбрав стили заголовков например, "Заголовок 1", "Заголовок 2" или "Заголовок 3", которые требуется включить в оглавление. Приложением

Подробнее

ЦЕНТР ПОДГОТОВКИ ПЕРСОНАЛА БАНКА РОССИИ

ЦЕНТР ПОДГОТОВКИ ПЕРСОНАЛА БАНКА РОССИИ ЦЕНТР ПОДГОТОВКИ ПЕРСОНАЛА БАНКА РОССИИ Работа с текстовым редактором MS Office Word 2007 Методическое пособие 2010 г. Кононенко О.В. Работа с текстовым редактором MS Office Word 2007 Составитель: О.В.

Подробнее

Раздел 1 Текстовый процессор MS Word

Раздел 1 Текстовый процессор MS Word Раздел 1 Текстовый процессор MS Word Оглавление Раздел 1 Текстовый процессор MS Word... 1 1 Окно MS Word... 3 1.1 Кнопка Office... 4 1.2 Панель быстрого доступа и настройка панели... 5 1.3 Настройка окна

Подробнее

Островская И.В. ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ НА ТЕМУ: ОПЕРАЦИОННАЯ СИСТЕМА WINDOWS

Островская И.В. ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ НА ТЕМУ: ОПЕРАЦИОННАЯ СИСТЕМА WINDOWS Федеральное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования "Южный федеральный университет" Островская И.В. ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ НА ТЕМУ: ОПЕРАЦИОННАЯ СИСТЕМА WINDOWS Методические

Подробнее

Работа с шаблонами типовых документов Руководство пользователя

Работа с шаблонами типовых документов Руководство пользователя Работа с шаблонами типовых документов Руководство пользователя Cognitive Technologies Москва, 2015 2 АННОТАЦИЯ В настоящем документе приводятся сведения об использовании в программном комплексе «Е1 Евфрат»

Подробнее

OpenOffice.org Impress

OpenOffice.org Impress OpenOffice.org Impress Impress программа в составе OpenOffice.org для работы со слайд-шоу (презентациями). Вы можете создавать слайды, которые содержат много различных элементов, включая текст, маркированные

Подробнее

Технология работы в текстовом редакторе Microsoft Word. 1. Запуск Microsoft Word Пуск Программы Microsoft Office Microsoft Word.

Технология работы в текстовом редакторе Microsoft Word. 1. Запуск Microsoft Word Пуск Программы Microsoft Office Microsoft Word. Технология работы в текстовом редакторе Microsoft Word 1. Запуск Microsoft Word Пуск Программы Microsoft Office Microsoft Word. 2. Правила набора текста в Microsoft Word: При наборе текста в Word придерживаются

Подробнее

Руководство по использованию визуального редактора информационного наполнения сайта Пятигорского завода Импульс.

Руководство по использованию визуального редактора информационного наполнения сайта  Пятигорского завода Импульс. Руководство по использованию визуального редактора информационного наполнения сайта http://pzi.ru Пятигорского завода Импульс. Пятигорск 2011 Содержание 1 Интерфейс редактора... 3 2 Изменение размера редактора...4

Подробнее

Введение. Основы интерфейса.

Введение. Основы интерфейса. Назначение программы Автоматизация всех видов действий с текстами. Функции создание, редактирование, форматирование, сохранение, обработка и вывод на печать. Word 2007 профессиональный текстовый редактор,

Подробнее

Задание 1 Размер шрифта это гарнитура 2. интерлиньяж 3. кегль 4. колонтитул.

Задание 1 Размер шрифта это гарнитура 2. интерлиньяж 3. кегль 4. колонтитул. КОНТРОЛЬ ЗНАНИЙ Тест по Microsoft Word Задание 1 Размер шрифта это... 1. гарнитура 2. интерлиньяж 3. кегль 4. колонтитул. Задание 2 Вид шрифта (графический образ символов шрифта) это... 1. гарнитура 2.

Подробнее

Практическое занятие. «Работа со стилями и шаблонами. Создание автоматического оглавления и списка иллюстраций»

Практическое занятие. «Работа со стилями и шаблонами. Создание автоматического оглавления и списка иллюстраций» Практическое занятие. «Работа со стилями и шаблонами. Создание автоматического оглавления и списка иллюстраций» Форматирование стилей и создание шаблонов. 1) Запустите MS Word. 2) Установите следующие

Подробнее

Подготовка к работе с Excel

Подготовка к работе с Excel ГЛАВА 1 Подготовка к работе с Excel Многие читатели в большей или меньшей степени знакомы с электронными таблицами Excel. Тем не менее необходимо дать определение терминов, наиболее часто встречающихся

Подробнее

Практическая работа 1

Практическая работа 1 Порядок выполнения работы Практическая работа 1 1. Выполните упражнения 1, 2, 3, 4, 5, 6. Упражнение 1 1. Создайте новый документ. Сохраните документ с именем Текст1.doc. 2. Установите параметры страницы

Подробнее

БрГУ им. А.С. Пушкина. Знакомство Пестрая лента MICROSOFT POWERPOINT

БрГУ им. А.С. Пушкина. Знакомство Пестрая лента MICROSOFT POWERPOINT Знакомство Пестрая лента MICROSOFT POWERPOINT ВНЕШНИЙ ВИД. ЛЕНТА БрГУ им. А.С. Пушкина ПРЕИМУЩЕСТВА ЛЕНТЫ Для самых популярных команд на ленте отведено больше места ПРЕИМУЩЕСТВА ЛЕНТЫ Связанные команды

Подробнее

РАБОТА С ДОКУМЕНТОМ В WORD 2010

РАБОТА С ДОКУМЕНТОМ В WORD 2010 РАБОТА С ДОКУМЕНТОМ В WORD 2010 Разработчики внесли немало изменений в Microsoft Office Word 2010, хотя внешне его интерфейс мало отличается от Word 2007. Начав работать с Word 2007, многие пользователи

Подробнее

Глава 2. Текстовый редактор Microsoft Word 2007

Глава 2. Текстовый редактор Microsoft Word 2007 Глава 2. Текстовый редактор Microsoft Word 2007 Среди всех программ пакета Microsoft Office текстовый редактор Word самый популярный продукт. Это объясняется широкими функциональными возмож ностями текстового

Подробнее

Содержание. Введение в Microsoft Office Глава 1. Начало работы с Office Глава 2. Начало работы с Word... 36

Содержание. Введение в Microsoft Office Глава 1. Начало работы с Office Глава 2. Начало работы с Word... 36 Содержание Введение в Microsoft Office... 15 Глава 1. Начало работы с Office... 16 Использование приложений Office...17 Запуск приложений Office...18 Работа с меню...19 Использование контекстного меню

Подробнее

Пакет программ Microsoft Office 2013

Пакет программ Microsoft Office 2013 Глава 3 Пакет программ Microsoft Office 2013 В этой главе мы рассмотрим работу некоторых приложений, входящих в состав Microsoft Office 2013. Объем данной книги не позволяет глубоко изучить работу с этими

Подробнее

Ввод текста в документ

Ввод текста в документ Ввод текста в документ При вводе и редактировании текста с клавиатуры следует придерживаться определенных правил и рекомендаций. Текст всегда вводится в той позиции, где мигает текстовый курсор. Word 2007

Подробнее

Лабораторная работа 7 Тема: Стилевое форматирование документов. Создание оглавления.

Лабораторная работа 7 Тема: Стилевое форматирование документов. Создание оглавления. Лабораторная работа 7 Тема: Стилевое форматирование документов. Создание оглавления. Использование стилей В процессе создания документа часто приходится иметь дело с заголовками. Как правило, заголовки

Подробнее

Основы редактирования

Основы редактирования Глава 3 Основы редактирования Вводимому в документ тексту обычно не удается сразу придать завершенный вид. Иными словами, после ввода текст обычно редактируется. Данная глава посвящена различным аспектам

Подробнее

Способы создания презентаций

Способы создания презентаций Лекция посвящена созданию презентаций в Microsoft PowerPoint. Определены основные этапы создания презентации. Описаны способы создания презентаций. Показаны процедуры создания презентаций с использованием

Подробнее

Лабораторная работа 01 по дисциплине "Информатика"

Лабораторная работа 01 по дисциплине Информатика Лабораторная работа 01 по дисциплине "Информатика" Лабораторная работа состоит из 5 частей. О выполнении каждой части сообщать преподавателю для оперативного контроля, так как итоговая оценка работы включает

Подробнее

Лабораторная работа 1 Тема. Основы работы в текстовом процессоре Word: ввод, редактирование и форматирование текста.

Лабораторная работа 1 Тема. Основы работы в текстовом процессоре Word: ввод, редактирование и форматирование текста. Лабораторная работа 1 Тема. Основы работы в текстовом процессоре Word: ввод, редактирование и форматирование текста. Цель. Научиться вводить текст, вставлять текст из других файлов, изменять размер, цвет,

Подробнее

При сортировке данных примечания сортируются вместе с ячейками.

При сортировке данных примечания сортируются вместе с ячейками. Работа с примечаниями О примечаниях Примечание представляет собой информацию (данные), относящуюся к ячейке и хранящуюся независимо от содержимого этой ячейки. Это может быть какая-либо поясняющая информация,

Подробнее

Создание и оформление списков

Создание и оформление списков ГЛАВА 13 Создание и оформление списков Часто при перечислении каких-либо действий или предметов приходится использовать списки. Список это последовательность абзацев, в начало которых добавлен либо его

Подробнее

О печати таблиц. Можно напечатать сразу несколько листов одной книги или нескольких книг.

О печати таблиц. Можно напечатать сразу несколько листов одной книги или нескольких книг. О печати таблиц В Microsoft Excel можно печатать все данные листа или только определенный диапазон ячеек. При печати больших таблиц на нескольких страницах можно переносить названия строк и столбцов таблицы

Подробнее

Тема 8 Стили. 8.1 Форматирование документа с использованием стилей

Тема 8 Стили. 8.1 Форматирование документа с использованием стилей Тема 8 Стили Стиль это набор параметров форматирования, имеющий имя. Стили применяются: - для профессионального оформления документа; - для быстрого изменения параметров текста; - для придания однородности

Подробнее

Также можно сохранить документ в формате MS Word или в универсальном текстовом

Также можно сохранить документ в формате MS Word или в универсальном текстовом Практическая работа 6 Подготовка документов с использованием текстовых процессоров типа Microsoft Word Цель работы: Знакомство с особенностями электронных документов и средствами их редактирования в среде

Подробнее

Основы PowerPoint. Подготовка. Содержание курса. Требования. Ориентировочное время прохождения:

Основы PowerPoint. Подготовка. Содержание курса. Требования. Ориентировочное время прохождения: Основы PowerPoint PowerPoint это предлагающий широкие возможности редактор презентаций, но чтобы использовать его наиболее эффективно, необходимо знать основы работы с ним. В этом учебнике представлены

Подробнее

Тема 2.1. Интерфейс табличного процессора

Тема 2.1. Интерфейс табличного процессора Тема 2.1. Интерфейс табличного процессора Цели: ознакомиться с интерфейсом среды табличного процессора; ознакомиться с интерфейсом рабочей книги. 2.1.1. Интерфейс среды табличного процессора Табличный

Подробнее

Лабораторная работа 3 Работа с Word

Лабораторная работа 3 Работа с Word Лабораторная работа 3 Работа с Word Цель работы: получение практических навыков работы с текстовым процессором. Краткие теоретические сведения Рабочая среда текстового процессора Word включает средства

Подробнее

Лабораторная работа 2 Редактирование и форматирование документа

Лабораторная работа 2 Редактирование и форматирование документа Лабораторная работа 2 Редактирование и форматирование документа Цель работы: сформировать навык по выполнению основных приемов редактирования и форматирования текста (выделение, копирование, переме-щение

Подробнее

13. ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР MICROSOFT WORD. ВВОД И ФОРМАТИРОВАНИЕ ТЕКСТА

13. ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР MICROSOFT WORD. ВВОД И ФОРМАТИРОВАНИЕ ТЕКСТА 13. ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР MICROSOFT WORD. ВВОД И ФОРМАТИРОВАНИЕ ТЕКСТА 13.1. Общие сведения Текстовый процессор MICROSOFT WORD на сегодняшний день является наиболее популярным в мире текстовым редактором.

Подробнее

РАБОТА С ГРАФИКОЙ И ТАБЛИЦАМИ. Практическая работа 1

РАБОТА С ГРАФИКОЙ И ТАБЛИЦАМИ. Практическая работа 1 РАБОТА С ГРАФИКОЙ И ТАБЛИЦАМИ Практическая работа 1 Тема: «СОЗДАНИЕ И ОБРАБОТКА ГРАФИЧЕСКИХ ОБЪЕКТОВ, ВСТАВКА РИСУНКОВ ИЗ ФАЙЛА, СОЗДАНИЕ ТЕКСТОВЫХ ЭФФЕКТОВ» Цель работы: получить навыки использования

Подробнее

Переход с Word 2007 на Office 365 для бизнеса

Переход с Word 2007 на Office 365 для бизнеса Переход с Word 2007 на Office 365 для бизнеса Руководство по переходу Интерфейс Microsoft Word 2013 изменился по сравнению с предыдущими версиями. В этом руководстве приведен краткий обзор новых возможностей

Подробнее

Электронные таблицы, листы и ячейки

Электронные таблицы, листы и ячейки Работаем с Calc Лекция посвящена работе с электронными таблицами Calc. Описываются основные элементы главного окна Calc, методы управления файлами, способы навигации по ячейкам и листам электронной таблицы.

Подробнее

Переход на PowerPoint 2010

Переход на PowerPoint 2010 Содержимое данного руководства Microsoft Внешний вид приложения Microsoft PowerPoint 2010 существенно отличается от PowerPoint 2003, и это руководство призвано ускорить знакомство с новой версией программы.

Подробнее

Лабораторная работа 1 Оформление официального документа.

Лабораторная работа 1 Оформление официального документа. Лабораторная работа 1 Оформление официального документа. Цель работы: данная работа поможет вам приобрести элементарные навыки, связанные с вводом и редактированием текста. В процессе работы вы подготовите

Подробнее

Создание электронной презентации в Microsoft PowerPoint 2003

Создание электронной презентации в Microsoft PowerPoint 2003 Создание электронной презентации в Microsoft PowerPoint 2003 Тема 1. Создание и сохранение презентации Задание: запустите программу Microsoft PowerPoint. Рассмотрите интерфейс и режимы работы. Создайте

Подробнее

ExaOffice. Инструкция по вводу в эксплуатацию ExaHotelFree. Версия exaoffice.ru

ExaOffice. Инструкция по вводу в эксплуатацию ExaHotelFree. Версия exaoffice.ru ExaOffice Инструкция по вводу в эксплуатацию ExaHotelFree Версия 2.05 exaoffice.ru Оглавление Запуск программы... 2 Работа с номерным фондом... 3 Сводка (шахматка)... 5 Оформление заказа... 7 Прикрепление

Подробнее

Основы работы с приложениями LibreOffice

Основы работы с приложениями LibreOffice Основы работы с приложениями LibreOffice Введение. LibreOffice это пакет (набор) приложений для работы с документами различного типа, средство обработки текстов, электронных таблиц, презентаций и т.п.

Подробнее

Изменение настроек через панель управления:

Изменение настроек через панель управления: Лабораторная работа 1. Операционная система Windows XP. Файловый менеджер Мой компьютер. Теоретическая часть Стартовый экран Windows представляет собой системный объект, называемый Рабочим столом (рис.1)

Подробнее

Рис. 1. Диалоговое окно Маркеры и нумерация.

Рис. 1. Диалоговое окно Маркеры и нумерация. Лабораторная работа 5 Оформление текста в виде списков и колонок Создание списков В текстовых документах перечисления различного типа оформляются в виде списков. Существуют списки различных типов: нумерованные

Подробнее

Урок 2. Программное обеспечение ПК. Основы работы с ОС Windows 7 / 8 / 10.

Урок 2. Программное обеспечение ПК. Основы работы с ОС Windows 7 / 8 / 10. Урок 2. Программное обеспечение ПК. Основы работы с ОС Windows 7 / 8 / 10. Результат занятия: Студент владеет основами работы с ОС Windows 7/8/10. и готов к дальнейшему обучению в Малой Академии. Цели

Подробнее

Переход с Word 2010 на Office 365 для бизнеса

Переход с Word 2010 на Office 365 для бизнеса Переход с Word 2010 на Office 365 для бизнеса Руководство по переходу Интерфейс Microsoft Word 2013 изменился по сравнению с предыдущими версиями. В этом руководстве приведен краткий обзор новых возможностей

Подробнее

СИСТЕМЫ ПОДГОТОВКИ ТЕКСТОВ ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР MICROSOFT WORD 2010

СИСТЕМЫ ПОДГОТОВКИ ТЕКСТОВ ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР MICROSOFT WORD 2010 СИСТЕМЫ ПОДГОТОВКИ ТЕКСТОВ ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР MICROSOFT WORD 2010 План - Функции и классификация систем подготовки текстов - Текстовый редактор MicrosoftWord: общие сведения, структура окна. - Работа

Подробнее

«Операционная система Windows 9X/NT»

«Операционная система Windows 9X/NT» Министерство образования Российской Федерации Донской государственный технический университет Кафедра «Информатика» МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ И ЗАДАНИЯ ДЛЯ ЛАБОРАТОРНЫХ РАБОТ 1-4 по курсу «Информатика» по

Подробнее

ПРАКТИКУМ ИНТЕРФЕЙС ТАБЛИЧНОГО ПРОЦЕССОРА

ПРАКТИКУМ ИНТЕРФЕЙС ТАБЛИЧНОГО ПРОЦЕССОРА ПРАКТИКУМ 5.2.1. ИНТЕРФЕЙС ТАБЛИЧНОГО ПРОЦЕССОРА Интерфейс среды табличного процессора... 1 Кнопка Office... 1 Лента и вкладки... 1 Группы... 2 Панель быстрого доступа... 3 Интерфейс рабочей книги... 3

Подробнее

4 ФОРМИРОВАНИЕ СТРУКТУРЫ ДОКУМЕНТА WORD. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПОЛЕЙ И СТИЛЕЙ. ДОБАВЛЕНИЕ ГИПЕРССЫЛОК. РАБОТА С МНОГОКОЛОНОЧНЫМ ТЕКСТОМ

4 ФОРМИРОВАНИЕ СТРУКТУРЫ ДОКУМЕНТА WORD. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПОЛЕЙ И СТИЛЕЙ. ДОБАВЛЕНИЕ ГИПЕРССЫЛОК. РАБОТА С МНОГОКОЛОНОЧНЫМ ТЕКСТОМ Практическая работа 4 ФОРМИРОВАНИЕ СТРУКТУРЫ ДОКУМЕНТА WORD. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПОЛЕЙ И СТИЛЕЙ. ДОБАВЛЕНИЕ ГИПЕРССЫЛОК. РАБОТА С МНОГОКОЛОНОЧНЫМ ТЕКСТОМ Цель работы: 1. Формирование структуры документа. Создание

Подробнее

Часть 2. Правило Внешнего Вида, с помощью которого продолжается знакомство с Windows Глава 2. Окна в Windows О названии «Панель

Часть 2. Правило Внешнего Вида, с помощью которого продолжается знакомство с Windows Глава 2. Окна в Windows О названии «Панель ОГЛАВЛЕНИЕ Введение.................................................. 13 Часть 1. Правило Правой кнопки мыши, с помощью которого начинается знакомство с Windows...................... 16 Глава 1. Азы системы

Подробнее

Глава 2 Windows Vista

Глава 2 Windows Vista Глава 2 В данной главе мы познакомимся с последней на сегодняшний момент версией операционной системы Windows от компании Microsoft. Знакомство с Windows будет достаточно кратким, поскольку описание такой

Подробнее